thumb_up
thumb_down
link
Copy link
Copied

Uren boeken per week in kalenderweergave InSite inrichten

Voordat je Uren boeken per week in de kalenderweergave in InSite kunt gebruiken moet je dit eerst inrichten volgens onderstaande stappen.

Wil je deze functionaliteit gebruiken, dan moet je de standaard inrichting voor Nacalculatie en de algemene inrichting voor nacalculatie per week uitgevoerd hebben.

Inhoud

Wijzig de boekingslay-out

De boekingslay-out voor het uren boeken via de kalenderweergave in InSite is: Uren boeken per week InSite.

Via deze functie kunnen gebruikers hun uren en kosten boeken in een lay-out die eruit ziet als een kalender.

Hierin stel je in:

  • Of je wilt boeken op precieze tijdstippen (met begin- en eindtijd) of niet, respectievelijk Kalenderboeken of Stapelboeken.
  • Of je naast werksoorten ook kosten wilt boeken.
  • Of je de acties Week vrijgeven en Week afsluiten wel of niet wilt tonen.
  • Welke velden je wilt tonen in de weergave in InSite. Bijvoorbeeld Pauzeduur als je de gewerkte tijd door Profit wilt laten uitrekenen.

Stel de boekingslay-out in voor stapelboeken of kalenderboeken:

  1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Boekingslay-out.
  2. Open de eigenschappen van de boekingslay-out Uren boeken per week InSite of maak een nieuwe, gebaseerd op de meegeleverde boekingslay-out.
  3. Ga naar het tabblad: Algemene instellingen.

  4. Selecteer bij Type een van de manieren waarop geboekt kan worden:
    • Kalenderboeken: Hierbij boek je je uren met een begin- en eindtijd. Ze worden ook op het geboekte tijdstip getoond in de weergave.

      De boeking wordt als nacalculatieregel in Profit opgeslagen inclusief de begin- en eindtijd. Als je Kalenderboeken instelt, moeten ook de velden Begintijd en Eindtijd in de regel van de boekingslay-out aanwezig zijn.

      Bij deze optie kun je eventueel ook de agenda van de gebruiker tonen, als geheugensteun bij het boeken. Als je de agenda van de gebruiker op de achtergrond wilt tonen, moet de integratie tussen de Profit Agenda en de nacalculatie ingericht zijn. De gebruiker moet in InSite vervolgens ook (via Instellingen) 'Toon Profit Agenda' aanzetten. Als je de actieve Office-koppeling aan hebt staan, werkt dit ook voor Outlook-afspraken.

      Als je overgaat van stapelboeken naar kalenderboeken zullen de al geboekte uren in de kalenderweergave zichtbaar zijn op de nachtelijke uren (van 00:00 tot 08:00). Dit komt doordat deze geen begin- en eindtijd hebben. Dit is ook het geval als uren via een andere methode zijn geregistreerd.

    • Stapelboeken: Hierbij boek je je uren en kosten zonder begin- en eindtijd. De geboekte uren en kosten worden in volgorde van toevoegen getoond op de dag in de kalender, 'gestapeld' als het ware.

      Bij stapelboeken kun je geen koppeling met de agenda van de gebruiker maken.

  5. Vink Kosten boeken toegestaan aan als de gebruiker ook kosten mag boeken.

    Hierbij kun je vervolgens veldinstellingen doen voor een veld als er kosten, of voor hetzelfde veld, maar dan als er een werksoort in geboekt wordt. Dit doe je in het tabblad Regel velden (zie hieronder).

    Zie ook: Kosten boeken in de kalenderweergave.

  6. Ga naar het tabblad: Regel.
  7. Voeg velden toe of verwijder deze. Dit zie je terug bij het handmatig boeken.
    • Als je Kalenderboeken hebt ingesteld in het tabblad Algemeen, moet je de velden Begintijd en Eindtijd toevoegen.
    • Voeg eventueel de velden Pauzeduur en Gewerkte uren toe als je de duur van de pauze wilt laten invullen. Ook Begin- en Eindtijd zijn hierbij verplicht. Profit trekt de pauzeduur af van de gewerkte tijd.
      Je kunt deze velden toevoegen in de boekingslay-outs Uren boeken per week InSite, Nacalculatie per regel en in Nacalculatie per regel InSite - zodat je dit bijvoorbeeld ook in de nacalculatieregel in Profit kunt zien en gebruiken. Dit is niet verplicht.
    • Als je deze uren boeken in de kalenderweergave gebruikt zonder Profit Projecten (met alleen HRM) in de licentie, verwijder dan het veld Werksoort uit de regel als dit nog niet gebeurt is. Bij 'alleen HRM' vult Profit dit veld met de voorkeurwaarde ***** omdat niet met werksoorten maar alleen met urensoorten wordt gewerkt.
    • Verwijder bijvoorbeeld ook de velden Doorbelasten, Kostprijs en Prijs per eenheid als die niet relevant zijn.
  8. Ga naar het tabblad: Regel velden.
  9. Stel hier eventueel voorkeurwaarden per veld in. Dit gebruik je met name als je zowel werksoorten als kosten laat boeken. Je wilt dan niet altijd alle velden tonen.

    Bijvoorbeeld: Je wilt het veld Kostprijs alleen zichtbaar laten zijn bij het boeken van kosten. Je vinkt dan voor het veld Kostprijs bij veldinstelling Werksoort het veld Veld verbergen aan.

    Pro_Uren boeken in kalenderweergave InSite inrichten (20)

    • Selecteer links het veld waarbij je een veldinstelling wilt doen.
    • Selecteer rechts bovenin of het om een instelling bij Werksoort of bij Kosten gaat.
    • Stel de voorkeurwaarde(n) in.
      Zie verder: Voorkeurwaarden instellen
  10. Ga naar het tabblad: Acties.

  11. Stel bij de acties Week vrijgeven en Week afsluiten in of je deze wilt verbergen bij het boeken in de kalenderweergave.
  12. Klik op: OK.
Controles op uren instellen/raadplegen

Na het boeken, als je de week afsluit, controleert Profit of de geboekte uren overeenkomen met het rooster van de medewerker en de instellingen voor Projecten. Ook bij het boeken van uren op een dag kun je een melding krijgen.

Bij de controle op rooster geldt:

  • De instellingen bij de medewerker hebben voorrang op de instellingen voor projecten.
  • Voor het overige gelden bij de controle alleen de instellingen voor projecten. In de boekingslay-out Uren boeken per week InSite zijn geen extra controle-instellingen mogelijk (zoals die bijvoorbeeld in de boekingslay-outs voor nacalculatie per week en nacalculatie per regel wel beschikbaar zijn).

Uren en controle in Profit Projecten:

  1. Ga naar: Projecten / Beheer / Instellingen / Project.
  2. Richt de tabbladen Uren en Controle in. Afhankelijk van of je ook op zaterdag en/of zondag wilt boeken, stel je ook het tabblad Projecten in.

    Zie ook: Uren en controles inrichten

Rooster per medewerker in Profit HRM:

  1. Ga naar: HRM / Medewerker / Medewerker.
  2. Open de medewerker.
  3. Ga naar het tabblad: Rooster.
  4. Open de meest recente regel.
  5. Raadpleeg en wijzig eventueel het rooster.

    Zie ook: Medewerker rooster

Autorisatiefilter op definities wijzigen voor nieuwe boekingslay-out

Als je autorisatiefilters op Definities gebruikt, dan moet je deze uitbreiden met de nieuwe boekingslay-out.

Zie ook:

Tijdsduur instelling in omgeving

Controleer of in de omgeving de instelling Tijdsduur uren:minuten aan staat. Hierbij wordt de tijdsduur gerekend in uren en minuten.

Als dit niet aan staat, kun je geen gebruik maken van uren boeken via de kalenderweergave. Halve uren boeken is dan bijvoorbeeld niet mogelijk.

Je kunt het veld eventueel aan zetten. Deze instelling geldt echter ook voor verlof en verzuim in Profit HRM en voor vrije velden van het type Tijdsduur. Maak je ook daarvan gebruik, dan is de huidige instelling op dit veld een bewuste keuze geweest. Denk goed na over de consequenties voordat je besluit de instelling aan te zetten.

Zie ook:

  • Tijdsduur controleren/instellen in omgeving
InSite inrichten

Voor InSite richt je het volgende in:

  1. Voeg de pagina Aanpassen mijn uren per week toe aan InSite. (Deze pagina maakt al automatisch deel uit van de functionaliteit Nacalculatie).
  2. Geef rechten aan de medewerkers.

Zie ook:

Zie ook

Direct naar

  1. Nacalculatie inrichten
  2. Nacalculatie autoriseren
  3. Boekingslay-out nacalculatie wijzigen
  4. Projectinstellingen inrichten
  5. Uren-, werk- en kostensoorten (basisgegevens) inrichten
  6. Accordering, gereedmelding en afkeuren inrichten
  7. Functionaliteit Nacalculatie inrichten voor InSite
  8. Geldigheidscombinaties
  9. Tarieven
  10. Teams
  11. Integratie nacalculatie en salarisverwerking zonder Profit Projecten
  12. Doorboeken van facturen en kosten/opbrengsten in Financieel
  13. Integratie met Ordermanagement met pakbonnen naar nacalculatie inrichten
  14. Integratie tussen Profit Agenda en Nacalculatie inrichten

Process

Nacalculatie

Work area

Projecten