Configuration de la relation d'achat pour l'Offre d'achat
Les relations d'achat doivent être configurées correctement pour la communication via e-mail et/ou OutSite.
La relation d'achat doit avoir une personne de contact. La personne de contact doit avoir une adresse e-mail professionnelle afin de pouvoir recevoir les e-mails (invitation à faire une offre, etc.).
Conditions supplémentaires si vous utilisez également OutSite :
- La personne de contact doit disposer d'un accès au portail et du rôle d'autorisation approprié pour consulter et envoyer des messages via OutSite.
- La personne de contact doit être configurée comme personne de contact préférentielle générale ou comme personne de contact spécifique pour les offres d'achat.
- L'un des modes d'envoi doit être configuré sur 'e-mail' pour la communication relative aux offres d'achat.
Ajouter une personne de contact au niveau de la relation d'achat :
- Allez vers :
- Comptabilité / Fournisseur / Fournisseur
- CRM / Organisat./personne / Relation d'achat
- Gestion commerciale / Achat / Relation d'achat.
- Ouvrez la relation d'achat.
- Accédez à l'onglet : Contacts.
- Ajoutez une nouvelle personne de contact si aucune personne n'a encore été définie.
Ou vérifiez la personne de contact existante pour vous assurez qu'elle comporte les données correctes, à savoir :
- Une adresse e-mail professionnelle
- Un accès au portail
- Le ou les rôles d'autorisation : Medewerker klantportal et/ou Beheerder klantportal.
Cet aspect est également important lorsque vous utilisez les workflows pour la demande d'offre. Dans le workflow Demande d'offre, la tâche Pour évaluation est en effet destinée à 'Employé portail client + Personne (utilisateur de portail)'.
- Mot de passe
Vous avez deux possibilités en ce qui concerne les nouvelles personnes de contact qui ne disposent pas encore de mot de passe.
- Configurez-le en tant que gestionnaire des applications dans l'outil Autorisation au niveau de la nouvelle personne de contact/du nouvel utilisateur de portail et informez-en la personne de contact.
- Et/ou laissez la nouvelle personne de contact sur OutSite demander un nouveau mot de passe lors de la connexion.
- Accédez à l'onglet : Généralités si vous souhaitez configurer la personne de contact comme personne de contact préférentielle pour toute la communication :
- Sélectionnez l'une des options d'e-mail sous Mode d'envoi préférentiel.
- Sélectionnez la personne de contact que vous venez de configurer dans Contact.
ou
- Accédez à l'onglet : Numérique si vous souhaitez configurer la personne de contact spécifiquement pour la communication relative aux offres d'achat :
- Cliquez sur : Créer.
- Sélectionnez Demande d'offre d'achat dans Source distribution.
- Sélectionnez l'une des options d'e-mail sous Mode d'envoi.
- Sélectionnez la personne de contact dans Contact.
- Enregistrez les modifications.
- Faites de même pour toutes les relations d'achat auxquelles vous souhaitez envoyer une demande d'offre d'achat.
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