Evaluation/approbation de factures d'achat via InSite
Dans InSite, vous approuvez les factures d'achat dès qu'elles sont enregistrées. Seul l'utilisateur qui est défini comme évaluateur dans la configuration du workflow voit la pièce de dossier avec la facture d'achat. La pièce de dossier est donc sa tâche, il doit la traiter.
L'action spécifique Accorder facture d’achat au sein du workflow permet de débloquer la facture d'achat pour le paiement et de la joindre à l'ordre de paiement.
Si, dans Profit HRM, vous définissez un remplaçant en cas d’absence de l’évaluateur pour congé ou maladie, c’est le remplaçant qui reçoit cette tâche de workflow et non l’évaluateur. Vous devez toutefois avoir configuré l'évaluateur remplacé.
Attention:
Le remplaçant ne traite que les nouvelles factures que vous enregistrez et ne se charge pas des évaluations en cours. Profit ne peut en effet pas remplacer le responsable d’un workflow dans les pièces de dossier existantes.
Evaluer et approuver une facture à l'aide du workflow dans InSite :
- Ouvrez le site.
- Connecte-toi avec le nom d'utilisateur et le mot de passe.
- Vous pouvez également démarrer InSite comme suit :
- Allez vers : Openstaande taken.
- Double-cliquez sur la colonne Instuurdatum pour trier les tâches par date.
- Ouvrez la facture d'achat que vous voulez évaluer.
Vous voyez les données de la facture d'achat, ainsi que, sous les saisies financières, l'écriture comptable correspondant à la facture dʹachat.
- Faites défiler votre souris vers le bas de l'écran pour voir la pièce jointe pdf de la facture d'achat.
- Ajoutez une nouvelle réaction si vous voulez en indiquer une. Eventuellement à l'aide d'un modèle de réaction.
En haut à droite, sous Workflow, vous choisissez parmi les actions se rapportant spécialement à ce workflow et les actions standard. Si vous approuvez, vous rendez la facture disponible pour paiement.
Si vous n’approuvez pas, la facture reste bloquée. Avec l'action Désapprouver facture d'achat (retour inscription), vous remettez cette facture à celui qui a saisi la facture, par exemple si la saisie n'est pas correcte.
Si vous remplacez l'évaluateur et n'avez pas les capacités ou les responsabilités pour pouvoir évaluer une facture, déléguez cette tâche à une autre personne grâce à l'action Déléguer.
- Cliquez sur l'action : Accorder facture d’achat.
- Cliquez sur : Confirmer.
La pièce de dossier n’apparaît alors plus dans InSite. La tâche a été traitée. Le workflow est de ce fait traité et la facture d'achat est débloquée pour le paiement.