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Saisie d'une facture électronique comme facture d'achat

L'action Enregistrer facture d'achat vous permet de traiter les factures lues (.xml, .ubl ou .pdf) dans l'administration financières ouverte (active).

Si vous possédez plusieurs administrations, ouvrez d'abord l'administration dans laquelle vous voulez traiter les factures, et exécutez les étapes suivantes pour chaque administration.

Attention: 

Pour pouvoir envoyer des factures d'achat, la fonctionnalité 'Factures dans le circuit' doit être activée. Si Profit affiche ce message, configurez Factures en circulation. Si vous ne souhaitez pas le faire, vous devez configurer des factures électroniques sans Factures en circulation.

Saisir une facture électronique en tant que facture d’achat :

  1. Allez vers : Comptabilité / Fournisseur / Facture électronique.
  2. Sélectionnez la facture.

    Via la sélection multiple, vous pouvez sélectionner et saisir une ou plusieurs factures.

  3. Cliquez sur l'action : Enregistrer facture d'achat.
  4. Vérifiez l’exercice et la période et sélectionnez le livre des achats.
  5. Cliquez sur : Terminer.

    Vous voyez le lay-out de saisie du livre des achats.

  6. Vous voyez que la première ligne de saisie (la ligne du fournisseur) est remplie dans la mesure du possible avec les données pouvant être déduites de la facture électronique. Vous pouvez saisir les autres données manquantes dans les écritures comptables.

    Le fournisseur est déduit par le processus de contrôle lors du chargement de la facture électronique. Vous devez renseigner vous-même le champ du fournisseur et les autres champs de la première ligne de saisie si vous n'avez chargé qu'une facture PDF (sans ubl ou xml correspondant) ou que Profit n'a pas pu déduire ces données de la facture électronique.

    Profit définit le Montant devise crédit et le Devise si la devise de la facture électronique diffère de la Devise par défaut définie dans les propriétés de l’environnement. Pour utiliser une devise étrangère, vous devez cependant avoir sélectionné le journal correspondant pour les saisies d'achats étrangers.

    L’Escompte dans Profit exige que la Remise jours paiement et le Escompte (%) puissent être déduits. Si ces deux données ne sont pas connues, ces données ne sont pas reprises dans la première ligne du fournisseur. Vous pouvez saisir le montant d'après la facture PDF.

  7. Parcourez la ligne avec la touche Enter ou Tab.

    La date d’échéance de la facture est déterminée d’après les données du fournisseur.

  8. Le champ Pièce jointe est rempli automatiquement avec le pdf correspondant. Si le champ est vide, vous pouvez éventuellement ajouter encore le fichier (pdf) manuellement.
  9. Saisissez la ligne de coûts et éventuellement la ligne de TVA comme d’habitude.

    La TVA n'est pas retirée de la facture électronique, mais elle est calculée d’après la ou les lignes de coûts.

    La Limite de crédit ne figure pas dans l'UBL standard. Si aucune limite de crédit n'est définie pour ce fournisseur et que la facture comporte néanmoins une limite de crédit, saisissez celle-ci manuellement. Vous vous basez pour cela sur les données de la facture PDF. Si une limite de crédit est définie pour le fournisseur, Profit reprend la limite de crédit figurant dans les paramètres du fournisseur, selon les règles standard.

  10. Contrôler les données. 

    Il peut arriver par exemple qu'une pièce jointe inadéquate soit introduite par le biais de la facture électronique. Pour pouvoir supprimer dans ce cas la facture électronique de la ligne de saisie de l'achat, vous devez d'abord supprimer la ligne de coûts, et le cas échéant la ligne de la TVA. Vous pouvez ensuite supprimer la ligne de la facture électronique (avec son annexe).

  11. Cliquez sur : Terminer

    Lors de l’exécution de la saisie, Profit convertit la pièce jointe en pièce de dossier.

Si vous utilisez le workflow Facture achat, vous pouvez poursuivre le traitement des factures d'achat dans InSite après leur saisie.

La facture électronique reçoit le statut Traité. Vous voyez ce statut lorsque vous consultez une facture électronique via l'affichage Facture électronique.

Aller directement à

  1. Facture électronique (facture d'achat)
  2. Configuration d'une facture électronique (facture d'achat)
  3. Lecture d'une facture électronique
  4. Traiter et journaliser la facture électronique avec les lignes de factures électroniques
  5. Consultation de la facture électronique chargée
  6. Traiter les factures électroniques
  7. Création d'une nouvelle relation d'achat pour facture électronique, avec fournisseur inconnu
  8. Consultation de la pièce jointe PDF de la facture électronique
  9. Saisie d'une facture électronique comme facture d'achat
  10. Ignorer la facture électronique dans la saisie comme facture d'achat
  11. Lecture et saisie d'une facture PDF comme facture d'achat
  12. Suppression collective de factures électroniques
  13. Workflow de facture électronique dans InSite
  14. Factures d'achat (factures électroniques) Conditions dans le workflow
  15. D’UBL vers la facture électronique (facture d'achat)

Process

Facture électronique