Factures d'achat (factures électroniques) Conditions dans le workflow

Pour les factures électroniques, le workflow des factures d'achat est toujours lancé. Vous pouvez établir des conditions dans le workflow de facture d'achat. Ces conditions génèrent une certaine tâche ou peuvent faire en sorte que la tâche soit accomplie automatiquement.

Champs de contrôle du workflow

Élément	Explication
Rapprocher	Pour toutes les factures électroniques, le tableau de statut de rapprochement des factures électroniques est maintenu, valeurs disponibles : 0 : Non applicable 1 : Réception(s) sans différences 2 : Réception(s) avec différences Pour toutes les factures, le tableau de statut de rapprochement est maintenu, les valeurs disponibles : 0 : Sans rapprochement 1 : À rapprocher 2: rapprochement partiel 3 : Rapprochement total 4 : Rapprochement traité Si une facture a le statut de rapprochement total (3), les valeurs du ‘montant de différence de rapprochement’ et du ‘pourcentage différence de rapprochement’ sont calculées.
Obligations	Pour toutes les factures électroniques, le tableau de statut d'obligation de facture électronique est maintenu, valeurs disponibles : 0 : Non applicable 1 : Obligation(s) débloquée(s) sans différences 2 : Obligation(s) bloquée(s) sans différences 3 : Obligation(s) avec différences
Correspondance libre	Pour toutes les factures électroniques, le tableau de statut de correspondance libre de facture électronique est maintenu, valeurs disponibles : 0 : Non applicable 1 : Ligne(s) de correspondance libre(s) 2 : Évaluer ligne(s) de correspondance via workflow
saisie manuelle	Pour toutes les factures électroniques, le tableau de saisie manuelle de facture électronique est maintenu, valeurs disponibles : 0 : Non applicable 1 : Ligne(s) comptabilisée(s) manuellement sans mise en correspondance
Mise en correspondance de relation d'achat	Pour toutes les factures électroniques, on enregistre par ces champs comment la relation d'achat a été trouvée : Mise en correspondance CdC ou ID Relation d'achat Mise en correspondance Adresse Relation d'achat Mise en correspondance Nom Relation d'achat Mise en correspondance Compte bancaire Relation d'achat
Mise en correspondance de compte bancaire	Pour toutes les factures électroniques, on enregistre si le compte bancaire préférentiel correspond au compte bancaire du fichier xml : Le compte bancaire est le compte bancaire préférentiel (oui/non)
Mise en correspondance administration	Pour toutes les factures électroniques, on enregistre par ces champs comment l’administration a été trouvée : Mettre en correspondance CCI ou ID Administration Mettre en correspondance Nom Administration Mettre en correspondance Localité Administration

Vous pouvez utiliser, par exemple, les conditions suivantes :

Approbation automatique s'il n'y a pas de différence de correspondance
Approbation automatique en cas différence de rapprochement < 1%
Différence de correspondance au rapprochement
Le compte bancaire préférentiel est différent
Pas de correspondance sur compte bancaire de relation d'achat
Pas de correspondance sur le nom de l'administration

Approbation automatique s'il n'y a pas de différence de correspondance

Dans cet exemple, nous traitons la condition Approbation automatique s'il n'y a pas de différence de correspondance Les autres conditions peuvent être ajoutées de la même manière :

Supposons que la facture corresponde totalement et que le compte bancaire corresponde au compte bancaire préférentiel des relations d'achat. Vous pouvez ensuite créer une condition qui garantit que la facture d'achat est automatiquement approuvée. Vous pouvez alors créer une condition avec un filtre :

Statut rapprochement facture électronique <=1 (0 ou 1) ET
Statut obligation <= 2 (0, 1 ou 2) ET
Correspondance libre <=1 (0 ou 1) ET
Statut saisie manuelle = 0 ET
Le compte bancaire est le compte bancaire préférentiel = Oui

Ajout de conditions dans le workflow :

Ouvrez Profit Windows.
Allez vers : CRM / Dossier / Configuration / Type de pièce de dossier.
Ouvrez les propriétés du type de pièce de dossier. -5 Facture d'achat (Profit).
Accédez à l'onglet : Workflows.
Ouvrez les propriétés du workflow que vous utilisez pour évaluer des factures électroniques.
Cliquez sur la première action. Celle-ci s'appelle probablement Facture électronique.
Ajoutez sous Gestion de workflow le groupe de données facture électronique.
Cliquez sur : Terminer.
Vous ouvrez alors les propriétés du groupe de données.
Ajoutez les champs que vous voulez utiliser dans la condition :
Cliquez sur : Terminer.
Vous devez maintenant créer la condition vous-même.
Ouvrez Condition et cliquez sur le +
Complétez le libellé ; dans cet exemple Approbation automatique s'il n'y a pas de différence de correspondance.
Cliquez sur : Groupes de données
Double-cliquez sur Facture électronique.
Ouvrez maintenant l’écran des filtres.
Cliquez sur : Filtre avancé et ajout des valeurs du filtre :
Cliquez sur : OK.

Approbation automatique en cas différence de rapprochement < 1%

Supposons que la facture corresponde presque totalement et que le compte bancaire corresponde au compte bancaire préférentiel des relations d'achat. L'accord prévoit que les factures présentant une différence de rapprochement inférieure à 1% seront automatiquement approuvées. Vous pouvez ensuite créer une condition qui garantit que la facture d'achat est automatiquement approuvée. Vous pouvez alors créer une condition avec un filtre

Statut rapprochement = 3 (rapprochement total)
Pourcentage de différence de rapprochement < 1
Statut obligation <= 2 (0, 1 ou 2) ET
Correspondance libre <=1 (0 ou 1) ET
Statut saisie manuelle = 0 ET
Le compte bancaire est le compte bancaire préférentiel = Oui

Différence de correspondance au rapprochement

Supposons que toutes les factures présentant une différence doivent d'abord être évaluées par le service des achats. Vous pouvez alors créer une condition avec un filtre :

Statut rapprochement facture électronique= 2
Statut obligation = 3
Mise en correspondance libre = 2

Le compte bancaire préférentiel est différent

Supposons que vous souhaitiez que cette différence soit évaluée par le ‘service fournisseurs’. Vous pouvez alors créer une condition avec un filtre :

Le compte bancaire est le compte bancaire préférentiel = Non
Mise en correspondance Compte bancaire Relation d'achat = Oui

Pas de correspondance sur compte bancaire de relation d'achat

Supposons que vous souhaitiez que cette différence soit évaluée par le ‘service fournisseurs’. Vous pouvez alors créer une condition avec un filtre :

Mise en correspondance Compte bancaire Relation d'achat = Non

Pas de correspondance sur le nom de l'administration

Supposons que vous souhaitiez que cette différence soit évaluée par le ‘service fournisseurs’. Vous pouvez alors créer une condition avec un filtre :

Mise en correspondance Nom Administration= Non

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