Configuration d'une facture électronique (facture d'achat)

Cette rubrique décrit la configuration pour la réception, la lecture et le traitement de factures électroniques. Vous pouvez ainsi recevoir, lire et traiter automatiquement des factures d'achat électroniques dans Profit Comptabilité. Dans ce cas, Profit charge aussi les factures PDF correspondantes et les lie en tant que pièce jointe à la facture électronique concernée. S'il est configuré, vous pouvez poursuivre le traitement des factures d'achat avec le workflow Facture achat.

Vous gagnez ainsi du temps et le risque d'erreurs est réduit du fait que vous n'avez plus besoin de reprendre manuellement les données de la facture.

Contenu

Description

Vous pouvez lire la facture d'achat (facture PDF et électronique) des différentes manières suivantes :

  • Traitement manuel
  • Via l'utilitaire Commandline

    L'utilitaire Commandline peut exécuter automatiquement certaines tâches. Les commandes (ordres) que vous souhaitez exécuter sont regroupées dans un fichier exécuté par l'utilitaire Commandline.

  • Via le service de communication (à partir d'une messagerie ou d'un dossier)

Le service de communication est le logiciel standard d'AFAS pour échanger les messages électroniques avec différents organismes. Il vous permet également de lire les messages accompagnés de factures électroniques depuis une messagerie ou un dossier physique sur le disque dur. Dans la configuration, vous autorisez l'accès à la Facture électronique. Parallèlement, vous devez également configurer le profil de communication si vous souhaitez traiter les factures électroniques via l'e-mail ou depuis un dossier via le serveur de communication.

Factures PDF sans UBL

Vous pouvez également importer et lire des factures PDF 'isolées' depuis un logiciel de messagerie ou un dossier, par le biais du processus de factures électroniques. Vous pouvez de la sorte charger également comme facture électronique des fichiers PDF de factures d'achat à partir d'un dossier ou des pièces jointes d'un e-mail, sans fichiers XML et/ou UBL.

Profit ne peut toutefois pas déduire les données du fournisseur d'un PDF. Le PDF est lu et lié comme pièce jointe, mais vous devez définir vous-même, lors de la saisie de la facture d'achat, les données du fournisseur et de la facture. Profit ne renseigne pas ces données comme c'est le cas pour une facture électronique (UBL ou XML). Le PDF est néanmoins automatiquement inséré comme pièce jointe dans la première ligne de saisie.

Le workflow pour la facture démarre automatiquement avec la saisie, si vous utilisez le workflow. Vous utilisez à cet effet la même configuration de factures électroniques. Celle-ci arrive toutefois comme provenant d'un fournisseur inconnu dans l'affichage des factures électroniques. Contrairement à UBL, Profit ne peut alors pas reconnaître les données du PDF. Vous devez les indiquer vous-même lors de la saisie de la facture d'achat de la facture électronique.

Facture électronique au format standard néerlandais UBL 2.1

L'e-facture dans Profit est une facture électronique au format XML standard néerlandais UBL 2.1. UBL est également le standard utilisé par les autorités néerlandaises. D'autres "standards" sont également disponibles. Profit supporte uniquement le format UBL.

Le standard néerlandais UBL cible notamment la facture financière classique. L'hypothèse de départ suppose un traitement automatique de la facture comme facture d'achat. Cette facture UBL contient généralement les données de base suivantes : les données de la facture, le créancier, le débiteur, le client, le fournisseur, les conditions de paiement (le mode de paiement et les conditions de paiement), les totaux (montant brut, total de la facture), les totaux des lignes de la facture (nombre d'unités, montant de ligne excl., le pourcentage de la réduction, le prix par unité, le montant de la TVA, le montant des marchandises, le pourcentage de TVA, le prix calculé (facteur prix x montant ligne / nombre d'unités).

Généralement, les données gescom n'ayant aucun impact sur l'administration financière ne sont pas reprises dans l'UBL. Les numéros des lots et de série ne sont par exemple pas inclus. Ces données doivent être consultées lors de la réception des marchandises. La ligne, y compris le prix, et l'article sont toutefois inclus dans la facture. La limite de crédit n'est pas mentionnée dans l'UBL. Vous pouvez toutefois utiliser la limite de crédit et délivrer la facture comme facture UBL. La limite de crédit est intégrée dans le total de la facture, mais ne peut être calculée via les lignes. Le destinataire doit personnellement reprendre la limite de crédit dans la facture fournie au format PDF. Les champs de la configuration libre ne peuvent être inclus dans l'UBL néerlandais.

De plus amples renseignements relatifs aux factures électroniques sont fournis sur le site web du Fisc : www.belastingdienst.nl/efactuur

Méthode

Voir aussi :