thumb_up
thumb_down
link
Copy link
Copied
insert_emoticon
lmatfy
Copied

AFAS Pocket inrichten voor HRM

Dit onderwerp heeft betrekking op HRM-onderdelen, zoals declaraties, verlof en verzuim. Zorg dat je eerst de basisinrichting gedaan hebt.

Op deze pagina wordt de inrichting voor de nieuwe onderdelen van Profit 15 toegelicht. Voor het beoordelen van verzameldeclaraties is geen inrichting nodig. Voor de nieuwe Agenda-functionaliteit, zie Algemene inrichting van Pocket.

Als je verlof, verzuim of declaraties wilt gebruiken, moet je de relevante workflows inrichten. Hiervoor worden de meegeleverde workflows gebruikt. Je herkent meegeleverde typen dossieritems aan een negatieve code (bijvoorbeeld -5) en de toevoeging (Profit) in de naam.

Inhoud

Direct naar

  1. AFAS Pocket inrichten
Declaratieprofielen inrichten

Je kunt de declaratieprofielen zowel in InSite als in AFAS Pocket gebruiken. Nadat je de declaratieprofielen hebt aangemaakt, bepaal je welke declaratieprofielen in AFAS Pocket mogen gebruikt. Je medewerkers gebruiken deze profielen om declaraties in te sturen via AFAS Pocket.

Met een declaratieprofiel bepaal je zelf welke velden een gebruiker bij een nieuwe declaratie moet vullen, welke velden verplicht zijn, etc. Hiermee voorkom je fouten en zal het declaratieproces soepel verlopen.

Koppel kostensoorten aan looncomponenten, zodat nacalculatieregels doorgezet kunnen worden naar payroll.

Declaratieprofielen inrichten:

  1. Richt de gewenste declaratieprofielen in.
  2. Na het toevoegen of wijzigen van profielen ververs je de configuratie.
  3. Autorisatie gebruikers:
    • Gebruikers moeten toegang hebben tot de pagina Declaratie profielkeuze ESS. Zo niet, dan verschijnt in Pocket de melding Instuurprofiel niet geautoriseerd.
    • Gebruikers moeten toegang hebben tot de aanmaakpagina's van de instuurprofielen. Voeg de aanmaakpagina's toe aan de juiste functionaliteit(en) via Algemeen / In & OutSite / Inrichting / Functionaliteit.

    Gebruikers zien in Pocket alleen de aanmaakpagina's (van instuurprofielen) waarvoor ze geautoriseerd zijn. Is een gebruiker bijvoorbeeld geautoriseerd voor de aanmaakpagina's van Reiskosten en Lunchkosten, dan ziet hij in Pocket de corresponderende keuzen en kan hij Reiskosten en Lunchkosten declareren.

    Hiermee kun je onderscheid maken tussen groepen gebruikers, door per gebruikersgroep een functionaliteit te gebruiken en te autoriseren. Je gebruikt voor consultants bijvoorbeeld een functionaliteit waarmee zij Reiskosten en Lunchkosten kunnen declareren. Voor sales personeel gebruik je een functionaliteit waarmee zij Reiskosten, Lunchkosten en Relatiegeschenken kunnen declareren.

  4. Activeer de functionaliteit:
    1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
    2. Selecteer de gebruikersgroep.
    3. Ga naar het tabblad Pocket en autoriseer het onderdeel Declaraties aan.
  5. Ga naar: Algemeen / AFAS Pocket / Instellingen, Declaratieprofielen.
  6. Klik op Nieuw en vink de gewenste profielen aan. Je kunt hier alleen aanmaakprofielen kiezen.

    Let op:

    De Pocket-gebruikers moeten geautoriseerd zijn voor de corresponderende aanmaakpagina's in InSite. Dit doe je door deze pagina's toe te voegen aan de juiste functionaliteit.

Na het inrichten kunnen de gebruikers declaraties insturen op basis van de profielen:

Declaraties gebruiken, maar zonder declaratieprofielen:

  1. Activeer de functionaliteit:
    1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
    2. Selecteer de gebruikersgroep.
    3. Ga naar het tabblad Pocket en autoriseer het onderdeel Declaraties.
  2. Als je geen declaratieprofielen koppelt, dan kan een gebruiker in AFAS Pocket bij het declareren een keuze maken tussen Algemene kosten en Reiskosten.
Wie is wie

Op AFAS Pocket kun je het onderdeel Wie is wie tonen, zodat de gebruikers makkelijk in contact kunnen komen met collega's. Hierbij zijn drie instellingen van belang:

  • Het onderdeel wie is wie is wel/niet beschikbaar op AFAS Pocket.
  • Als het onderdeel beschikbaar is, bepaal je welke velden getoond worden.
  • Als het onderdeel beschikbaar is, kun je met een filter bepalen welke medewerkers te raadplegen zijn.

    Let op:

    Het tabblad met jarigen in Pocket wordt alleen getoond, als er vandaag daadwerkelijk jarige medewerkers zijn.

Wie is wie inrichten:

  1. Ga naar: Algemeen / AFAS Pocket / Instellingen.
  2. Activeer de functionaliteit:
    1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
    2. Selecteer de gebruikersgroep.
    3. Ga naar het tabblad Pocket en autoriseer het onderdeel Wie is wie.

      Vanaf Profit 15 beschik je ook over Wie is wie - Noodcontacten.

    4. Met de keuzen Wie is wie - Afdelingen en Wie is wie - Verjaardagen kun je apart autoriseren of in de wie is wie de afdelingen dan wel verjaardagen getoond moeten worden.
  3. Ga naar Algemeen / AFAS Pocket / Instellingen, tabbblad Wie is wie.

    Let op:

    Na de overstap op Profit 15 moet het veld Geboortedatum zonder jaar aangevinkt is zijn. Zo niet, dan kan Wie is Wie in Pocket niet worden gebruikt.

  4. Vink de velden aan die je in AFAS Pocket wilt tonen. Houdt hierbij rekening met het privacybeleid van je organisatie. Houdt er ook rekening mee dat niet alle combinaties van velden logisch zijn, omdat velden in AFAS Pocket op een vaste volgorde achter elkaar getoond worden. Test dit zo snel mogelijk in Pocket nadat je de instellingen hebt aangepast.

    Voor de weergave van de naam kun je bijvoorbeeld het veld Volledige naam aanvinken en de andere naamvelden (roepnaam, voornaam, voorvoegsel, achternaam) uitvinken. Als je meer controle wilt over de weergave van de naam vink je Volledige naam uit en vink je de andere gewenste velden aan.

  5. Stel het filter in als een gebruiker alleen specifieke medewerkers mag zien in AFAS Pocket.

    Het volgende geldt altijd: medewerkers worden alleen getoond als ze aan de volgende voorwaarden voldoen: de medewerker is in dienst, de medewerker is niet geblokkeerd en de medewerker heeft de status In dienst. Als je geen filter instelt, ziet de gebruiker in AFAS Pocket alle medewerkers die aan de voorwaarden voldoen.

    Als je de filtertag [werkgever] gebruikt, zie de AFAS Pocket-gebruiker alleen medewerkers van de werkgever bij wie hij zelf in dienst is. Hij ziet geen medewerkers van andere werkgevers.

  6. Klik op Voorbeeld om de instellingen te controleren. Je ziet een weergave met de aangevinkte velden en toepassing van het filter.

Pocket App verversen:

Het kan nodig zijn dat gebruikers van Pocket App hun configuratie moeten verversen om de wijziging in Wie is wie door te voeren.

  1. Open Pocket App op je Smartphone.
  2. Ga naar Instellingen / Ververs configuratie.
Verlofprofielen inrichten

Gebruik verlofprofielen voor verlofaanvraag via AFAS Pocket. Hierdoor kun je per type aanvraag (vakantie, bezoek arts, bijzonder verlof, etc.) precies bepalen welke gegevens vastgelegd moeten worden. De medewerker selecteert in Pocket het gewenste verlofprofiel en ziet precies welke gegevens nodig zijn, niet meer en niet minder.

Als je geen verlofprofielen gebruikt, dan blijf je werken met de oude manier van verlof aanvragen.

Je kunt ook een verlofprofiel voor het intrekken van verlof gebruiken. De medewerker ziet in AFAS Pocket de knop Verlof intrekken bij de verlofboeking, als wordt voldaan aan de volgende voorwaarden: er is een verlofprofiel voor intrekken verlof ingericht, er is geen lopende verlofintrekking en het betreft een geaccordeerde verlofboeking.

Let op:

Voor verlof heb je altijd een verlofsoort van het type samengesteld verlof nodig. Je koppelt deze verlofsoort in de eigenschappen van de AFAS Pocket App.

Verlofprofielen inrichten:

  1. Richt de gewenste verlofprofielen in (je kunt de InSite-aanmaakprofielen voor verlof gebruiken).
  2. Na het toevoegen of wijzigen van profielen ververs je de configuratie.
  3. Autorisatie gebruikers:
    • Gebruikers moeten toegang hebben tot de pagina Verlofaanvraag profielkeuze ESS. Zo niet, dan verschijnt in Pocket de melding Instuurprofiel niet geautoriseerd.
    • Gebruikers moeten toegang hebben tot de aanmaakpagina's van de instuurprofielen. Voeg de aanmaakpagina's toe aan de juiste functionaliteit(en) via Algemeen / In & OutSite / Inrichting / Functionaliteit.
  4. Autoriseer het onderdeel Verlof in de Autorisatie tool.
  5. Ga naar: Algemeen / AFAS Pocket / Instellingen, tabblad Verlofprofielen.
  6. Klik op Nieuw en vink de gewenste profielen aan. Je kunt hier alleen aanmaakprofielen kiezen.

Na het inrichten kunnen de gebruikers verlofaanvragen insturen op basis van de profielen.

Medewerkermutatie profielen

Een medewerker kan via Pocket zijn persoonlijke gegevens, adres en bankrekening wijzigen.

Je richt dit in via de aanmaakprofielen voor deze functionaliteit. Als je de profielen koppelt, komt de corresponderende ESS-functionaliteit in Pocket beschikbaar. Als je een bepaald profiel niet koppelt, komt de functionaliteit niet beschikbaar in Pocket. Wil je bijvoorbeeld niet dat medewerkers hun bankrekeningnummer mogen wijzigen in Pocket, dan koppel je het aanmaakprofiel Salarisrekeningwijziging niet.

Inrichten:

  1. Richt de gewenste profielen in (je kunt de InSite-profielen gebruiken, of aparte profielen). Het gaat om deze profielen:
    • Aanmaken medewerker adreswijziging
    • Aanmaken medewerker mutatie
    • Aanmaken medewerker salarisrekeningwijziging
  2. Na het toevoegen of wijzigen van profielen ververs je de configuratie.
  3. Autorisatie gebruikers:
    • Gebruikers moeten toegang hebben tot de aanmaakpagina's van de instuurprofielen. Voeg de aanmaakpagina's toe aan de juiste functionaliteit(en) via Algemeen / In & OutSite / Inrichting / Functionaliteit.
  4. Ga naar: Algemeen / AFAS Pocket / Instellingen, tabblad Medewerkermutatie profielen.

    Als je het tabblad niet ziet, dan pas je de autorisatie aan.

  5. Klik op Nieuw en vink de gewenste profielen aan. Je kunt per type één profiel koppelen.

Na het inrichten kunnen de gebruikers via 'Mijn gegevens' hun persoonlijke gegevens aanpassen op basis van de profielen..

Verzuim en Ziektemanager

Het is mogelijk om als manager medewerkers ziek en beter te melden in AFAS Pocket.

Verzuimprofielen koppelen:

Je kunt de verzuimprofielen van InSite ook gebruiken voor Pocket. Het betreft de profielen voor ziekmelden en zwangerschap, zowel voor ESS als MSS. Bepaal in de instellingen van Pocket welke profielen je wilt gebruiken.

  1. Ga naar: Algemeen / AFAS Pocket / Instellingen, tabblad Verzuimprofielen.
  2. Klik op Nieuw en koppel de gewenste profielen. Als je dit doet, kun je alleen deze profielen gebruiken in Pocket. Als je geen profielen koppelt, kun je in Pocket alleen standaardziekmeldingen toevoegen.

Ziekte manager inrichten:

Als je niet wilt dat de medewerker zichzelf ziek meldt, dan heb je de mogelijkheid om dit door de manager te laten doen. De manager kan dit als je dit hebt ingericht in de Autorisatie Tool. In AFAS Pocket ziet de manager het menu Ziekte manager. Als de manager deze opent, dan ziet de manager alle medewerker op basis van de filterautorisatie op medewerkers.

  1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
  2. Ga naar het tabblad Gebruikersgroep.
  3. Selecteer een gebruikersgroep.
  4. Ga naar het tabblad Pocket en autoriseer het onderdeel Verzuim manager.
  5. Sluit de Autorisatie tool.

    De manager krijgt de medewerkers te zien op basis van de filterautorisatie op medewerkers (Filtertype HRM-medewerkers).

Verzuim met attest (België) (Profit 15)

Het is mogelijk om als manager medewerkers ziek en beter te melden in AFAS Pocket. Zie ook de toelichting bij de algemene functionaliteit van verzuim in Pocket.

Als je een Belgische licentie hebt, kun je ook het ziekte-attest gebruiken in Pocket. De Pocket gebruiker kan een attest toevoegen en wijzigen, of een nieuw attest toevoegen als een attest verlopen is.

Verzuim inrichten:

  1. Richt de verzuimprofielen in. Voor het attest gaat het alleen om ESS-functionaliteit.
  2. Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
  3. Ga naar het tabblad Gebruikersgroep.
  4. Selecteer een gebruikersgroep.
  5. Ga naar het tabblad Pocket en autoriseer het onderdeel Verzuim of Verzuim (België) aan. Het ziekte-attest valt onder Verzuim (België).
  6. Sluit de Autorisatie tool.
Familie (Profit 15)

Medewerkers kunnen hun eigen familieleden raadplegen via Pocket en nieuwe familieleden aanmaken, wijzigen en verwijderen. Ook kan de medewerker aangeven welke familieleden de contactpersonen in noodgevallen zijn.

Profielen:

  1. Voor het aanmaken van familieleden maak je de gewenste aanmaakprofielen aan (je kunt de InSite-aanmaakprofielen voor familie gebruiken).
  2. Na het toevoegen of wijzigen van profielen ververs je de configuratie.
  3. Ga naar: Algemeen / AFAS Pocket / Instellingen, tabblad Familieprofielen.
  4. Klik op Nieuw en vink de gewenste profielen aan. Je kunt hier alleen aanmaakprofielen kiezen.

Autorisatie:

  1. Autorisatie gebruikers:
    • Gebruikers moeten toegang hebben tot de pagina Aanmaken mijn familielid profielkeuze ESS. Zo niet, dan verschijnt in Pocket de melding Instuurprofiel niet geautoriseerd.
    • Gebruikers moeten toegang hebben tot de pagina's van de aanmaakprofielen en de pagina's voor het wijzigen en verwijderen van familielieden. Voeg de aanmaakpagina's toe aan de juiste functionaliteit(en) via Algemeen / In & OutSite / Inrichting / Functionaliteit.
  2. Autoriseer de volgende onderdelen in de Autorisatie tool.
    • Familie
    • Wie is wie - Noodcontacten

      Activeer dit onderdeel als het mogelijk moet zijn dat medewerkers via Wie is wie de noodcontacten van een collega kunnen raadplegen.

      Het noodcontact kan een andere medewerker zijn. In die situatie is ook de autorisatie op medewerker van kracht. Als een medewerker bijvoorbeeld alleen collega's van zijn eigen organisatorische eenheid kan raadplegen, zullen bij de noodcontacten van de medewerker geen eventuele collega's van andere afdeling getoond worden.

Process

Instelling

Work area

Pocket