Evaluation de factures d'achat (factures électroniques) via InSite
Vous pouvez automatiser davantage les processus de facturation si vous lisez et saisissez les factures d'achat comme factures électroniques. Via ce processus, vous pouvez aussi utiliser le workflow pour évaluer les factures d'achat pour le paiement via InSite.
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Description
Le workflow des factures électroniques dans InSite fonctionne de la manière suivante :
Un employé lit et saisit la facture électronique (UBL ou XML) dans Profit Comptabilité avec le fichier PDF numérique de la facture comme pièce jointe. Le workflow démarre automatiquement avec la saisie. L’employé qui est lié à cette étape reçoit automatiquement la tâche de saisie de la facture d’achat. Après la clôture de cette tâche, l'employé désignéà cet effet peut approuver la facture.
Pour ce processus, vous pouvez ignorer la tâche Comptabiliser facture d’achat dans InSite. Vous pouvez ajouter et configurer votre propre workflow Facture électronique,
qui est basé sur le workflow Facture d'achat (Profit).
Schématiquement, le processus peut ressembler à ceci :
Pour utiliser le workflow des factures électroniques, vous devez d'abord le configurer.
Préparation
- Configuration de l'évaluation de factures d'achat via InSite/OutSite
- Configurer un workflow
L'utilisateur que vous désignez comme évaluateur approuve la facture d'achat. Nous vous conseillons d'autoriser en fonction d'un groupe (d'utilisateurs) et d'intégrer les employés responsables dans ce groupe. Ainsi, un autre utilisateur du groupe peut remplacer l'évaluateur et reprendre ses tâches. Définissez ce paramètre dans le workflow.