Facturation pro forma
Si vous voulez facturer à vos commanditaires les coûts saisis au coût réel (heures, unités et articles) "sur une base de régie", c’est-à-dire si vous voulez les reprendre un par un du coût réel vers les factures de projet, vous avez la faculté d’intégrer une possibilité de contrôle supplémentaire dans ce processus : l’ajout de factures pro forma.
Description
L’établissement de factures pro forma est une étape supplémentaire dans le processus de facturation. Avant que vous ne facturiez les lignes de coût réel, vous les proposez d’abord en tant que factures pro forma. Vous pouvez contrôler et modifier cette facture pro forma.
Les factures pro forma sont notamment pratiques lorsque vous établissez plusieurs factures pour un projet.
Avec les factures pro forma, vous pouvez agir sur les montants à facturer. Vous pouvez transférer des montants vers une facture ultérieure ou décider de ne pas facturer certains montants ("Retirer").
A partir des lignes de coût réel sont d’abord générées des lignes préparées pour les factures pro forma. Vous ne pouvez alors plus modifier les lignes de coût réel. Ensuite sont générées les lignes de facture pro forma.
S’il n’y en a pas encore, une facture pro forma est ajoutée pour ces lignes. S’il existe pour la relation de vente une facture pro forma qui n’a pas encore été totalement traitée, les lignes préparées sont ajoutées à cette facture pro forma. Lors de la génération de la facture pro forma, il est tenu compte des paramètres de facturation, dans lesquels vous pouvez indiquer que la facture doit comporter des lignes "agrégées". Si c’est ce que vous choisissez, les lignes sont également agrégées dans la facture pro forma.
Le processus de déclaration se présente comme suit :
Préparation
- Configurer la facturation pro forma
Lors de la configuration de la facturation de concept, vous spécifiez des paramètres pour la facturation de concept et les lay-outs de saisie et saisissez les données de base.
Méthode
- Ajouter des factures pro forma
Après la clôture des lignes de coût réel, vous pouvez ajouter manuellement des factures pro forma.
- Modifier des factures pro forma
Lors du traitement d’une facture pro forma, vous pouvez toujours modifier les lignes de détail, à condition qu’elles ne soient pas agrégées. Si toutefois les lignes sont agrégées, lors de la modification des lignes, le total des lignes de détail reste toujours égal à la ligne agrégée.
- Evaluer des factures pro forma
Dans l’affichage des factures pro forma que vous ouvrez avec Projets / Facturation / Concepts, vous pouvez évaluer les factures pro forma d’après les statuts.
- Imprimer des factures pro forma
Vous pouvez imprimer et/ou envoyer par e-mail les factures pro forma.
- Libérer des factures pro forma pour la facturation
Vous pouvez libérer une facture pro forma directement pour la facturation. Le statut est alors changé de Non facturable en Facturable.
- Bloquer des factures pro forma pour la facturation
Vous pouvez replacer une facture pro forma libérée sous le statut Non facturable.
- Reporter des factures pro forma pour la facturation
Vous pouvez transférer (reporter) les factures pro forma non encore facturables vers une période ultérieure, afin qu’elles ne soient facturées qu’au cours d’une période ultérieure.
- Traiter des factures pro forma ouvertes
Vous pouvez traiter les factures pro forma ouvertes lorsque toutes les lignes sont sur Traiter. C’est ce que vous faites, par exemple, pour les factures pro forma ouvertes des relations de vente qui ne sont plus clients.
- Générer des factures de projet
Vous pouvez facturer les factures pro forma ayant le statut "Facturable".