Saisie d’une facture d’achat pour le workflow Facture d’achat avec InSite

Vous saisissez la facture d'achat dans Profit Comptabilité et au moyen de l'action Comptabiliser facture d’achat dans InSite, vous liez la facture au workflow des factures d'achat. Si vous ajoutez le fichier de la facture (PDF) directement en annexe de la saisie, vous envoyez automatiquement une pièce de dossier et le workflow Facture achat démarre. La facture d'achat est automatiquement bloquée pour paiement, afin que celle-ci ne soit pas intégrée dans l'ordre de paiement. La facture d'achat n'est débloquée pour son paiement que lorsque l'évaluateur approuve la facture d'achat. Vous pouvez ensuite payer (automatiquement) la facture d'achat.

Si vous souhaitez ajouter le fichier de la facture (PDF) en annexe, vous devez avoir configuré cette option dans le lay-out de saisie pour le journal d'achat.

Saisissez la facture d'achat avec le PDF de la facture d'achat en pièce jointe. Une fois la saisie terminée, la tâche de workflow apparaît automatiquement chez l'employé qui a été désigné comme Évaluateur.

Attention: 

Ignorez cette étape si vous utilisez le workflow Facture électronique Après que les factures électroniques aient été lues et saisies dans Profit, vous (l'évaluateur) pouvez évaluer/approuver les factures d'achat via InSite

Enregistrement d'une facture d'achat pour le workflow Facture d'achat :

1. Allez vers : Comptabilité / Saisir / Journal.
2. Vérifiez Exercice et Période. Il s'agit de l'exercice et de la période dans lesquels vous définissez la saisie.
3. Cliquez sur : Terminer.
4. Ajoutez la ligne de saisie.
5. Sélectionnez le fichier (PDF) de la facture d'achat dans Pièce jointe. Vous ne pouvez sélectionner une pièce jointe que sur la première ligne de saisie du fournisseur.

   Si vous ajoutez la facture directement en pièce jointe, liez la pièce de dossier et le workflow Facture achat démarre automatiquement. Si vous n'ajoutez pas de pièce jointe, le workflow ne se lance pas.

   Vous pouvez modifier par la suite ou consulter la facture d'achat avec pièce jointe (PDF).

6. Sélectionnez la case à cocher Bloquer sur la ligne de saisie.

   Si vous ne pouvez pas modifier ce champ, cela signifie qu'un des paramètres du lay-out de saisie vous en empêche. De cette manière, vous pouvez, par exemple, bloquer systématiquement les factures d'achat.

7. Sélectionnez l'évaluateur.
8. Terminez la saisie.
9. Contrôler les données.
10. Cliquez sur : Terminer.

Lien d'une facture d’achat au workflow avec l’action "Enregistrement d’une facture d’achat" :

1. Ouvrez le site.
2. Connectez-vous avec le nom d'utilisateur et le mot de passe.
3. Cliquez sur : OK.
4. Allez vers : Mijn InSite.
5. Allez vers : Mijn Taken.
6. Double-cliquez sur la colonne Instuurdatum pour trier les tâches par date.
7. Ouvrez la facture d’achat.

   Vous voyez les données de la facture d'achat, ainsi que, sous les saisies financières, l'écriture comptable correspondant à la facture d'achat.

   

8. Faites défiler votre souris vers le bas de l'écran si vous souhaitez voir la pièce jointe pdf de la facture d'achat.
9. Cliquez sur l'action : Comptabiliser facture d’achat.
10. Sélectionnez ou saisissez le numéro de la facture enregistrée. Pour le lien au workflow, vous avez besoin du numéro de facture interne qui est généré lors de l'enregistrement de la facture.

    Ce numéro est défini automatiquement si vous avez ajouté une pièce jointe lors de l'enregistrement de la facture. Si le champ est vide, sélectionnez la facture. Pour vous assister, un affichage s'ouvre avec les factures correspondant à ce workflow qui sont enregistrées sous ce numéro interne.

11. Cliquez sur : Confirmer.

La pièce de dossier est maintenant envoyée et le workflow démarre. La pièce de dossier apparaît désormais comme tâche dans l'InSite de l'utilisateur qui doit se charger du traitement de la première tâche.