Saisie d'une facture d'achat pour le workflow Facture d'achat

Vous saisissez la facture d'achat dans Profit Comptabilité et au moyen de l'action Comptabiliser facture d’achat dans InSite, vous liez la facture au workflow des factures d'achat. Si vous ajoutez le fichier de la facture (PDF) directement en annexe de la saisie, vous envoyez automatiquement une pièce de dossier et le workflow Facture achat démarre. La facture d'achat est automatiquement bloquée pour paiement, afin que celle-ci ne soit pas intégrée dans l'ordre de paiement. La facture d'achat n'est débloquée pour son paiement que lorsque l'évaluateur approuve la facture d'achat. Vous pouvez ensuite payer (automatiquement) la facture d'achat.

Si vous souhaitez ajouter le fichier de la facture (PDF) en annexe, vous devez avoir configuré cette option dans le lay-out de saisie pour le journal d'achat.

Saisissez la facture d'achat avec le PDF de la facture d'achat en pièce jointe. Une fois la saisie terminée, la tâche de workflow apparaît automatiquement chez l'employé qui a été désigné comme Évaluateur.

Attention: 

Ignorez cette étape si vous utilisez le workflow Facture électronique Après que les factures électroniques aient été lues et saisies dans Profit, vous (l'évaluateur) pouvez évaluer/approuver les factures d'achat via InSite

Enregistrement d'une facture d'achat pour le workflow Facture d'achat :

1. Allez vers : Comptabilité / Saisir / Journal.
2. Vérifiez Exercice et Période. Il s'agit de l'exercice et de la période dans lesquels vous définissez la saisie.
3. Cliquez sur : Terminer.
4. Ajoutez la ligne de saisie.
5. Sélectionnez le fichier (PDF) de la facture d'achat dans Pièce jointe. Vous ne pouvez sélectionner une pièce jointe que sur la première ligne de saisie du fournisseur.

   Si vous ajoutez la facture directement en pièce jointe, liez la pièce de dossier et le workflow Facture achat démarre automatiquement. Si vous n'ajoutez pas de pièce jointe, le workflow ne se lance pas.

   Vous pouvez modifier par la suite ou consulter la facture d'achat avec pièce jointe (PDF).

6. Sélectionnez la case à cocher Bloquer sur la ligne de saisie.

   Si vous ne pouvez pas modifier ce champ, cela signifie qu'un des paramètres du lay-out de saisie vous en empêche. De cette manière, vous pouvez, par exemple, bloquer systématiquement les factures d'achat.

7. Sélectionnez l'évaluateur.
8. Terminez la saisie.
9. Contrôler les données.
10. Cliquez sur : Terminer.

Lien d'une facture d'achat au workflow par le biais de l'action 'Inboeken inkoopfactuur' :

1. Démarrez ProfitWeb.
2. Ouvrez le workflow de la facture d'achat dans Intrafas aujourd'hui.... Vous voyez le workflow sous la forme d'une pièce de dossier dans la section Pièces dossier.
3. Faites défiler votre souris vers le bas de l'écran si vous souhaitez voir la section web avec l'affichage Saisies financières. Celui-ci montre l'écriture comptable correspondant à la facture d'achat.
4. Vous pouvez adapter cet affichage via Comptabilité / Fournisseur / Fournisseur, en ouvrant les propriétés d'un fournisseur puis en allant dans l'onglet Mouvements/Modifications/Transactions (en fonction du contexte).
5. Faites défiler complètement vers le bas de l'écran si vous souhaitez voir l'affichage Saisies financières dans le workflow Facture achat. Ainsi, vous pouvez voir l'écriture comptable correspondant à la facture d'achat.

6. Cliquez sur l'action : Comptabiliser facture d’achat dans le volet Actions .
7. Sélectionnez la facture enregistrée ou saisissez son numéro. Pour le lien au workflow, il est nécessaire de disposer du numéro de facture interne qui a été généré lors de l'enregistrement de la facture.

   Le numéro est automatiquement rempli si vous avez ajouté une annexe lors de la saisie de la facture. Si le champ est vide, sélectionnez la facture. Pour vous aider, un écran affiche les factures enregistrées portant ce numéro interne et pertinentes dans le cadre de ce workflow.

8. Cliquez sur : OK.
9. Si l'employé n'est pas un utilisateur Profit‑, un message vous en informe. Dans ce cas, définissez d'abord l'employé comme utilisateur Profit.

La pièce de dossier a été envoyée et le workflow démarre. La pièce de dossier apparaît désormais dans Intrafas aujourd'hui... de l'utilisateur qui doit se charger du traitement de la première tâche.