Envoi en masse de factures via l'assistant Output

L'assistant Output vous permet d'envoyer en masse des factures sur la base d'une sélection. Chaque facture est fournie de la manière que préfère la relation de vente : par e-mail ou impression.Profit envoie également automatiquement par e-mail les factures aux relations de vente qui ont précisé ce mode d'envoi comme préférentiel.

Dans l'assistant Output, vous pouvez indiquer si vous voulez imprimer/envoyer par e-mail uniquement les lignes non traitées ou toute la sélection. Après avoir exécuté l'assistant Output, les lignes sont toujours "Entièrement traitées".

Si vous voulez utiliser cette fonction dans son intégralité, vous devez d'abord configurer la préférence de mode d'envoi par relation, les paramètres d'e-mail et, éventuellement, les lay-outs de saisie et les affichages.

Si vous voulez également envoyer par e-mail des notes de crédit via l’assistant Output, vous devez l'avoir autorisé dans les paramètres.

Envoi en masse de factures via l'assistant Output :

1. Allez vers :
   • Gestion commerciale / Processus vente / Facture
   • Abonnements / Facturation / Factures pro-forma
   • Projets / Facturation / Factures
   • CRM / Gestion des cours / Facturation / Factures.
2. Sélectionnez la ou les ligne(s) :
   1. Cliquez sur : Sélectionner.
   2. Sélectionnez Sélectionner les lignes (Ctrl+S).

      

   3. Cochez les lignes une par une (ou cliquez sur Ctrl+A pour sélectionner toutes les lignes en même temps).
3.  Cliquez sur l'action : Output.
4. Sélectionnez éventuellement la case à cocher Traiter uniquement les factures pas encore traitées. afin de traiter les lignes qui n'ont pas encore été imprimées/envoyées par e-mail.

   Attention: 

   Normalement, une facture est entièrement traitée lorsqu’elle est envoyée selon la méthode qui est paramétrée pour la relation dans Mode d'envoi préférentiel.

5. Sélectionnez éventuellement une autre imprimante.
6. Sélectionnez éventuellement un autre bac d’imprimante.
7. Cochez Sauvegarder dans dossier si vous voulez sauvegarder les rapports envoyés dans le dossier de la ou des relations.
8. Sélectionnez dans Tri une autre façon de trier les impressions, si vous voulez trier différemment.
9. Cochez Décroissant si vous ne souhaitez pas trier les impressions dans un ordre croissant.
10. Cliquez sur : Suivant.

    Vous voyez maintenant un aperçu des lignes fournies et de leur mode d'envoi. Cette étape n'existe pas si vous utilisez la file d'attente et vous n'avez pas la possibilité d'afficher un aperçu avant impression.

    1. Sélectionnez une ligne ayant comme mode d’envoi Imprimer et cliquez sur l'action Exemple si vous voulez voir à quoi ressemble le rapport
    2. Sélectionnez une ligne ayant comme mode d’envoi Envoyer par e-mail et cliquez sur l’action Exemple e-mail.
    3. Fermez l’exemple.
11. Cliquez sur : Terminer.
12. Cliquez sur : OK dans le message indiquant que le traitement est prêt.

    Dans l'affichage, vous voyez que les cases à cocher des champs Imprimé, DossierEnvoyé par courrier électronique et Entièrement intégr. (entièrement traité) sont sélectionnées si vous avez ajouté ces champs à l'affichage et selon la distribution que vous avez effectuée.

    Attention:

    Profitplacez cette tâche dans la file d'attente. Vous pouvez continuer à travailler pendant que la tâche est réalisée dans la file d'attente. Pour la plupart des rapports, vous devez achever la tâche d'impression pour imprimer le rapport.

    Si le rapport ne s'imprime pas, regardez d’abord si vous ne devez pas encore achever la tâche.