thumb_up
thumb_down
link
Copy link
Copied
insert_emoticon
lmatfy
Copied

Algemene inrichting AFAS Pocket

Dit onderwerp heeft betrekking op aanvullende algemene onderdelen, zoals Zoekweergaven, dossier en Profit Agenda. Zorg dat je eerst de basisinrichting gedaan hebt.

Let op:

Wijzigingen in de instellingen of profielen (in Algemeen / AFAS Pocket / Instellingen) worden niet direct zichtbaar in actieve AFAS Pocket-sessies. Een Pocket-gebruiker kan direct beschikken over de nieuwe instellingen in AFAS Pocket via Instellingen / Ververs configuratie. Als beheerder kun je dit 'pushen' via Algemeen / AFAS Pocket / Gebruikers, tabblad Toegang, actie Ververs configuratie.

Als een gebruiker een AFAS Pocket-sessie start nadat een wijziging in Profit Windows is doorgevoerd, is deze wel direct zichtbaar in AFAS Pocket.

Inhoud

Dossier

Gebruikers kunnen dossieritems insturen via AFAS Pocket, als je het onderstaande hebt ingericht.

Als je dit hebt ingericht, hebben gebruikers in AFAS Pocket een menukeuze voor het aanmaken van dossieritems. Als je dit niet hebt ingericht, wordt de menukeuze niet getoond.

Deze functionaliteit is ook beschikbaar als je InSite niet gebruikt. Als je InSite wel gebruikt, werkt de autorisatie op het aanmaken en tonen van dossieritems ook door in AFAS Pocket.

Insturen dossieritems inrichten:

  1. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Profiel.
  2. Maak een profiel aan voor elk type dossieritem waarvoor dossieritems mogen worden ingestuurd via AFAS Pocket. Je kunt ook bestaande InSite-profielen gebruiken.
  3. Activeer de functionaliteit:
    1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
    2. Selecteer de gebruikersgroep.
    • Ga naar het tabblad Pocket en autoriseer het onderdeel Dossier toevoegen.
  4. Ga naar: Algemeen / AFAS Pocket / Instellingen.
  5. Ga naar het tabblad Dossierprofielen.
  6. Koppel de profielen die gebruikt mogen worden voor het insturen van dossieritems via AFAS Pocket. Je kunt hier alleen 'dossierprofielen' selecteren.
  7. De autorisatiefilters op type dossieritem gelden hier ook. Controleer of je deze goed hebt ingericht.

Zie ook:

Insturen via ESS of MSS inrichten:

Bij dossieritems met de bestemming Medewerker bepaal je zelf of de ESS- of MSS-pagina in beeld komt in Pocket.

  • Bij ESS wordt bij de bestemming Medewerker altijd de huidige medewerker (instuurder) ingevuld. De instuurder kan geen andere medewerker selecteren.
  • Bij MSS selecteert de instuurder de medewerker waarop het dossieritem betrekking heeft. Hierdoor kan bijvoorbeeld een manager een dossieritem insturen voor een andere medewerker.

Pocket bepaalt op basis van de onderstaande inrichting welke pagina (ESS of MSS) in beeld moet komen. Mocht dit niet goed gaan, dan kun je de toegekende autorisatie controleren via Algemeen / Beheer / Autorisatie-inzicht / Pagina-autorisatie InSite.

ESS inrichten:

  1. Bij een eigen type dossieritem moet de bestemming Medewerker optioneel of verplicht zijn. Bij negatieve typen kun je dit niet zelf bepalen.

    Ook moet In InSite insturen aangevinkt zijn, je doet dit met de actieknop InSite aan/uit.

  2. De medewerkers die ESS moeten gebruiken, mogen ALLEEN geautoriseerd zijn voor de ESS-aanmaakpagina van het type dossieritem, niet voor andere aanmaakpagina's die gekoppeld zijn aan een aanmaakprofiel.

MSS inrichten:

  1. Bij een eigen type dossieritem moet de bestemming Medewerker optioneel of verplicht zijn. Bij negatieve typen kun je dit niet zelf bepalen.
  2. In de eigenschappen van het type dossieritem, tabblad Instellingen, moet het veld Medewerker gegevensfilter toepassen bij insturen aangevinkt zijn.
  3. De medewerkers die MSS mogen gebruiken, moeten geautoriseerd zijn voor een andere aanmaakpagina dan de ESS-aanmaakpagina. Dit kan een MSS-aanmaakpagina of een algemene aanmaakpagina zijn.
  4. In Algemeen / AFAS Pocket / Instellingen, tabblad Zoekweergaven, is een weergave gekoppeld in het veld Medewerkers (incl. autorisatie). Door het aanvinken van Medewerker gegevensfilter toepassen bij insturen wordt deze weergave gebruikt in Pocket bij het insturen van een dossieritem via MSS. De instuurder selecteert via deze weergave de medewerker die als bestemming moet worden vastgelegd.Algemeen / AFAS Pocket / Instellingen
Zoekweergaven instellen

Een gebruiker kan in AFAS Pocket gegevens opzoeken in een zoekweergave. Bij een aantal zoekweergaven kun je de indeling van de weergave zelf bepalen.

Let op:

Dit geldt alleen voor zoekweergaven op basis van een profiel, bijvoorbeeld bij declaraties op basis van declaratieprofielen.

Je maakt de weergave voor Pocket eerst in de functie waarin je de weergave normaal gesproken onderhoud. Vervolgens kop

el je de weergave in de instellingen van AFAS Pocket.

Weergaven onderhouden:

  1. Ga naar: Algemeen / Pocket App / Instellingen.
  2. Alle zoekweergaven staan op het tabblad Zoekweergaven. Alleen 'Mijn dossier' vind je op het tabblad Mijn dossier.
  3. Klik op Toon en voeg eventueel een nieuwe weergave toe. Houdt er rekening mee dat Pocket de velden onder elkaar zet, gebruik dus niet teveel velden.

    Je kunt de zoekweergave op projecten in Pocket alleen gebruiken als je geen gebruik maakt van geldigheidscombinaties. Deze zoekweergave gebruik je bij vastleggen van een dossieritem of een declaratie waarbij het veld Project is opgenomen.

Agenda

Gebruikers kunnen afspraken in Profit Agenda raadplegen via Pocket.

Profit Agenda autoriseren:

  1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
  2. Selecteer de gebruikersgroep waarvan de leden toegang mogen hebben tot Profit Agenda.
  3. Ga naar het tabblad Pocket en autoriseer het onderdeel Agenda.

Profit Agenda gebruiken:

Let op de instellingen in Pocket Agenda voor het tonen van Profit-afspraken en andere afspraken. Ook instellingen op je smartphone kunnen van invloed zijn op het tonen van privé afspraken.

Tik in Pocket Agenda op de drie puntjes rechtsboven om de instellingen aan te passen.

Dat_Agenda in Pocket

Bericht/chat versturen

Je kunt handmatig een bericht opstellen en verzenden aan Pocket-gebruikers. Handig voor belangrijke incidentele mededelingen. Dit kan op twee manieren:

  • De beheerder verzendt een bericht via Profit Windows.
  • Een medewerker verzendt een bericht naar een andere medewerker of naar alle medewerkers van een organisatorische eenheid.

Het is ook mogelijk om bepaalde notificaties/push-berichten automatisch te verzenden.

Voorbereiding:

Voor beide manieren moet eerst het Berichtencentrum autoriseren.

  1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
  2. Selecteer de groep die je wilt autoriseren voor deze functionaliteit.
  3. Ga naar het tabblad: Pocket.
  4. Autoriseer het onderdeel Berichtencentrum. Hierdoor krijgen Pocket-gebruikers toegang tot het tabblad Berichtencentrum.

Manier 1: bericht verzenden vanuit Profit Windows (beheerder):

  1. Ga naar: Algemeen / AFAS Pocket / Gebruikers.
  2. Ga naar het tabblad Chat.
  3. Je kunt het bericht personaliseren met tags.

  4. Vink vervolgens de gewenste gebruikers aan en verstuur de notificatie.

Manier 2: bericht verzenden via AFAS Pocket (gebruikers):

  1. Open Pocket en open Berichten.
  2. Maak een nieuw bericht aan.
  3. Vink Verstuur aan team aan om een bericht te sturen aan de medewerkers van een organisatorische eenheid.

    Je ziet alleen de organisatorische eenheden waar je volgens het bezettingsoverzicht rechten op hebt. Dit zijn de organisatorische eenheden op de volgende InSite-pagina's: Medewerker bezettingsoverzicht ESS (verlof aanvragen) en Medewerker bezettingsoverzicht MSS (verlof beoordelen). Zie verder Bezettingsoverzicht verlof InSite inrichten.

Push-notificaties ob.v. workflow, signaal, loonstrook of jaaropgave

Profit kan automatisch notificaties (push-berichten) naar Pocket-gebruikers sturen op basis van signalen en workflows. Ook kan een Pocket-gebruiker een notificatie ontvangen als er een nieuwe loonstrook of jaaropgave klaar staat.

De Pocket-gebruiker kan de notificatie gebruiken om de workflow, het signaal, de loonstrook of de jaaropgave direct te openen. Direct een signaal of workflow afhandelen kan niet, de gebruiker zal het signaal of de workflow eerst moeten openen en kan dan de acties uitvoeren.

Een Pocket-gebruiker ontvangt alleen notificaties van onderdelen waarvoor hij of zij geautoriseerd is. Als een Pocket-gebruiker bijvoorbeeld geen loonstroken mag raadplegen, zullen de corresponderende push-berichten ook niet verschijnen.

Let op:

In de onderstaande beschrijving zie je de standaardinrichting voor het verzenden van push-berichten. Hierbij verzend je standaardberichten via workflows of signalen.

Zorg dat je dit eerst onder de knie hebt. Daarna kun je eventueel aanvullende inrichting maken, waardoor een collega snel een bericht kan vastleggen dat vervolgens via een signaal verzonden wordt. Hoe pak je dat aan? Je leest er alles over in deze blog.

Beschrijving

In de inrichting wordt gebruik gemaakt van berichtsjablonen. Je bepaalt per berichtsjabloon of Profit een notificatie stuurt aan de gebruiker:

  • Bij een workflow die een bericht verstuurt, koppel je een berichtsjabloon. In dit berichtsjabloon bepaal je of er een e-mailbericht of een notificatie aan Pocket-gebruikers verstuurd wordt. Ook bepaal je de tekst van het email-bericht / de notificatie.
  • Bij een signaal dat een bericht verstuurt, koppel je een berichtsjabloon. In dit berichtsjabloon bepaal je of er een e-mailbericht of een notificatie aan Pocket-gebruikers verstuurd wordt. Ook bepaal je de tekst van het email-bericht / de notificatie.
  • Bij een loonstrook of jaaropgave bepaal je per medewerker of deze een bericht ontvangt. In dit berichtsjabloon (gekoppeld bij de werkgever) bepaal je of er een e-mailbericht of een notificatie aan Pocket-gebruikers verstuurd wordt. Ook bepaal je de tekst van het email-bericht / de notificatie.

Notificaties worden verstuurd aan alle gebruikers die AFAS Pocket hebben geïnstalleerd. De Pocket-gebruiker bepaalt zelf in Pocket welke notificaties hij daadwerkelijk wil zien. Als een gebruiker geen rechten heeft op een bepaald onderdeel in Pocket (bijvoorbeeld signalen) dan worden de betreffende notificaties nooit in Pocket getoond.

Voorbereidingen per gebruiker:

  • Taal

    Als je voor een bepaalde taal geen notificatie in het berichtsjabloon is ingesteld, terwijl deze taal wel bij een organisatie/persoon ingesteld is, dan zal de organisatie/persoon berichten ontvangen in de basistaal van de omgeving. Is er geen bericht in de basistaal, dan valt Profit terug op de eerste taal die bij het berichtsjabloon gevonden wordt.

    Let op:

    Een gebruiker kan in Pocket een taal instellen voor het tonen van Pocket. Deze taal wordt niet gebruikt voor notificaties, hiervoor geldt alleen de bovenstaande beschrijving.

  • E-mail werk vastleggen

    Bij elke Pocket-gebruiker moet E-mail werk zijn vastgelegd. Dit geldt ook als de notificatie alléén via Pocket verzonden wordt.

Workflows inrichten:

  1. In de inrichting van een workflow bepaal je of een bericht verzonden moet worden bij een actie of taak. Je koppelt het gewenste berichtsjabloon.

    Let op:

    Het type dossieritem van de workflow moet geactiveerd zijn als type pagina voor InSite. Dit geldt ook als je InSite niet gebruikt. Zo niet, dan worden er geen er (push)berichten verzonden.

  2. Ga naar: Algemeen / Beheer / Bericht / Berichtsjabloon.
  3. Open de eigenschappen van het berichtsjabloon.
  4. Bepaal bij Soort communicatie via welk kanaal je het bericht wilt versturen.

    Bij de instelling AFAS Pocket, anders e-mail worden berichten via Pocket verstuurd, met uitzondering van gebruikers die geen Pocket-token hebben in de omgeving. Bij die gebruikers wordt een e-mail verstuurd.

  5. Ga naar het tabblad: Pocket.
  6. Stel de tekst op van de notificatie die in Pocket getoond moet worden. Gebruik bij voorkeur een korte tekst, een lange tekst kan worden afgebroken. Hiervoor is geen algemene regel te geven, elk model telefoon gaat hier anders mee om.

Signalen inrichten:

  1. In de inrichting van een signaal bepaal je of een bericht verzonden moet worden als het signaal gegenereerd wordt. Je koppelt het gewenste berichtsjabloon.
  2. Open de eigenschappen van het berichtsjabloon, hier bepaal je of het bericht per e-mail en/of als Pocket-notificatie verstuurd wordt. Zie verder de beschrijving hierboven bij workflows.

    Let op:

    Signalen worden altijd op een vast tijdstip gegenereerd op basis van een geplande taak. Meestal is dit een tijdstip in de nacht, na middernacht. Hierdoor kan het gebeuren dat Pocket-gebruikers 's nachts een notificatie ontvangen.

    Om dit te voorkomen kun je de signalen die een notificatie geven, op een ander tijdstip genereren. Je doet dit door een definitiecategorie aan het signaal te koppelen en deze signalen vervolgens apart te genereren.

Loonstroken en jaaropgaven inrichten:

  1. Bepaal bij de werkgever dat loonstroken en/of jaaropgaven verstuurd worden op basis van de instellingen die per medewerker zijn vastgelegd.

    In de instellingen per werkgever zie je welke berichtsjablonen gekoppeld zijn voor loonstroken en/of jaaropgaven.

    Pay_Instellingen loonstrook per werkgever

  2. Bepaal per medewerker dat loonstroken en/of jaaropgaven worden verzonden als bericht.
  3. Open de eigenschappen van het berichtsjabloon, hier bepaal je of het bericht per e-mail en/of als Pocket-notificatie verstuurd wordt. Zie verder de beschrijving hierboven bij workflows.
Stel in welke notificaties (berichten) je wilt ontvangen

Als gebruiker bepaal je zelf in Pocket welke notificaties je wilt ontvangen. Dit gaat alleen om push-berichten, bijvoorbeeld omdat er een nieuwe loonstrook klaarstaat.

  1. Open Pocket op je smartphone.
  2. Ga naar Instellingen / Mijn notificatie-instellingen.
  3. Schakel de notificaties in die je wilt ontvangen. Bij de installatie van Pocket zijn alle notificaties ingeschakeld.

Direct naar

  1. AFAS Pocket beheren en inrichten
  2. Kostensoort toevoegen voor kilometerregistratie (reiskosten)
  3. Basisinrichting
  4. Inrichting algemene onderdelen, zoals dossier en zoekweergaven
  5. Inrichting Financieel
  6. Inrichting HRM
  7. Inrichting Projecten
  8. Inrichting Flex
  9. Inrichting Bouw
  10. Gebruikersaccounts (tokens) beheren

Process

Instelling

Work area

Pocket