Configuration de la relation d'achat pour l'Offre d'achat

Les relations d'achat doivent être configurées correctement pour la communication via e-mail et/ou OutSite.

La relation d'achat doit avoir une personne de contact. La personne de contact doit avoir une adresse e-mail professionnelle afin de pouvoir recevoir les e-mails (invitation à faire une offre, etc.).

Conditions supplémentaires si vous utilisez également OutSite :

• La personne de contact doit disposer d'un accès au portail et du rôle d'autorisation approprié pour consulter et envoyer des messages via OutSite.
• La personne de contact doit être configurée comme personne de contact préférentielle générale ou comme personne de contact spécifique pour les offres d'achat.
• L'un des modes d'envoi doit être configuré sur 'e-mail' pour la communication relative aux offres d'achat.

Ajouter une personne de contact au niveau de la relation d'achat :

1.  Allez vers :
   • Comptabilité / Fournisseur / Fournisseur
   • CRM / Organisat./personne / Relation d'achat
   • Gestion commerciale / Achat / Relation d'achat.
2. Ouvrez la relation d'achat.
3. Accédez à l'onglet : Contacts.
4. Ajoutez une nouvelle personne de contact si aucune personne n'a encore été définie.

   Ou vérifiez la personne de contact existante pour vous assurez qu'elle comporte les données correctes, à savoir :

   • Une adresse e-mail professionnelle
   • Un accès au portail
   • Le ou les rôles d'autorisation : Medewerker klantportal et/ou Beheerder klantportal.

     Cet aspect est également important lorsque vous utilisez les workflows pour la demande d'offre. Dans le workflow Demande d'offre, la tâche Pour évaluation est en effet destinée à 'Employé portail client + Personne (utilisateur de portail)'.

   • Mot de passe

     Vous avez deux possibilités en ce qui concerne les nouvelles personnes de contact qui ne disposent pas encore de mot de passe.

     - Configurez-le en tant que gestionnaire des applications dans l'outil Autorisation au niveau de la nouvelle personne de contact/du nouvel utilisateur de portail et informez-en la personne de contact.

     - Et/ou laissez la nouvelle personne de contact sur OutSite demander un nouveau mot de passe lors de la connexion.

5. Accédez à l'onglet : Généralités si vous souhaitez configurer la personne de contact comme personne de contact préférentielle pour toute la communication :
   1. Sélectionnez l'une des options d'e-mail sous Mode d'envoi préférentiel.
   2. Sélectionnez la personne de contact que vous venez de configurer dans Contact.

   ou

6. Accédez à l'onglet : Numérique si vous souhaitez configurer la personne de contact spécifiquement pour la communication relative aux offres d'achat :
   1. Cliquez sur : Créer.
   2. Sélectionnez Demande d'offre d'achat dans Source distribution.
   3. Sélectionnez l'une des options d'e-mail sous Mode d'envoi.
   4. Sélectionnez la personne de contact dans Contact.
7. Enregistrez les modifications.
8. Faites de même pour toutes les relations d'achat auxquelles vous souhaitez envoyer une demande d'offre d'achat.