Dépôt numérique à 'ArboVitale'

Vous pouvez livrer de manière numérique les fichiers à ArboVitale.

Description

Vous pouvez générer trois types de fichiers dans Profit :

Le fichier d'employé
Le fichier de l'avis d'absence
Le fichier de l'avis de rétablissement

Le fichier d'employé

Un fichier d'employé est également appelé un W-bestand. Les données de base d'un employé sont mentionnées dans ce type de fichier. Avant qu'un employé puisse se porter malade, cet employé doit être enregistré via un W-bestand. Si un fichier d'avis d'absence ou de rétablissement est créé, Profit crée automatiquement un fichier-E. Deux types de message peuvent être utilisés dans un W-bestand :

Entrée en fonction : l'entrée en fonction d'un nouvel employé est enregistrée auprès de l'organisme dans un W-bestand lorsque cet employé se déclare malade pour la première fois.
Modification des données d'un employé : si un employé se déclare malade ou rétabli, un 'W-bestand' est créé avec le type de message Wijziging medewerkergegevens.
Attention:

Si vous livrez pour la première fois un fichier numérique à cet organisme pour enregistrer un avis d'absence ou de rétablissement, tous les employés liés à l'organisme ArboVitale dans la période concernée sont repris dans le fichier-E avec Déclaration en service comme type de message.

Le fichier d'avis d'absence

Un fichier d'avis d'absence est également appelé 'Z-bestand'. Un message est généré automatiquement si un employé se porte malade dans Profit HRM via l'enregistrement de maladie. Les avis d'absence des employés sont mentionnés dans le 'Z-bestand'.

Le moment auquel vous modifiez ou supprimez un avis d'absence est important pour l'inscription :

Modification et suppression des avis d'absence avant la création du fichier numérique : si vous modifiez ou supprimez un avis d'absence avant de créer et d'envoyer le fichier numérique, ces changements sont appliqués dans le message pour l'organisme. Si vous supprimez une déclaration de maladie, par exemple, avant de créer le fichier numérique (le statut de l'envoi est 'Te verzenden'), le message pour l'organisme est également supprimé.
Modification et suppression des avis de rétablissement après la création du fichier numérique : si vous avez modifié ou supprimé un message de rétablissement après avoir créé et envoyé le fichier numérique signalez-le à ArboVitale via 1koppeling@arbovitale.nl. Si vous avez par exemple joint une déclaration de maladie, puis créé le fichier numérique et ensuite supprimé la déclaration de maladie, signalez-le à ArboVitale via 1koppeling@arbovitale.nl.
Attention:

Les déclarations de maladie qui sont modifiées ou supprimées après la création et l'envoi d'un fichier numérique doivent être transmis e-mail (1koppeling@arbovitale.nl) à ArboVitale.

Le fichier d'avis de rétablissement

Un fichier de message de rétablissement est également appelé un H-bestand. Un message est automatiquement généré quand un employé se déclare totalement ou partiellement rétabli dans Profit HRM. Le rétablissement partiel ou total d'un employé est défini sous l'onglet Hersteld dans les propriétés de l'avis d'absence. Les messages de rétablissement partiels ou totaux sont enregistrés dans ce H-bestand.

Le moment auquel vous modifiez ou supprimez un message de rétablissement partiel ou total est important pour l'inscription :

Modification et suppression des avis de rétablissements avant la création du fichier numérique
Si vous modifiez ou supprimez un message de rétablissement avant de créer et d'envoyer le fichier numérique, ces changements sont appliqués dans le message pour l'organisme. Si vous supprimez un message de rétablissement, par exemple, avant de créer le fichier numérique (le statut de l'envoi est ''Te verzenden''), le message pour l'organisme est également supprimé.
Modification et suppression des avis de rétablissement après la création du fichier numérique :
Si vous avez modifié ou supprimé un message de rétablissement après avoir créé et envoyé le fichier numérique, signalez-le à ArboVitale via 1koppeling@arbovitale.nl. Si vous avez par exemple joint un message de rétablissement, puis créé le fichier numérique et ensuite supprimé le message de rétablissement, signalez-le à ArboVitale via 1koppeling@arbovitale.nl.

Attention:

Les avis de rétablissement qui sont modifiés ou supprimés après la création et l'envoi d'un fichier numérique doivent être transmis e-mail (1koppeling@arbovitale.nl) à ArboVitale.

Processus d'envoi numérique

Le processus d'envoi numérique à l'organisme se déroule en plusieurs étapes :

Traitement des avis d'absence et de rétablissement
Création de fichiers numériques
Envoi de fichiers numériques

Traitement des avis d'absence et de rétablissement

Vous traitez vos avis d'absence et messages de rétablissement dans Profit HRM via l'enregistrement d'absence.

Création d'un fichier numérique

Avant de créer les fichiers numériques, vous pouvez ajouter ou supprimer manuellement des messages. Vous pouvez ensuite créer les fichiers numériques. Les fichiers sont créés à l'emplacement indiqué au niveau de l'employeur. Les noms de fichier pour l'envoi à ArboVitale respectent le schéma suivant :

La première position contient la lettre E (fichier d'employé), A (fichier d'avis d'absence) ou R (fichier d'avis de rétablissement).
Numéro de connexion de l'expéditeur ()
AAMMJJ
Numéro d'ordre en fonction de la date

L'extension des fichiers est toujours .CSV. Vous pouvez demander le numéro d'affiliation via l'adresse e-mail 1koppeling@arbovitale.nl.

Exemple :

Date de déclaration de maladie : 12-04-2015

Numéro d'affiliation : 1234

Le nom de fichier du premier Fichier d'avis d'absence à cette date : Z12341504121.CSV.

Attention:

Aucun nouveau fichier numérique ne peut être créé si des fichiers du même type se trouvent encore à l'emplacement indiqué au niveau de l'employeur. Envoyez d'abord les fichiers présents à ArboVitale avant de créer un nouveau fichier.

Envoi d'un fichier numérique

Une fois les fichiers numériques créés, ceux-ci doivent être envoyés à ArboVitale. Vous envoyez les fichiers à l'adresse e-mail suivante : verwerking@arbovitale.nl.

Envoyez les éventuels fichiers de test à l'adresse e-mail :1koppeling@arbovitale.nl. Dans l'objet de l'e-mail, spécifiez 'fichier test' et le nom de l'employeur.

Fournir les données d'employé de tous les employés à ArboVitale

ArboVitale peut vous demander de faire un envoi supplémentaire des données de tous les employés (malades et non malades). Vous fournissez ces données en utilisant la commandline 'ARBODIG'Cette commandline n'est pas disponible dans AFAS Online, parce qu'il n'est pas possible, via une commandline, de supprimer des données d'un emplacement fichier local..

Vous configurez cette commandline dans le Planificateur de tâches de Windows à un jour déterminé dans le mois. De cette manière, les données sont générées mensuellement. Lorsque le Planificateur de tâches exécute la commandline, Profit génère les données de tous les employés du mois précédent.

Exemple :

Vous configurez la commandline au 18e jour du mois. Profit génère les données pour la période allant du 01-03-2012 au 31-03-2012 inclus.

Méthode

Le processus d'envoi numérique

Le processus d'envoi numérique à ArboVitale se déroule en plusieurs étapes :

Demande d'envoi numérique auprès de ArboVitale
Traitement des avis d'absence et de rétablissement
Création d'un fichier numérique
Envoi d'un fichier numérique

Demande d'envoi numérique auprès d''ArboVitale'

Si vous décidez de livrer les avis d'absence dans Profit de manière numérique à ArboVitale', vous en convenez avec le département Consultance de "Verzuimdata". Ils disposent de toutes les connaissances et capacités pour vous guider lors de la connexion et du test. Pour de plus amples informations sur l'envoi numérique, vous pouvez prendre contact avec ''Verzuimdata'' via l'adresse e-mail : consultancy@verzuimdata.nl.

Mentionnez les données suivantes dans l'e-mail :

Nom de l'entreprise
Numéro de relation
Nom du demandeur
Numéro de téléphone du demandeur

Vous mentionnez plus loin qu'il s'agit d'un lien Profit.

Traitement des avis d'absence et de rétablissement

Vous traitez vos avis d'absence et de rétablissement dans Profit HRM via l'enregistrement d'absence.

Le fichier est créé à l'emplacement indiqué au niveau de l'employeur. Le nom du fichier pour l'envoi à ArboVitale est toujours :

CFTZnnnn.DAT (nnnn = numéro d'ordre par expéditeur)

Attention:

Envoi d'un fichier numérique

Une fois le fichier numérique créé, celui-ci doit être envoyé à ArboVitale. Si ArboVitale vous a autorisé à livrer les fichiers de manière numérique, vous recevez des instructions relatives à l'envoi numérique.