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Facture électronique (facture d'achat)

De plus en plus d'organisations envoient des factures électroniques. Vous recevez également des factures électroniques et vous souhaitez les lire et les traiter directement dans votre administration financière ? Cela peut se faire manuellement mais aussi automatiquement. Avec les factures électroniques, vous pouvez recevoir, charger et traiter des factures d’achat électroniques.

Vous lisez également les factures PDF correspondantes et les liez comme pièce jointe (pièce de dossier) à la facture électronique concernée. Vous pouvez ainsi toujours retrouver le fichier PDF de la facture dans le dossier. De plus, le logiciel retire des informations de la facture électronique pour la saisie de la facture d'achat si le fichier de la facture électronique a .ubl ou .xml comme extension. Si vous utilisez le workflow Facture achat, vous pouvez poursuivre le traitement des factures d'achat dans InSite. Vous pouvez ensuite payer (automatiquement) la facture d'achat.

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La réception et la lecture de factures électroniques vous permettent d'économiser du temps et de réduire le risque d'erreurs du fait que vous n'avez plus besoin de ressaisir manuellement les données de la facture.

Contenu

Vidéo

Description

Vous pouvez lire la facture d'achat (facture PDF et électronique) des différentes manières suivantes :

  • Traitement manuel
  • Via l'utilitaire Commandline

    L'utilitaire Commandline peut exécuter automatiquement certaines tâches. Les commandes (ordres) que vous souhaitez exécuter sont regroupées dans un fichier exécuté par l'utilitaire Commandline.

  • Via le service de communication (à partir d'une messagerie ou d'un dossier)

    Le service de communication est le logiciel standard d'AFAS pour échanger les messages électroniques avec différents organismes. Il vous permet également de lire les messages accompagnés de factures électroniques depuis une messagerie ou un dossier physique sur le disque dur.

Vous pouvez lire les fichiers ayant l'extension .xml et .ubl sous forme de facture électronique. Profit s'appuie sur les données de la facture électronique (du fichier XML ou UBL) pour reconnaître le fournisseur, notamment à l'aide du numéro de TVA, du numéro CC, du numéro de compte bancaire, du nom, de l'adresse et de la ville. Avec les données pouvant être déduites de la facture électronique, Profit remplit la première ligne de saisie lors de la saisie de la facture électronique comme facture d'achat.

A l'issue de la lecture, l'affichage Facture électronique affiche la facture électronique avec le fichier .pdf fourni comme pièce jointe. Le fichier .pdf, correspondant au fichier .xml ou .ubl de la facture électronique, est automatiquement lié comme pièce jointe lors de la lecture, dans la mesure du possible. Ensuite, vous traitez la facture électronique comme facture d'achat via cet affichage dans l'administration financière.

Vous pouvez également extraire et lire uniquement les fichiers .pdf (sans les fichiers correspondants avec l'extension .ubl ou .xml) de la messagerie ou du dossier. Le fichier .pdf est également lié automatiquement comme pièce jointe. Vous devez néanmoins définir vous-même, lors de la saisie de la facture électronique comme facture d'achat, les données de la première ligne de saisie. Ces données ne peuvent être extraites du fichier .pdf.

Facturation via eVerbinding

Vous pouvez recevoir des factures de vente par le biais de la plate-forme eVerbinding.

Le traitement de factures électroniques via eVerbinding est en grande partie similaire au traitement de factures électroniques par e-mail. Le profil de communication pour eVerbinding prépare un message (avec un .ubl), qui est ensuite traité par Profit Comptabilité en facture électronique. La facture électronique (facture d'achat) peut ensuite être traitée par l'utilisateur via le menu de facture électronique du module Comptabilité.

Préparation
Méthode
Voir aussi :

Process

Facture électronique