Traiter et journaliser la facture électronique avec les lignes de factures électroniques
Vous pouvez traiter les factures électroniques lues automatiquement par la ligne de facture électronique ou manuellement par le lay-out de saisie. Vous la journalisez ensuite dans l’administration financière. La journalisation lance également le workflow Évaluation de facture d'achat avec lequel vous faites examiner la facture par l’évaluateur responsable.
Lors du traitement des factures électroniques, vous pouvez automatiquement rapprocher les lignes de facture électronique avec les réceptions ou les faire correspondre avec les obligations. Bien sûr, il y a aussi des lignes de facturation électronique que vous ne pouvez pas rapprocher ou faire correspondre de cette façon, telles que les lignes transport ou frais d'administration. Vous pouvez également traiter automatiquement ces lignes, à savoir par la ‘mise en correspondance de texte libre’. Ceci vous permet d'économiser beaucoup de travail manuel !
Les lignes d'une facture électronique qui ne sont pas traitées automatiquement, vous les traitez manuellement via le lay-out de saisie.
En cas d'échec pour une raison quelconque, l’action Comptabiliser écriture comptable vous permet de comptabiliser la facture électronique comme facture d'achat .
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Contenu |
Préparation
- Configurer le type d'intégration pour les factures électroniques achats
- Configurer le profil de relation d'achat pour des différences maximales entre la réception ou l’obligation avec facture électronique
Traitement automatique des factures électroniques avec les lignes de factures électroniques
Avec l'action Traiter les lignes de facture électronique, vous traitez automatiquement les lignes des factures électroniques lues (xml ou ubl) dans l'administration financière ouverte (active). Si vous possédez plusieurs administrations, ouvrez d'abord l'administration dans laquelle vous voulez traiter les factures, et exécutez les étapes suivantes pour chaque administration.
Après lecture et traitement, vous pouvez voir sur la base de quelles données une facture électronique a été mise en correspondance.
Si vous travaillez avec des réceptions ou des obligations, il est important pour la correspondance automatique avec obligation ou réception que la facture électronique (xml ou ubl) ait une référence (numéro de commande du fournisseur). La mise en correspondance avec les réceptions et les obligations se fait automatiquement dans les marges prédéterminées. Vous décidez vous-même dans le profil de relation d’achat si l'action rapprocher/faire correspondre est uniquement autorisée si les montants correspondent exactement, ou si une certaine différence est autorisée sous forme de pourcentage et/ou de montant maximum.
Les lignes de facture électronique que vous ne pouvez pas rapprocher ou faire correspondre, comme les frais de transport ou d'administration, peuvent également être traitées automatiquement, notamment par le biais de la ‘mise en correspondance de texte libre’. Vous pouvez définir des lignes de correspondance à cette fin.
Attention :
Si vous voulez faire correspondre avec des réceptions ou des obligations :
- Assurez-vous que vous avez déjà enregistré la réception ou l'obligation et les éventuelles lignes de mise en correspondance libres dans Profit pour pouvoir traiter automatiquement les lignes de facturation des factures électroniques.
- Une condition pour la mise en correspondance sur la ligne de réception est que la case Rapprochement soit cochée dans le groupe d'intégrations/groupe d'articles de l'élément.
- Il est important que votre fournisseur inscrive le numéro de commande (numéro de PO ou référence) sur la facture. Sans numéro de commande, il n'y a pas de mise en correspondance. N'acceptez donc pas une facture d'un fournisseur sans numéro de commande.
Traitement automatique des factures électroniques avec les lignes de factures électroniques :
- Allez vers : Comptabilité / Fournisseur / Facture électronique.
- Ouvrez l’affichage : Factures électroniques ouvertes.
- Sélectionnez la facture.
Via la sélection multiple, vous pouvez sélectionner et traiter une ou plusieurs factures.
- Cliquez sur l'action : Traiter les lignes de facture électronique.
Profit traite ensuite automatiquement les factures électroniques avec les lignes. Chaque ligne de facture électronique correspond à :
- la référence et l'article de la ligne de réception
- la référence de l'obligation et le montant
- la valeur de recherche des lignes de mise en correspondance libres
Pendant le traitement, Profit essaiera d'abord de rapprocher les lignes avec une réception de marchandises. Pour les lignes où cela n'est pas applicable, il essayera de les faire correspondre avec une obligation. Si aucune réception de marchandises ou obligation n'a été trouvée pour une ligne de facture électronique, Profit cherchera une correspondance par la mise en correspondance de texte libre.
Après traitement, le Statut de la facture électronique est mis à jour. Une facture électronique reçoit le statut Toutes les lignes traitées (à journaliser) lorsque toutes les lignes de facture électronique ont été traitées. Vous la journalisez ensuite dans l’administration financière.
Vous pouvez ouvrir (double-clic) une facture électronique dont toutes les lignes n'ont pas été traitées et la traiter manuellement dans le lay-out de saisie.
Consulter et traiter manuellement une facture électronique avec les lignes de factures électroniques
Vous pouvez consulter les lignes de factures électroniques et les traiter manuellement si elles n'ont pas été traitées automatiquement. Par exemple, parce que les lignes ont été partiellement mises en correspondance ou qu'aucune correspondance n'a été trouvée. Si vous possédez plusieurs administrations, ouvrez d'abord l'administration dans laquelle vous voulez traiter les factures, et exécutez les étapes suivantes pour chaque administration.
Attention :
Avec Comptabiliser écriture comptable, vous pouvez comptabiliser une facture électronique dont vous ne pouvez pas traiter les lignes de facture électronique pour une raison donnée comme facture d'achat.
Consulter et traiter manuellement une facture électronique avec les lignes de factures électroniques
- Allez vers : Comptabilité / Fournisseur / Facture électronique.
- Ouvrez l’affichage : Factures électroniques ouvertes.
- Ouvrez la facture électronique (double clic).
Vous recevez un message si la facture électronique a déjà été traitée. Cliquez sur Oui si vous voulez retraiter la facture.
Le lay-out de saisie avec les lignes de facture électronique apparaît.
Sur l'onglet Mise en correspondance, vous voyez par rapport à quoi la facture électronique est mise en correspondance en ce qui concerne les données de fournisseur et d'administration. Ce sont les données du fournisseur et de l’administration que Profit a pu tirer de la facture électronique.
- Vous voyez que la ou les lignes de facture électronique ont été remplies autant que possible avec les données pouvant être déduites de la facture électronique. Chaque ligne de facture électronique a un Statut:
- une ligne de facture électronique est traitée si elle a le statut Mise en correspondance.
- une ligne de facturation électronique avec le statut Écriture comptable comptabilisée a déjà été traitée et journalisée. Une ligne ayant ce statut ne peut être consultée que dans le lay-out de saisie, et non modifiée.
- une ligne avec le statut Pas trouvé de correspondance doit être traitée manuellement à l’étape suivante.
Chaque ligne de facture électronique a une Explication de mise en correspondance:
- en cas de mise en correspondance d'une ligne de facture électronique avec une réception, vous voyez Réception avec différences ou Réception sans différence si le montant de la facture électronique correspond ou non à la commande d'achat/réception de marchandises.
- en cas de mise en correspondance d'une ligne de facture électronique avec une obligation, vous voyez Obligation avec différences ou Obligation libérée/bloquée sans différence si le montant de la facture électronique correspond ou non à la commande d'achat/réception de marchandises.
- en cas de mise en correspondance avec une ligne de mise en correspondance libre, vous voyez Mise en correspondance libre.
- si vous comptabilisez manuellement sans réception, obligation sur la ligne de mise en correspondance libre, vous voyez saisie manuelle.
- Une ligne avec le statut Pas trouvé de correspondance doit être traitée manuellement. Complétez les données manquantes :
- Cliquez sur l'action : Lignes de réception si vous souhaitez faire correspondre manuellement une ligne de facture électronique avec une réception de commande d'achat.
- Cliquez sur la ligne dans la colonne Obligation si vous souhaitez faire correspondre manuellement une ligne de facture électronique avec une obligation.
- Saisissez le compte de grand livre et le groupe de taux de TVA ainsi que tout code analytique ou champ de projet (projet, phase de projet).
Il vous est immédiatement demandé si vous souhaitez ajouter une nouvelle ligne de mise en correspondance. Cette question est configurée dans le profil de relation d'achat. Elle vous permet de faire correspondre automatiquement avec un texte déterminé (comme les frais de transport ou d'administration). Ceci est utile pour que la prochaine fois, Profit comptabilise automatiquement une ligne de facture électronique de ce fournisseur et cette administration contenant la même valeur de recherche (texte) sur ce compte de grand livre et ce groupe de taux de TVA. Cliquez sur Oui si vous souhaitez ajouter une ligne de mise en correspondance.
Dans le lay-out de saisie, vous pouvez supprimer une correspondance d'une ligne avec l’action Annulation de mise en correspondance.
Toutes les lignes de la facture électronique sont traitées lorsque toutes les lignes de cette facture ont le statut Mis en correspondance.
- Cliquez sur : Terminer.
Si la facture électronique a le statut Toutes les lignes traitées (à journaliser), toutes les lignes de facture électronique ont été traitées. Vous la journalisez ensuite dans l’administration financière.
Journaliser la facture électronique avec les lignes de factures électroniques
Une fois que vous avez traité les lignes de factures électroniques et que la facture électronique a le statut Toutes les lignes traitées (à journaliser), journalisez dans votre administration financière en utilisant la procédure de journalisation des factures électroniques décrite ci-dessous.
Ceci permet de générer les écritures comptables, de mettre à jour le solde des obligations, de mettre à jour les règles de rapprochement et de lancer le workflow facture d'achat, afin que vous puissiez la faire examiner par l'évaluateur responsable. Une fois les factures électroniques journalisées, vous ne pouvez plus les modifier ou les supprimer.
Vous pouvez également automatiser ce processus avec les Tâches planifiées.
Avant de pouvoir journaliser les factures électroniques, vous devez d'abord lier un journal par le type d'intégration Factures électroniques achats.
Attention :
Des messages d'erreur sont affichés dans la file d'attente. Pour plus d'informations sur la consultation de ces messages d'erreur, voir les Tâches dans la file d'attente.
Journaliser la facture électronique avec les lignes traitées :
- Allez vers : Comptabilité / Facturation / Journaliser
Par administration, vous pouvez voir les types d'intégration dont vous pouvez journaliser les factures.
- Cochez les lignes des types d'intégration pour lesquels vous voulez journaliser les factures. Pour les factures électroniques, il s'agit des Factures électroniques achats.
- Cliquez sur : Suivant.
- Sélectionnez les factures dont vous voulez réaliser la journalisation.
- Cliquez sur : Suivant.
- Cochez Date de saisie des factures égale à la date de facture si vous voulez utiliser la date de facture comme date de saisie dans l'écriture comptable. En désélectionnant cette case, vous utilisez la Date de comptabilisation de factures comme date de saisie.
- Modifiez éventuellement la date de saisie sur Date de comptabilisation de factures. Vous ne pouvez remplir cette date que si vous avez décoché Date de saisie des factures égale à la date de facture .
Vous pouvez voir la date de saisie dans l'écriture comptable.
- Cliquez sur : Terminer.
Après la journalisation : le statut de la facture électronique change dans Traité. Le cas échéant, les obligations et les lignes de rapprochement sont mises à jour et le Workflow Facture d'achat est lancé pour l’évaluation de la facture.
Voir également :