Nacalculatie inrichten

Dit onderwerp bevat een overzicht van de instellingen en stamgegevens voor nacalculatie.

Nacalculatie kun je gebruiken voor het registreren van uren, kosten en artikelen (materialen) op een project. Medewerkers registreren zelf hun facturabele en niet-facturabele uren. Dit kan zowel in Profit als online via InSite. Je kunt deze urenregistratie ook gebruiken als je in de organisatie niet projectmatig werkt maar wel uren wilt registreren.

Er zijn verschillende methodes van het boeken van nacalculatie mogelijk. De inrichting en het gebruik verschilt vervolgens per methode. We onderscheiden voor InSite:

• Uren boeken per week via InSite in kalenderweergave (stapelboeken en kalenderboeken)
• Uren boeken per week matrix via InSite (nieuw)
• Uren boeken per regel in InSite
• Uren boeken per week (matrix) via InSite (oud, vervalt per 1/1/2023)

In Profit onderscheiden we:

• Nacalculatie per regel
• Nacalculatie per periode
• Nacalculatie per week (matrix) in Profit (vervalt per 1/1/2023)

Daarnaast kun je de AFAS Pocket App gebruiken.

Controles op nacalculatie/geboekte uren

Bij het boeken van de uren kan Profit controleren of het minimaal aantal te boeken uren per dag klopt. Ook het maximale en het 'normale' aantal uren per dag kun je Profit laten controleren. Hierbij kun je onderscheid maken tussen normaal gewerkte uren en extra gewerkte uren met behulp van de urensoort.

Deze controles kun je verder uitbreiden met 'geldigheidscombinaties'. Met geldigheidscombinaties controleert Profit of de combinatie van de gegevens in de urenboekingen klopt. Zo kun je bijvoorbeeld per medewerker aangeven op welke projecten hij met welke werksoorten hij mag boeken.

Als je werkt met Teams, dan kun je bovendien inrichten dat alleen een teamlid van een project uren kan boeken op het betreffende project.

Uitbreidingen voor nacalculatie/uren boeken

Je kunt uitbreiden met kostprijs- en verkooptarieven van de uren. Tarieven zijn zowel bedoeld voor interne calculaties, als voor de bepaling van factuurbedragen.

Voor projecten en nacalculatie (uren en declaraties) in InSite (PSS) moet je de functionaliteit en pagina's inrichten.

Integratie nacalculatie met andere modules

Maak je gebruik van Profit Hrm/Payroll, Financieel, Ordermanagement of de de agenda in InSite, dan kun je de integratie hiertussen met Nacalculatie inrichten. Zo kun je bijvoorbeeld de integratie tussen nacalculatie en Profit Payroll inrichten als je de nacalculatieregels wilt meenemen in de salarisverwerking van Profit Payroll. Of in Financieel kun je bij het boeken van inkoopfacturen in het boekingsprogramma van Profit Financieel een projectboeking maken met Project en Kosten. Hierdoor maak je naast de financiële boeking ook een nacalculatiemutatie.

Werkwijze

• Nacalculatie autoriseren
• Boekingslay-out nacalculatie wijzigen
• Projectinstellingen met controles inrichten
• Uren-, werk- en kostensoorten (basisgegevens) inrichten
• Accordering, gereedmelding en afkeuren inrichten
• Functionaliteit Nacalculatie inrichten voor InSite

  Dit kun je uitbreiden met de volgende inrichting:

  

• Geldigheidscombinaties
• Tarieven
• Teams
• Projectstatus

  Maak je gebruik van andere Profit-onderdelen, dan kun je de integratie hiertussen met Nacalculatie inrichten. Als je op een afbeelding klikt open je de gekoppelde helppagina.

  

• Integratie nacalculatie en salarisverwerking zonder Profit Projecten
• Doorboeken van facturen en kosten/opbrengsten in Financieel
• Integratie met Ordermanagement met pakbonnen naar nacalculatie inrichten
• Integratie tussen Agenda in InSite en Nacalculatie inrichten

Zie ook