thumb_up
thumb_down
link
Copy link
Copied

AFAS Pocket inrichten (snelle stappen om te starten)

Je richt AFAS Pocket per omgeving in en je bepaalt welke gebruikers AFAS Pocket mogen gebruiken. Ook bepaal je welke onderdelen van AFAS Pocket je gaat gebruiken.

Gebruik dit onderwerp om snel 'up and running' te zijn met Pocket. Richt daarna de overige onderdelen in om het maximale profijt van Pocket te hebben.

Let op:

Wijzigingen in de inrichting worden niet direct zichtbaar in actieve AFAS Pocket-sessies. Om direct te beschikken over de nieuwe instellingen in AFAS Pocket kies je Instellingen / Ververs configuratie. Als beheerder kun je dit 'pushen via Algemeen / AFAS Pocket / Gebruikers, tabblad Toegang, actie Ververs configuratie.

Als een gebruiker een actieve AFAS Pocket-sessie start nadat een wijziging in Profit Windows is doorgevoerd, is deze wel direct zichtbaar in AFAS Pocket.

Inhoud

Beheerder autoriseren

Je autoriseert de beheerder voor het onderhouden van de app connector.

Beheerder autoriseren:

De standaard gebruikersgroep Functioneel applicatiebeheer heeft toegang tot alle functies en tabbladen voor het beheer van AFAS Pocket. Gebruik je een andere groep, volg dan de stappen hieronder.

  1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
  2. Ga naar het tabblad: Onderhoud groepen.
  3. Selecteer de gebruikersgroep met de applicatie- of procesbeheerders van de Pocket app.
  4. Ga naar het tabblad: Menu.
  5. Vink de te autoriseren menukeuzen aan:
    • Algemeen / AFAS Pocket / Instellingen
    • Algemeen / AFAS Pocket / Gebruikers
  6. Ga naar het tabblad: Autorisatie.
  7. Autoriseer de tabbladen:

  8. Sluit de Autorisatie tool. Je hoeft de omgeving niet opnieuw te openen.
Gebruikers autoriseren

Je voegt een aparte gebruikersgroep toe voor gebruikers die de AFAS Pocket mogen gebruiken. Plaats de betreffende gebruikers in de groep.

Filterautorisatie (bijvoorbeeld op personen of organisaties) is altijd van toepassing.

Let op:

Er is onderscheid tussen gebruikers die aan een medewerker met een lopend dienstverband gekoppeld zijn en gebruikers die niet gekoppeld zijn. Als een gebruiker gekoppeld is aan een medewerker, kan hij ook ESS-functionaliteit gebruiken, zoals loonstroken raadplegen en verlof aanvragen.

Voor gebruikers die niet gekoppeld zijn aan een medewerker, worden alleen de volgende onderdelen getoond, mits deze geactiveerd zijn: Mijn taken (workflows), Signalen, Nieuws, Berichten, Contacten, Mijn Profiel, Instellingen.

Gebruikers autoriseren:

  1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
  2. Ga naar het tabblad: Onderhoud groepen.
  3. Selecteer de gebruikersgroep.
  4. Ga naar het tabblad: Gebruikers in groep.
  5. Vink Alleen geselecteerde items tonen uit.
  6. Vink de gebruikers aan die je in de groep wilt plaatsen.

    App_AFAS Pocket autorisatie (groep)

  7. Controleer per gebruiker of de eigenschappen correct zijn vastgelegd:
    1. Ga naar het tabblad: Onderhoud gebruikers.
    2. Open de eigenschappen van de gebruiker.
    3. Het e-mailadres van de gebruiker moet gevuld zijn.

    4. Ga naar het tabblad: Applicaties.
    5. Minimaal één van de applicaties moet zijn aangevinkt, anders heeft de gebruiker geen toegang tot de connector app.
  8. Bepaal de autorisatie per gebruikersgroep (dit kan niet per gebruiker, alleen per gebruikersgroep):
    1. Ga naar het tabblad Gebruikersgroep.
    2. Selecteer een gebruikersgroep.
    3. Vink de gewenste onderdelen aan op het tabblad Pocket.

    App_AFAS Pocket autorisatie (groep)

  9. Sluit de Autorisatie tool. Je hoeft de omgeving niet opnieuw te openen.

Filterautorisatie

  • De filterautorisatie op organisaties/personen en dossieritems werkt door in AFAS Pocket.
  • De filterautorisatie op medewerkers werkt door in de Ziekte manager in AFAS Pocket.
  • AFAS Pocket houdt bij het boeken van uren rekening met geldigheidscombinaties.
  • Bij de instellingen van Wie is wie bepaal je welke medewerkers zichtbaar zijn in AFAS Pocket en welke velden getoond worden.

Zie ook:

Pocket App deblokkeren en inrichten

Je moet de app activeren in elke omgeving die via AFAS Pocket benaderd mag worden.

Het kan voorkomen dat instellingen die in Profit Windows gewijzigd worden, niet direct doorwerken in AFAS Pocket. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren als je de instellingen van een verlofsoort aanpast. Om direct te beschikken over de nieuwe instellingen in AFAS Pocket kies je Instellingen / Ververs configuratie. Dit kan handig zijn bij het testen van AFAS Pocket.

Pocket app inrichten:

  1. Ga naar: Algemeen / AFAS Pocket / Instellingen.
  2. Selecteer de gebruikersgroep waarvan de gebruikers AFAS Pocket mogen gebruiken.

    Andere belangrijke instellingen:

    • Selecteer het type verlof waarop de medewerkers verlof boeken. Selecteer altijd een type samengesteld verlof.
    • Selecteer de kostensoort waarop reiskosten geboekt worden.
    • Als je Google-locatiegegevens in AFAS Pocket wilt gebruiken, maak je een Google Maps API Key aan.

      Bekijk de regels voor het aantal aanroepen via de Google Maps API Key.

    • De reisafstand wordt bepaald op basis van de snelste of kortste route. Bepaal zelf de gewenste berekeningsmethode in de app connector. Deze methode geldt voor alle gebruikers. De snelste route hoeft niet de kortste route te zijn! Hierdoor kan het voorkomen dat er meer kilometers worden gedeclareerd dan dat er daadwerkelijk zijn gereden. Als het veld Snelste route is aangevinkt, dan wordt op basis van Google Maps zonder verkeersdrukte de snelste route berekend. Als het veld Snelste route is uitgevinkt, dan wordt op basis van Google Maps zonder verkeersdrukte de kortste route berekend.
    • Vink Intern en externe omschrijving tonen aan, als je deze omschrijvingen wilt tonen bij het boeken van uren.

Nieuw in Profit 11

  • Bepaal of gebruikers hun eigen uren mogen accorderen.

Pocket app activeren:

Voer deze stappen alleen uit als je de AFAS Pocket wilt vrijgeven voor de gebruikers.

  1. Ga naar het tabblad: Algemeen.
  2. Vink Geblokkeerd uit.
  3. Ga naar het tabblad Omgevingssleutel.
  4. Klik op: Genereer (achter Externe sleutel). Je verstrekt deze sleutel aan gebruikers die AFAS Pocket gaan gebruiken.

    Je kunt het je gebruikers makkelijk maken door een activatiemail met een QR-code aan te bieden.

    Let op:

    Als je al een externe sleutel hebt en je genereert een nieuwe externe sleutel, dan vervalt de oude externe sleutel. Hierna kunnen je gebruikers AFAS Pocket niet meer gebruiken. Je moet eerst de nieuwe externe sleutel aan de gebruikers verstrekken en elke gebruiker moet zich opnieuw registreren.

    Let op:

    Bij AFAS Online geldt het volgende. Als je in een kopie-omgeving de omgevingssleutel van de app connector wist, zal de omgevingssleutel van de live-omgeving blijven bestaan. Hierdoor kunnen gebruikers gewoon verder werden met AFAS Pocket, want AFAS Pocket blijft gekoppeld aan de live-omgeving.In de kopie-omgeving kun je voor AFAS Pocket een andere omgevingssleutel genereren.

InSite-hoofdsite vastleggen:

Gebruikers van de Pocket App kunnen nog te lezen documenten inzien, eventueel reacties toevoegen en documenten accorderen. Voor dit onderdeel moet je moet de InSite-hoofdsite vastleggen. Doe dit zo snel mogelijk, anders krijgen gebruikers van de Pocket App de melding Geen reeds gepubliceerde Insite gekoppeld aan de Pocket App.

  1. Ga naar: Algemeen / Omgeving / Beheer / Eigenschappen.
  2. Ga naar het tabblad: Algemeen.
  3. Selecteer de site bij InSite hoofdsite.

Gebruikers uitnodigen voor AFAS Pocket

Je kunt een gebruiker via een e-mailbericht uitnodigen voor AFAS Pocket. Bepaal eerst de inhoud van het bericht door een berichtjabloon in te richten. Daarna kun je de uitnodigingen versturen.

Voor het versturen van e-mailberichten moet de e-mailserver in de Profit-omgeving ingesteld zijn en goed werken.

Berichtsjabloon inrichten:

  1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Bericht / Berichtsjabloon.
  2. Maak een kopie van Bericht AFAS Pocket uitnodiging (Pocket) en richt deze in.

    Je kunt een gebruiker een QR-code aanbieden. De gebruiker kan via AFAS Pocket de QR-code inlezen en hoeft de externe sleutel niet handmatig in te vullen. Als de gebruiker de uitnodiging via zijn smartphone ontvangt, kan hij direct op de QR-code tikken en AFAS Pocket wordt geopend.

    De QR-code is standaard opgenomen in de berichtsjabloon.

  3. Ga naar: Algemeen / AFAS Pocket / Instellingen.
  4. Ga naar het tabblad Sjablonen.
  5. Koppel de berichtsjabloon.

Zie ook:

Berichten versturen:

  1. Ga naar: Algemeen / AFAS Pocket / Gebruikers.
  2. Ga naar het tabblad: Toegang.

    Je ziet alle gebruikers van de gebruikersgroep die gekoppeld is aan AFAS Pocket (in Algemeen / AFAS Pocket / Instellingen, tabblad Algemeen).

  3. Filter eventueel in de kolom Status en E-mail.
  4. Vink de gebruikers aan die je wilt uitnodigen. Deze gebruikers moeten een e-mailadres hebben.

  5. Klik op de actie Verstuur uitnodiging.
Uitnodigen bij indienst melden

In het indienstprofiel is onder de context Medewerker het veld Uitnodigen voor AFAS Pocket beschikbaar gemaakt. Als dit veld is aangevinkt, dan ontvangt de medewerker op de eerste werkdag automatisch een uitnodiging om gebruik te maken van AFAS Pocket. De e-mail die Profit verzendt is op basis van het berichtsjabloon Bericht AFAS Pocket uitnodiging (Profit) en wordt gegenereerd na de geplande taak vernieuwen actuele gegevens.

Voorwaarden voor het verzenden van de uitnodiging zijn:

  • Pocket is ingericht in de omgeving.
  • De medewerker is ook een gebruiker.
  • De gebruiker heeft een e-mailadres
  • De gebruiker is opgenomen in de gebruikersgroep met Pocket-gebruikers. Het is aan te raden deze groep te vullen op basis van een selectie.

Voor het versturen van e-mailberichten moet de e-mailserver in de Profit-omgeving ingesteld zijn en goed werken.

Activatiemail instellen

Als een gebruiker AFAS Pocket heeft geïnstalleerd, moet hij zich eenmalig aanmelden. Bij het aanmeldproces ontvangt hij een activatiemail. Je kunt de inhoud van de activatiemail zelf bepalen via een berichtsjabloon.

Voor het versturen van e-mailberichten moet de e-mailserver in de Profit-omgeving ingesteld zijn en goed werken.

Berichtsjabloon inrichten:

  1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Bericht / Berichtsjabloon.
  2. Maak een kopie van Bericht AFAS Pocket activatie (Profit) en richt deze in.
  3. Ga naar: Algemeen / AFAS Pocket / Instellingen.
  4. Ga naar het tabblad Sjablonen.
  5. Koppel de berichtsjabloon.

Zie ook:

Gebruikerstaal

De gebruiker bepaalt in de instellingen van AFAS Pocket in welke taal hij de app gebruikt. Dit geldt alleen voor door AFAS ondersteunde talen.

Bij het aanmaken van een verlofboeking kan de gebruiker de Reden verlof in zijn eigen taal selecteren en bij het aanmaken van een verzuimboeking kan de gebruiker de Reden verzuim in zijn eigen taal selecteren.

Let op:

Het veld Reden verzuim is niet meer beschikbaar. De gebruiker kan het soort verzuim selecteren, deze tabel hoef je niet zelf te vertalen.

Acties beheerder:

De beheerder moet in Profit de juiste vertalingen toevoegen aan de vrije tabellen Reden verlof en Reden verzuim.

De tabel Type verlof kan niet worden vertaald, deze staat altijd in de basistaal. AFAS kan deze tabel niet in een vrije tabel omzetten. Als je meerdere talen gebruikt, moet je zelf bepalen wat de beste keuze is m.b.t. deze tabel.

Direct naar

  1. AFAS Pocket inrichten
  2. Declaraties inrichten
  3. Kostensoort toevoegen voor kilometerregistratie (reiskosten)
  4. Workflows inrichten
  5. Nacalculatie projecten inrichten
  6. Snel inrichten
  7. Aanvullende inrichten van specifieke onderdelen
  8. Aanvullende inrichting voor FLEX
  9. Gebruikersaccounts (tokens) beheren

Process

Instelling

Work area

Pocket