Evaluation des factures d'achat par le biais d'InSite/OutSite (workflow Facture d'achat)

Avec le workflow Facture achat, vous pouvez suivre et surveiller dans InSite les factures d'achat dans l'organisation. Les étapes du traitement d'une facture d'achat sont, par exemple, l'enregistrement, l'évaluation/approbation et la libération pour le paiement.

Si vous ajoutez la facture d'achat avec le fichier PDF de la facture, directement en pièce jointe de la saisie, vous envoyez automatiquement une pièce de dossier et le workflow Facture achat démarre immédiatement. La facture d'achat est automatiquement bloquée pour paiement, afin que celle-ci ne soit pas intégrée dans l'ordre de paiement. La facture d'achat n'est débloquée pour son paiement que lorsque l'évaluateur approuve la facture d'achat. Vous pouvez ensuite payer (automatiquement) la facture d'achat.

Vous pouvez encore ajouter une étape supplémentaire pour l'envoi de factures d'achat par des personnes externes via OutSite. Par le biais du portail (client), les relations peuvent ainsi envoyer une facture d'achat comme pièce de dossier et y lier le fichier pdf de la facture en pièce jointe. Avec le workflow Facture achat, vous pouvez poursuivre le traitement de cette facture d'achat dans Profit InSite.

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Description

Le workflow Facture d'achat (Profit) fourni par défaut est d'une conception simple. Il comporte les étapes minimales nécessaires au processus, c’est-à-dire Comptabiliser facture d’achat et Accorder facture d’achat. Vous pouvez éventuellement étendre ce workflow avec un consultant, par exemple pour ajouter des étapes intermédiaires spécifiques à l'organisation.

Le workflow fonctionne de la manière suivante :

Un employé saisit la facture d'achat dans Profit Comptabilité avec le fichier PDF numérique de la facture comme pièce jointe. Vous liez ensuite la facture au workflow Facture d'achat avec l'action Comptabiliser facture d’achat. L’employé qui est lié à cette étape reçoit automatiquement la tâche de saisie de la facture d’achat. Après la clôture de cette tâche, l'employé désignéà cet effet peut approuver la facture.

Schématiquement, le processus peut ressembler à ceci :

Fin_Inkoopfacturen beoordelen via InSite (10)

Si vous voulez travailler avec ce workflow, vous pouvez utiliser la fonction Factures en circulation si vous l'avez configurée. Vous avez en effet déjà autorisé à cet effet les évaluateurs pour des factures d'achat. Si vous n'avez pas besoin d'un évaluateur distinct pour l'approbation des factures dʹachat, vous pouvez utiliser les possibilités standard dans le workflow.

Attention: 

  • Si vous utilisez le workflow Facture achat, nous vous conseillons de ne pas (plus) utiliser la fonction Factures bloquées de Profit. Cette fonctionnalité fait en effet partie de ce workflow. En outre, Factures à évaluer utilisée avec ce workflow entraîne des imprécisions sur le point de savoir qui dans l’organisation peut évaluer et approuver une facture donnée.
  • Les employés que vous indiquez lors de l'enregistrement de la facture d'achat doivent aussi être utilisateurs de Profit. C’est important si Profit transmet la tâche de workflow à l’évaluateur. Ce dernier doit naturellement pouvoir aussi travailler dans Profit.

Préparation
Méthode