Approbation et clôture de coût réel (Profit Projets)

Si les paramètres du projet le prévoient ainsi, vous devez approuver en vue d’un traitement ultérieur toutes les heures et unités, ainsi que tout le matériel et toutes les factures d’achat saisis dans le coût réel. Dans le cas contraire, Profit approuve et clôture automatiquement les lignes de coût réel directement après la saisie.

En clôturant des lignes, vous les rendez facturables. Vous pouvez approuver et/ou clôturer les lignes une par une ou par groupe de plusieurs lignes.

En tant que responsable, vous approuvez les lignes de coût réel si vous le jugez bon :

  • Vous ne pouvez plus modifier ou supprimer les lignes approuvées, à moins d’en annuler d’abord l’approbation avec annuler l’approbation.
  • Lors de l’approbation, Profit met à jour les soldes de congés si les lignes de coût réel donnent droit à des congés ou si les lignes de coût réel se rapportent à des heures de récupération. Cela ne s’effectue que si c’est ce qui a été défini sous le type de congé.

Attention:

Vous pouvez autoriser les actions Approuver, Annuler l'approbation, Clôturer et Annuler la déclaration en raison de la séparation de fonction. Vous configurez cela via l'action d'autorisation.

Vous pouvez exécuter ces actions aussi bien dans Profit Windows que dans InSite. L'action d'autorisation que vous configurez pour Profit Windows s'applique également à InSite.

Attention:

Si vous ne disposez pas de Profit Projets, l’approbation s'effectue via le menu de Profit HRM. Lisez dans ce cas le sujet Approuver les déclarations (sans Profit Projets).

Vidéo
Approbation et clôture d’un coût réel avec Profit Windows

Vous pouvez exécuter séparément les étapes d’approbation et de clôture, mais vous pouvez aussi les combiner. Si vous clôturez une ligne non approuvée, Profit l’approuve et la clôture en même temps. Ce n’est possible que si vous êtes autorisé aussi bien à approuver qu’à clôturer.

Profit fournit par défaut les affichages suivants :

  • Calcul des coûts réels (à approuver) : cet affichage comporte toutes les lignes restant à approuver.
  • Calcul des coûts réels (à déclarer) : cet affichage comporte toutes les lignes restant à clôturer, y compris les lignes qui doivent encore être approuvées.
  • Accorder calcul a posteriori : cet affichage comporte toutes les lignes qui ne sont pas encore facturées.
  • Calcul des coûts réels (non facturés) : dans cet affichage, vous voyez le statut de chaque ligne dans les colonnes Approuvé et Clôturé. Vous voyez en outre les employés qui ont approuvé ou clôturé les lignes.

Dans la procédure ci-dessous figurent les affichages que vous pouvez utiliser.

Approuver des coûts réels via Profit Windows :

  1. Allez vers : Projets / Coût réel / Accorder coût réel.
  2. Ouvrir l'affichage : Calcul des coûts réels (à approuver).  

    Cet affichage comporte toutes les lignes de coût réel qui ne sont pas encore clôturées. Vous pouvez modifier l’affichage des colonnes sur cet écran.

  3. Configurez un filtre si vous voulez, par exemple, sélectionner toutes les saisies d’un employé ou d’un projet donné.
  4. Cliquez sur l'action : Ouvrir une pièce jointe si vous voulez consulter une pièce jointe liée de la ligne de saisie sélectionnée.

    Vous pouvez voir si une ligne de saisie comporte une pièce jointe (telle qu’un bordereau d’heures, un ticket de caisse, etc.) lorsque la case à cocher de la colonne Pièce jointe est sélectionnée. Si votre affichage ne comporte pas cette colonne, vous pouvez l’ajouter en modifiant cet affichage.

  5. Appuyez sur Ctrl+S si la colonne avec les cases à cocher ne figure pas dans l’affichage.
  6. Double-cliquez sur la ligne de coût réel si vous voulez ouvrir la saisie de coût réel et la modifier.

  7. Sélectionnez les lignes à approuver. Appuyez sur Ctrl+A pour sélectionner toutes les lignes à la fois.
  8. Cliquez sur l'action : Approuver.

    Si vous utilisez l’affichage Calcul des coûts réels (à approuver), Profit l’actualise directement. Les lignes que vous venez d’approuver ne sont plus affichées. La case à cocher est sélectionnée dans cette ligne Ligne accordée et le nom de l’utilisateur qui a exécuté l’approbation est affiché.

Clôturer un coût réel avec Profit Windows :

  1. Allez vers : Projets / Coût réel / Accorder coût réel
  2. Ouvrir l'affichage : Calcul des coûts réels (à déclarer).

    Cet affichage comporte toutes les lignes restant à clôturer, y compris celles que vous devez encore approuver.

    Pour les lignes approuvées, Profit affiche l’employé qui a approuvé la ligne dans la colonne Accordé par.

  3. Cochez les lignes une par une ou appuyez sur CTRL+A pour sélectionner toutes les lignes.
  4. Cliquez sur l'action : Clôturer.
  5. Confirmez la clôture des lignes sélectionnées.

Approuver et clôturer en même temps un coût réel avec Profit Windows :

  1. Allez vers :  Projets / Coût réel / Accorder coût réel.
  2. Ouvrir l'affichage :  Calcul des coûts réels (à approuver).  

    Cet affichage comporte toutes les lignes de coût réel qui ne sont pas encore clôturées. Vous pouvez modifier l’affichage des colonnes.

  3. Configurez un filtre.
  4. Sélectionnez les lignes à approuver. Appuyez sur Ctrl+A pour sélectionner toutes les lignes à la fois.
  5. Cliquez sur l'action :  Clôturer.

    Confirmez la clôture des lignes sélectionnées. Les lignes que vous venez d’approuver et de clôturer n’apparaissent plus.