thumb_up
thumb_down
link
Copy link
Copied

Aanvullende onderdelen van AFAS Pocket

Dit onderwerp heeft betrekking op aanvullende onderdelen, zoals declaties, verlof en zoekweergaven. Zorg dat je eerst de basisinrichting gedaan hebt.

Let op:

Wijzigingen in de inrichting worden niet direct zichtbaar in actieve AFAS Pocket-sessies. Om direct te beschikken over de nieuwe instellingen in AFAS Pocket kies je Instellingen / Ververs configuratie. Als beheerder kun je dit 'pushen via Algemeen / AFAS Pocket / Gebruikers, tabblad Toegang, actie Ververs configuratie.

Als een gebruiker een actieve AFAS Pocket-sessie start nadat een wijziging in Profit Windows is doorgevoerd, is deze wel direct zichtbaar in AFAS Pocket.

Inhoud

Declaratieprofielen inrichten

Je kunt de declaratieprofielen zowel in InSite als in AFAS Pocket gebruiken. Nadat je de declaratieprofielen hebt aangemaakt, bepaal je welke declaratieprofielen in AFAS Pocket mogen gebruikt. Je medewerkers gebruiken deze profielen om declaraties in te sturen via AFAS Pocket.

Met een declaratieprofiel bepaal je zelf welke velden een gebruiker bij een nieuwe declaratie moet vullen, welke velden verplicht zijn, etc. Hiermee voorkom je fouten en zal het declaratieproces soepel verlopen.

Declaratieprofielen inrichten:

  1. Richt de gewenste declaratieprofielen in.
  2. Autorisatie gebruikers:
    • Gebruikers moeten toegang hebben tot de pagina Declaratie profielkeuze ESS. Zo niet, dan verschijnt in Pocket de melding Instuurprofiel niet geautoriseerd.
    • Gebruikers moeten toegang hebben tot de aanmaakpagina's van de instuurprofielen. Voeg de aanmaakpagina's toe aan de juiste functionaliteit(en) via Algemeen / In & OutSite / Inrichting / Functionaliteit.

    Gebruikers zien in Pocket alleen de aanmaakpagina's (van instuurprofielen) waarvoor ze geautoriseerd zijn. Is een gebruiker bijvoorbeeld geautoriseerd voor de aanmaakpagina's van Reiskosten en Lunchkosten, dan ziet hij in Pocket de corresponderende keuzen en kan hij Reiskosten en Lunchkosten declareren.

    Hiermee kun je onderscheid maken tussen groepen gebruikers, door per gebruikersgroep een functionaliteit te gebruiken en te autoriseren. Je gebruikt voor consultants bijvoorbeeld een functionaliteit waarmee zij Reiskosten en Lunchkosten kunnen declareren. Voor sales personeel gebruik je een functionaliteit waarmee zij Reiskosten, Lunchkosten en Relatiegeschenken kunnen declareren.

  3. Activeer de functionaliteit:
    1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
    2. Selecteer de gebruikersgroep.
    3. Ga naar het tabblad Pocket en vink Declaraties aan.
  4. Ga naar: Algemeen / AFAS Pocket / Instellingen, Declaratieprofielen.
  5. Klik op Nieuw en vink de gewenste profielen aan. Je kunt hier alleen aanmaakprofielen kiezen.

    Let op:

    De Pocket-gebruikers moeten geautoriseerd zijn voor de corresponderende aanmaakpagina's in InSite. Dit doe je door deze pagina's toe te voegen aan de juiste functionaliteit.

Na het inrichten kunnen de gebruikers declaraties insturen op basis van de profielen:

Declaraties gebruiken, maar zonder declaratieprofielen:

  1. Activeer de functionaliteit:
    1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
    2. Selecteer de gebruikersgroep.
    3. Ga naar het tabblad Pocket en vink Declaraties aan.
  2. Als je geen declaratieprofielen koppelt, dan kan een gebruiker in AFAS Pocket bij het declareren een keuze maken tussen Algemene kosten en Reiskosten.
Wie is wie

Op AFAS Pocket kun je het onderdeel Wie is wie tonen, zodat de gebruikers makkelijk in contact kunnen komen met collega's. Hierbij zijn drie instellingen van belang:

  • Het onderdeel wie is wie is wel/niet beschikbaar op AFAS Pocket.
  • Als het onderdeel beschikbaar is, bepaal je welke velden getoond worden.
  • Als het onderdeel beschikbaar is, kun je met een filter bepalen welke medewerkers te raadplegen zijn.

Wie is wie inrichten:

  1. Ga naar: Algemeen / AFAS Pocket / Instellingen.
  2. Activeer de functionaliteit:
    1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
    2. Selecteer de gebruikersgroep.
    3. Ga naar het tabblad Pocket en vink Wie is wie aan.
    4. Vanaf Profit 11 heb je de extra keuzen Wie is wie - Afdelingen en Wie is wie - Verjaardagen. Hiermee kun je apart autoriseren of in de wie is wie de afdelingen dan wel verjaardagen getoond moeten worden.
  3. Ga naar Algemeen / AFAS Pocket / Instellingen, tabbblad Wie is wie.
  4. Vink de velden aan die je in AFAS Pocket wilt tonen. Houdt hierbij rekening met het privacybeleid van je organisatie. Houdt er ook rekening mee dat niet alle combinaties van velden logisch zijn, omdat velden in AFAS Pocket op een vaste volgorde achter elkaar getoond worden. Test dit zo snel mogelijk in Pocket nadat je de instellingen hebt aangepast.

    Voor de weergave van de naam kun je bijvoorbeeld het veld Volledige naam aanvinken en de andere naamvelden (roepnaam, voornaam, voorvoegsel, achternaam) uitvinken. Als je meer controle wilt over de weergave van de naam vink je Volledige naam uit en vink je de andere gewenste velden aan.

  5. Stel het filter in als een gebruiker alleen specifieke medewerkers mag zien in AFAS Pocket.

    Het volgende geldt altijd: medewerkers worden alleen getoond als ze aan de volgende voorwaarden voldoen: de medewerker is in dienst, de medewerker is niet geblokkeerd en de medewerker heeft de status In dienst. Als je geen filter instelt, ziet de gebruiker in AFAS Pocket alle medewerkers die aan de voorwaarden voldoen.

    Als je de filtertag [werkgever] gebruikt, zie de AFAS Pocket-gebruiker alleen medewerkers van de werkgever bij wie hij zelf in dienst is. Hij ziet geen medewerkers van andere werkgevers.

  6. Klik op Voorbeeld om de instellingen te controleren. Je ziet een weergave met de aangevinkte velden en toepassing van het filter.

Pocket App verversen:

Het kan nodig zijn dat gebruikers van Pocket App hun configuratie moeten verversen om de wijziging in Wie is wie door te voeren.

  1. Open Pocket App op je Smartphone.
  2. Ga naar Instellingen / Ververs configuratie.
Verlofprofielen inrichten

Gebruik verlofprofielen voor verlofaanvraag via AFAS Pocket. Hierdoor kun je per type aanvraag (vakantie, bezoek arts, bijzonder verlof, etc.) precies bepalen welke gegevens vastgelegd moeten worden. De medewerker selecteert in Pocket het gewenste verlofprofiel en ziet precies welke gegevens nodig zijn, niet meer en niet minder.

Als je geen verlofprofielen gebruikt, dan blijf je werken met de oude manier van verlof aanvragen.

Verlofprofielen inrichten:

  1. Richt de gewenste verlofprofielen in (je kunt de InSite-aanmaakprofielen voor verlof gebruiken).
  2. Autorisatie gebruikers:
    • Gebruikers moeten toegang hebben tot de pagina Verlofaanvraag profielkeuze ESS. Zo niet, dan verschijnt in Pocket de melding Instuurprofiel niet geautoriseerd.
    • Gebruikers moeten toegang hebben tot de aanmaakpagina's van de instuurprofielen. Voeg de aanmaakpagina's toe aan de juiste functionaliteit(en) via Algemeen / In & OutSite / Inrichting / Functionaliteit.
  3. Activeer Verlof in de Autorisatie tool.
  4. Ga naar: Algemeen / AFAS Pocket / Instellingen, tabblad Verlofprofielen.
  5. Klik op Nieuw en vink de gewenste profielen aan. Je kunt hier alleen aanmaakprofielen kiezen.

Na het inrichten kunnen de gebruikers verlofaanvragen insturen op basis van de profielen.

Medewerkermutatie profielen

Een medewerker kan via Pocket zijn persoonlijke gegevens, adres en bankrekening wijzigen.

Nieuw in Profit 11

Je richt dit in via de aanmaakprofielen voor deze functionaliteit. Als je de profielen koppelt, komt de corresponderende ESS-functionaliteit in Pocket beschikbaar. Als je een bepaald profiel niet koppelt, komt de functionaliteit niet beschikbaar in Pocket. Wil je bijvoorbeeld niet dat medewerkers hun bankrekeningnummer mogen wijzigen in Pocket, dan koppel je het aanmaakprofiel Salarisrekeningwijziging niet.

Inrichten:

  1. Richt de gewenste profielen in (je kunt de InSite-profielen gebruiken, of aparte profielen). Het gaat om deze profielen:
    • Aanmaken medewerker adreswijziging
    • Aanmaken medewerker mutatie
    • Aanmaken medewerker salarisrekeningwijziging
  2. Autorisatie gebruikers:
    • Gebruikers moeten toegang hebben tot de aanmaakpagina's van de instuurprofielen. Voeg de aanmaakpagina's toe aan de juiste functionaliteit(en) via Algemeen / In & OutSite / Inrichting / Functionaliteit.
  3. Ga naar: Algemeen / AFAS Pocket / Instellingen, tabblad Medewerkermutatie profielen.

    Als je het tabblad niet ziet, dan pas je de autorisatie aan.

  4. Klik op Nieuw en vink de gewenste profielen aan. Je kunt per type één profiel koppelen.

Na het inrichten kunnen de gebruikers via 'Mijn gegevens' hun persoonlijke gegevens aanpassen op basis van de profielen..

Verzuim en Ziektemanager

Het is mogelijk om als manager medewerkers ziek en beter te melden in AFAS Pocket.

Verzuimprofielen koppelen:

Nieuw in Profit 12

Je kunt de verzuimprofielen van InSite ook gebruiken voor Pocket. Het betreft de profielen voor ziekmelden en zwangerschap, zowel voor ESS als MSS. Bepaal in de instellingen van Pocket welke profielen je wilt gebruiken.

  1. Ga naar: Algemeen / AFAS Pocket / Instellingen, tabblad Verzuimprofielen.
  2. Klik op Nieuw en koppel de gewenste profielen. Als je dit doet, kun je alleen deze profielen gebruiken in Pocket. Als je geen profielen koppelt, kun je in Pocket alleen standaardziekmeldingen toevoegen.

Ziekte manager inrichten:

Nieuw in Profit 11

Als je niet wilt dat de medewerker zichzelf ziek meldt, dan heb je de mogelijkheid om dit door de manager te laten doen. De manager kan dit als je dit hebt ingericht in de Autorisatie Tool. In AFAS Pocket ziet de manager het menu Ziekte manager. Als de manager deze opent, dan ziet de manager alle medewerker op basis van de filterautorisatie op medewerkers.

  1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
  2. Ga naar het tabblad Gebruikersgroep.
  3. Selecteer een gebruikersgroep.
  4. Vink het onderdeel Verzuim manager aan op het tabblad Pocket.
  5. Sluit de Autorisatie tool.

    De manager krijgt de medewerkers te zien op basis van de filterautorisatie op medewerkers (Filtertype HRM-medewerkers).

Dossier

Gebruikers kunnen dossieritems insturen via AFAS Pocket, als je het onderstaande hebt ingericht.

Als je dit hebt ingericht, hebben gebruikers in AFAS Pocket een menukeuze voor het aanmaken van dossieritems. Als je dit niet hebt ingericht, wordt de menukeuze niet getoond.

Deze functionaliteit is ook beschikbaar als je InSite niet gebruikt. Als je InSite wel gebruikt, werkt de autorisatie op het aanmaken en tonen van dossieritems ook door in AFAS Pocket.

Insturen dossieritems inrichten:

  1. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Profiel.
  2. Maak een profiel aan voor elk type dossieritem waardoor dossieritems mogen worden ingestuurd via AFAS Pocket. Je kunt ook bestaande InSite-profielen gebruiken.

    Je kunt vertalingen vastleggen voor de naam van het profiel, deze vertalingen worden gebruikt in AFAS Pocket.

  3. Activeer de functionaliteit:
    1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
    2. Selecteer de gebruikersgroep.
    • Ga naar het tabblad Pocket en vink Dossier toevoegen aan.
  4. Ga naar: Algemeen / AFAS Pocket / Instellingen.
  5. Ga naar het tabblad Dossierprofielen.
  6. Koppel de profielen die gebruikt mogen worden voor het insturen van dossieritems via AFAS Pocket. Je kunt hier alleen 'dossierprofielen' selecteren.
  7. De autorisatiefilters op type dossieritem gelden hier ook. Controleer of je deze goed hebt ingericht.

Zie ook:

Mijn taken autoriseren:

Gebruikers kunnen taken afhandelen via Pocket.

Nieuw in Profit 11

Je kunt een filter op taken instellen, dit geldt voor alle gebruikers. Hiermee kun je bijvoorbeeld bereiken dat alleen specifieke taken via Pocket mogen worden afgehandeld.

  1. Ga naar: Algemeen / AFAS Pocket / Instellingen.
  2. Stel een filter in op het tabblad Algemeen.
  3. Controleer of het filter correct is via de knop Voorbeeld.

Mijn dossier raadplegen:

Nieuw in Profit 12

Een medewerker kan zijn eigen medewerkerdossier raadplegen via Pocket, dit zijn de dossieritems die in Profit Windows getoond worden in HRM / Medewerker / Medewerker, tab Dossier. De gebruiker moet wel rechten hebben op de dossieritems op basis van de filterautorisatie.

  1. Ga naar: Algemeen / AFAS Pocket / Instellingen, tabblad Mijn dossier.
  2. Selecteer de weergave die je in Pocket wilt gebruiken.
  3. Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
  4. Selecteer de gebruikersgroep waarvan de leden toegang mogen hebben tot hun eigen medewerkerdossier.
  5. Ga naar het tabblad Pocket en vink Dossier aan.
Zoekweergaven instellen

Een gebruiker kan in AFAS Pocket gegevens opzoeken in een zoekweergave. Bij een aantal zoekweergaven kun je de indeling van de weergave zelf bepalen.

Let op:

Dit geldt alleen voor zoekweergaven op basis van een profiel, bijvoorbeeld bij declaraties op basis van declaratieprofielen.

Je maakt de weergave voor Pocket eerst in de functie waarin je de weergave normaal gesproken onderhoud. Vervolgens koppel je de weergave in de instellingen van AFAS Pocket.

Weergaven onderhouden:

  1. Ga naar: Algemeen / Pocket App / Instellingen, tabblad Zoekweergaven of Zoekweergaven 2. Het tabblad Zoekweergaven 2 is nieuw in Profit 11, vergeet niet dit te autoriseren.
  2. Klik op Toon en voeg eventueel een nieuwe weergave toe. Houdt er rekening mee dat Pocket de velden onder elkaar zet, gebruik dus niet teveel velden.

    Je kunt de zoekweergave op projecten in Pocket alleen gebruiken als je geen gebruik maakt van geldigheidscombinaties.

Uren boeken inrichten

Pocket-gebruikers kunnen uren boeken (nacalculatie) in AFAS Pocket als je de functionaliteit activeert.

Uren boeken inrichten:

  1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
  2. Selecteer de gebruikersgroep.
  3. Ga naar het tabblad Pocket en vink Uren boeken aan.

Uren boeken via een boekingslay-out inrichten:

Nieuw in Profit 12

Pocket-gebruikers kunnen uren boeken via een boekingslay-out.

  1. Autoriseer de gebruikersgroep zoals hierboven beschreven.
  2. Ga naar: Algemeen / AFAS Pocket / Instellingen, tabblad Boekingslay-outs.
  3. Koppel de boekingslay-out die je wilt gebruiken voor uren boeken.
    • Als je geen boekingslay-out koppelt, dan wordt het 'standaard uren boeken' toegepast.
    • Als je één boekingslay-out koppelt, wordt deze gebruikt in Pocket. Gebruikers moeten toegang hebben op de boekingslay-out op basis van definitie-autorisatie EN ze moeten rechten hebben op het werkblad (dit is de InSite-pagina). Als dit niet zo is, dan kan de gebruiker niet boeken. Pocket gaat NIET terug naar 'standaard uren boeken'.
    • Als er meerdere boekingslay-outs gekoppeld zijn en een Pocket-gebruiker heeft toegang tot deze boekingslay-outs, dan moet hij in Pocket eerst de juiste boekingslay-out kiezen.

    Let op:

    De boekingslay-outs gelden voor InSite en voor Pocket. Aanpassingen in het algemene deel van de boekingslay-out (bijvoorbeeld de regelvelden) gelden dus ook voor zowel InSite als Pocket. Gebruik eventueel een aparte boekingslay-out voor Pocket.

    Het tabblad Pocket geldt alleen voor Pocket, niet voor InSite.

  4. Je kunt een boekingslay-out aanpassen.
    • Bepaal op het tabblad Algemene instellingen of kosten boeken toegestaan is in Pocket. De instelling voor stapelboeken/kalenderboeken geldt niet voor Pocket.
    • Bepaal op het tabblad Regel welke velden getoond moeten worden in Pocket.
    • Op het tabblad Regel velden kun je veldinstellingen vastleggen, ook voor velden die niet in Pocket getoond worden. Zie verder de beschrijving van boekingslay-outs.
    • Bepaal op het tabblad Wizard boeken of de gebruiker één boekingsscherm krijgt, of een wizard.

      Als je het boeken via een wizard niet gebruikt, dan krijgt de Pocket-gebruiker één scherm met de velden die op het tabblad Regel staan.

      Als je Wizard boeken aanvinkt, dan vult de Pocket-gebruiker de boeking via een aantal stappen. Bepaal per stap de omschrijving en selecteer het veld dat in de stap gevuld moet worden. Als een bepaald veld op het tabblad Regel velden staat terwijl dit veld niet in het wizard boeken is opgenomen, dan moet de gebruiker dit in Pocket na de laatste wizardstap vullen.

Direct naar

  1. AFAS Pocket inrichten
  2. Declaraties inrichten
  3. Kostensoort toevoegen voor kilometerregistratie (reiskosten)
  4. Workflows inrichten
  5. Nacalculatie projecten inrichten
  6. Snel inrichten
  7. Aanvullende inrichten van specifieke onderdelen
  8. Aanvullende inrichting voor FLEX
  9. Gebruikersaccounts (tokens) beheren

Process

Instelling

Work area

Pocket