Lecture et saisie d'une facture PDF comme facture d'achat
Vous pouvez également importer et lire des factures PDF 'isolées' depuis un logiciel de messagerie ou un dossier, par le biais du processus de factures électroniques. Vous pouvez de la sorte charger également comme facture électronique des fichiers PDF de factures d'achat à partir d'un dossier ou des pièces jointes d'un e-mail, sans fichiers XML et/ou UBL.
Profit ne peut toutefois pas déduire les données du fournisseur d'un PDF. Le PDF est lu et lié comme pièce jointe, mais vous devez définir vous-même, lors de la saisie de la facture d'achat, les données du fournisseur et de la facture. Profit ne renseigne pas ces données comme c'est le cas pour une facture électronique (UBL ou XML). Le PDF est néanmoins automatiquement inséré comme pièce jointe dans la première ligne de saisie.
Le workflow pour la facture démarre automatiquement avec la saisie, si vous utilisez le workflow.
Lecture d'une facture PDF comme facture électronique et saisie comme facture d'achat :
- Lisez les factures PDF de la même manière que les factures UBL ou XML.
Après chargement, les factures PDF sont disponibles dans l’affichage Facture électronique.
- Allez vers : Comptabilité / Fournisseur / Facture électronique.
- Cliquez sur : Nouveau.
- Sélectionnez le fichier dans Emplacement.
Profit propose automatiquement le dernier emplacement de fichier utilisé pour cette administration. Profit retient cet emplacement comme valeur par défaut par administration.
- Cliquez sur : Suivant.
Vous voyez à l'écran les lignes avec les factures lues. Dans la colonne XML, vous voyez le nom du fichier UBL correspondant si, lors de la lecture, le système a trouvé un fichier UBL et un fichier PDF dans le dossier. Vous ne voyez pas de données dans la colonne XML si le système n'a trouvé qu'un fichier PDF dans le dossier.
- Cliquez sur : Terminer.
- Ouvrir l'affichage : Factures électroniques impayées.
Cet affichage présente toutes les factures lues qui n’ont pas été traitées ou refusées.
Vous pouvez voir la (les) facture(s) PDF lue(s) qui a (ont) le statut Fournisseur inconnu.
- Sélectionnez la ligne de la facture PDF lue que vous voulez saisir.
Vous pouvez également sélectionner simultanément et saisir plusieurs factures PDF.
- Cliquez sur l'action : Enregistrer facture d'achat.
Ceci vous permet de traiter les factures PDF lues dans l'administration financière ouverte (active). Si vous possédez plusieurs administrations, ouvrez d'abord l'administration dans laquelle vous voulez traiter les factures, et exécutez les étapes suivantes pour chaque administration.
- Vérifiez l’exercice et la période et sélectionnez le livre des achats.
- Cliquez sur : Terminer.
Vous voyez le lay-out de saisie du livre des achats.
Le PDF correspondant apparaît dans la première ligne de saisie, dans le champ Pièce jointe.
- Dans ce champ, cliquez sur le bouton de recherche et sélectionnez Afficher si vous voulez voir le PDF de la facture. Vous pouvez aussi cliquer sur le bouton d'action Ouvrir une pièce jointe.
- Indiquez également les données de la facture d'achat dans la première ligne de saisie (la ligne fournisseur).
- Saisissez la ligne de coûts et éventuellement la ligne de TVA comme d’habitude.
- Contrôler les données.
- Cliquez sur : Terminer.
Lors de l’exécution de la saisie, Profit convertit la pièce jointe en pièce de dossier.
Si vous utilisez le workflow Facture achat, vous pouvez poursuivre le traitement des factures d'achat dans InSite après leur saisie.
La facture électronique reçoit le statut Traité. Vous voyez ce statut lorsque vous consultez une facture électronique via l'affichage Facture électronique.