AFAS Pocket inrichten voor Organisaties, personen en dossier

Deze pagina beschrijft de inrichting van organisaties, personen en contactpersonen en het dossier.

Let op:

Wijzigingen in de instellingen of profielen (in Algemeen / AFAS Pocket / Instellingen) worden niet direct zichtbaar in actieve AFAS Pocket-sessies. Een Pocket-gebruiker kan direct beschikken over de nieuwe instellingen in AFAS Pocket via Instellingen / Ververs configuratie. Als beheerder kun je dit 'pushen' via Algemeen / AFAS Pocket / Gebruikers, tabblad Toegang, actie Ververs configuratie.

Als een gebruiker een AFAS Pocket-sessie start nadat een wijziging in Profit is doorgevoerd, is deze wel direct zichtbaar in AFAS Pocket.

Beheerder autoriseren

Je autoriseert de beheerder voor de functies en tabbladen die op deze pagina genoemd worden.

Beheerder autoriseren:

De standaard gebruikersgroep Functioneel applicatiebeheer heeft toegang tot alle functies en tabbladen voor het beheer van AFAS Pocket. Gebruik je een andere gebruikersgroep, volg dan de stappen hieronder.

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
2. Ga naar het tabblad: Onderhoud groepen.
3. Selecteer de gebruikersgroep met de applicatie- of procesbeheerders van de Pocket app.
4. Ga naar het tabblad: Menu.
5. Vink de te autoriseren menukeuzen aan:
   • Algemeen / AFAS Pocket / Instellingen
6. Ga naar het tabblad: Autorisatie.
7. Autoriseer de tabbladen:

   

8. Sluit de Autorisatie tool. Je hoeft de omgeving niet opnieuw te openen.

Organisaties, contactpersonen en personen

Je kunt organisaties, personen en contactpersonen raadplegen en aanmaken via Pocket. Zorg dat je eerst de basisinrichting gedaan hebt.

Overgang naar Profit 3:

• De onderstaande beschrijving geldt vanaf Profit 3 in combinatie met Pocket-versie 2.18.
• In Profit 2 kan een gebruiker contactpersonen toevoegen, door de gebruiker in de Autorisatie tool te autoriseren voor het Pocket-onderdeel Contacten.

Aandachtspunten Profit 3:

• Als je de onderstaande stappen hebt uitgevoerd, dan heeft de Pocket-gebruiker twee menu-items in Pocket, namelijk Organisaties en Contactpersonen. Het menu-item Contactpersonen is voor zowel contactpersonen als personen die geen contactpersoon zijn.

  

• De filterautorisatie op personen en organisaties geldt ook in Pocket. Zie hieronder bij Autorisatie inrichten.
• De gebruiker kan organisaties, contactpersonen en personen toevoegen of wijzigen, als hij rechten heeft op de betreffende aanmaakprofielen. Zie hieronder voor het koppelen van deze aanmaakprofielen.
• De gebruiker ziet vrije velden bij een organisatie of persoon op het tabblad Extra in Pocket. Hier zie je veldgroepen die overeenkomen met de vrije tabbladen voor InSite. De autorisatie van de InSite-tabbladen geldt ook in Pocket.

  Uitgebreid voorbeeld van de vrije inrichting

  Je hebt in Algemeen / Beheer / Management tool twee InSite-tabbladen ingericht, namelijk Account en Cursus on site.

  

  In Pocket zie je de InSite-tabbladen als veldgroepen op het tabblad Extra.

  

• Je kunt geen nieuwe bankrekening bij een organisatie/persoon aanmaken in Pocket, dit kan alleen in Profit of InSite.

Inrichting Profit 3:

1. Ga naar: Algemeen / AFAS Pocket / Instellingen.
2. Ga naar het tabblad: CRM-instellingen.

   Hier zie je de standaard zoekweergaven die in Pocket gebruikt worden.

3. Als je een eigen zoekweergave wilt toevoegen, klik je op Toon.

   Houd er rekening mee dat alleen de eerste vier velden van de weergave in Pocket gebruikt worden. De gebruiker kan ook zoeken in deze vier velden. Je kunt ook vrije velden toevoegen aan de weergave.

   

   Na het aanmaken van een eigen weergave koppel je deze in de instellingen.

4. Ga naar het tabblad: CRM-profielen.
5. Koppel de profielen die je wilt gebruiken voor het aanmaken van organisaties, personen en contactpersonen. Per type kun je één profiel koppelen en dit profiel wordt altijd gebruikt. Dubbelklik op een gekoppeld profiel als je de eigenschappen van het profiel wilt wijzigen.

   De gekoppelde aanmaakprofielen worden ook gebruikt voor het wijzigen van gegevens.

Autorisatie inrichten:

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
2. Ga naar het tabblad: Onderhoud filters.
3. Onder CRM / Organisaties en personen richt je de filters in. Dit is een essentiële stap om ervoor te zorgen dat Pocket-gebruikers alleen de organisaties en personen zien die ze mogen zien. Voor meer informatie, zie Organisaties en personen autoriseren.
4. Ga naar het tabblad: Onderhoud groepen.
5. Selecteer de gebruikersgroep waarvan de leden rechten moeten krijgen op de menu-items Organisaties en personen in Pocket.
6. Ga naar het tabblad: Pocket.
7. Autoriseer het onderdeel Contacten.

Dossier

Gebruikers kunnen dossieritems insturen via AFAS Pocket, als je het onderstaande hebt ingericht.

Als je dit hebt ingericht, hebben gebruikers in AFAS Pocket een menukeuze voor het aanmaken van dossieritems. Als je dit niet hebt ingericht, wordt de menukeuze niet getoond.

Deze functionaliteit is ook beschikbaar als je InSite niet gebruikt. Als je InSite wel gebruikt, werkt de autorisatie op het aanmaken en tonen van dossieritems ook door in AFAS Pocket.

Insturen dossieritems inrichten:

1. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Profiel.
2. Maak een aanmaakprofiel aan voor elk type dossieritem waarvoor dossieritems mogen worden ingestuurd via AFAS Pocket. Je kunt ook bestaande InSite-profielen gebruiken.
3. Autoriseer de functionaliteit:
   1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
   2. Selecteer de gebruikersgroep.
   3. Ga naar het tabblad Pocket.
   4. Autoriseer het onderdeel Taken om het afhandelen van workflows toe te staan. Pocket-gebruikers zien in Pocket het menu-item Mijn taken.
   5. Autoriseer het onderdeel Dossier toevoegen om het aanmaken van dossieritems (workflows) toe te staan. Pocket-gebruikers zien in Pocket het menu-item Insturen.
4. Ga naar: Algemeen / AFAS Pocket / Instellingen.
5. Ga naar het tabblad Dossierprofielen.
6. Koppel de profielen die gebruikt mogen worden voor het insturen van dossieritems via AFAS Pocket. Je kunt hier alleen 'dossierprofielen' selecteren.
7. De autorisatiefilters op type dossieritem gelden hier ook. Controleer of je deze goed hebt ingericht.

Zie ook:

• Profiel

Dossieritems insturen vanuit de eigenschappen van een organisatie of contact:

Dit is een aanvulling op de bovenstaande stappen.

1. Bij het type dossieritem moet de bestemming Organisatie/persoon minimaal optioneel zijn.
2. Maak een instuurprofiel op basis van het type dossieritem. Insturen via InSite moet mogelijk zijn.
3. Ga naar Algemeen / AFAS Pocket / Instellingen en koppel de instuurprofielen.

Als je in Pocket vanuit eigenschappen organisatie/persoon, tabblad Dossier een nieuw dossieritem instuurt, dan zie je alle gekoppelde aanmaakprofielen waarbij de bestemming Organisatie/persoon is toegestaan.

Eigen dossieritems inrichten via de vrije inrichting

Maak het werken met je eigen workflows nu nog gebruiksvriendelijker door het aanpassen van de indeling zoals je die in Pocket ziet. Dit is mogelijk voor alle eigen typen dossieritem waarop vrije inrichting mogelijk is. Deze functionaliteit is beschikbaar in Profit 3 in combinatie met Pocket 2.18.

Deze functionaliteit bestaat uit twee delen. Als je de vrije inrichting hebt geactiveerd voor een type dossieritem, heb je de volgende mogelijkheden:

1. Standaard tabbladen hernoemen, indelen en verbergen

2. Vrije inrichting tonen in Pocket

Eigen type dossieritem inrichten:

De vrije inrichting van Pocket is een aanvulling op de bovenstaande beschrijving m.b.t. de inrichting van het dossier in Pocket.

1. Richt het vrije type dossieritem in voor InSite.
   • Activeer de vrije inrichting bij het eigen type dossieritem.
   • In de Management tool maak je per type dossieritem de vrije velden aan en je plaatst deze op vrije tabbladen voor InSite. Allleen InSite-tabbladen kunnen zichtbaar worden gemaakt in Pocket.

   Zie: Vrije inrichting dossier.

2. Ga naar: Algemeen / AFAS Pocket / Instellingen.
3. Ga naar het tabblad: Vrije inrichting.
4. Dubbelklik op: Vrije typen dossieritems.
5. Klik op: Nieuw.
6. Vink het type dossieritem aan en klik op Voltooien.

   

7. Dubbelklik op het type dossieritem.
8. Als je de vrije inrichting van het type dossieritem nog wilt wijzigen, dan doe je dit via de actie Management tool dossier.
9. Klik op de actie Onderhouden om te bepalen welke tabbladen je wilt zien in Pocket.

   Je kunt ook tabbladen weghalen, zoals Actielog in het onderstaande voorbeeld. Het tabblad Algemeen kun je niet weghalen.

   

10. Dubbelklik op een tabblad om dit te bewerken. Je hebt de volgende mogelijkheden:
    • Omschrijving van een tabblad aanpassen.
    • Bepalen welke onderdelen op het tabblad getoond worden. Je kunt InSite-tabbladen (toegevoegd in de Management tool), ook toevoegen als pagina-onderdelen.

    

11. Klik op Nieuw om een eigen tabblad aan te maken. Je kunt maximaal drie eigen tabbladen aanmaken.
    • Vul een omschrijving in voor het tabblad.
    • Bepaal welke onderdelen op het tabblad getoond moeten worden. Je kunt ook InSite-tabbladen opnemen als onderdeel op een tabblad.