Uren boeken per week Matrix (nieuw)

Er is een nieuwe manier om in InSite snel via een matrix uren per week te boeken. Dit is vooral makkelijk voor medewerkers die langere tijd op dezelfde projecten boeken. Bij deze nieuwe manier is het niet meer nodig om de week te verwerken! Dat scheelt je weer een extra handeling en dus tijd!

Bekijk hier de Video van deze gave functionaliteit! (14:07)

Het nieuwe matrix boeken biedt:

  • Het gemak van een Vaste lijst met projecten waarachter je de uren per dag in de week invult. Sneller kan niet. En de vaste lijst kun je zelf uitbreiden.
  • Niet meer nodig om de week te verwerken tot enkelvoudige nacalculatieregels.
  • Direct inzicht in wat je geboekt hebt aan de Totalen per dag en per week.
  • Zowel uren als kosten boeken is mogelijk.

De oude methode stopt in de loop van 2023.

Dit moet je eerst inrichten.

Inhoud

Nieuw in Profit 3

In dit artikel is gave nieuwe functionaliteit verwerkt die beschikbaar is vanaf Profit 3.

We werken momenteel hard aan de documentatie van dit onderdeel.

De volgende verbeteringen en wensen zijn doorgevoerd in het Matrix boeken in InSite:

  • Je kunt nu meer bij het boeken van Details in de regel:
    • Regels toevoegen (voorheen kon je alleen raadplegen en verwijderen).
    • Bepalen welke kolomkoppen je nog meer wilt zien. Dit richt je in in de boekingslay-out, tabblad Matrix met het veld Via regel velden ipv vaste lijst van velden.
    • Ook kun je per veld per type (werksoort of kosten) de zichtbaarheid bepalen.
    • Direct openen in Detail-scherm zodra je op de dag klikt, kun je nu zelf instellen via Detailscherm direct openen. Voorheen moest je eerst een uur boeken en dan daarop klikken.
  • Zoeken is nu makkelijker, je hoeft alleen nog in het Zoeken-veld te klikken en je kunt gelijk typen.
  • Kolomkoppen blijven in beeld. Dus bevindt het project zich onderaan de lange vaste lijst, dan kun je nog steeds zien op welke dag je aan het boeken bent!
  • Kosten boek je nu ook makkelijker, in de regel onder de kolomkoppen.
  • Je maakt het scherm nu snel overzichtelijker door op ‘inklappen’ te klikken. Je ziet dan alleen nog de project-regels en niet de onderliggende regels zoals werksoort, projectfase, etc. Bovendien onthoudt Profit, als je een regel uit hebt geklapt, je lay-out ook als je even naar een andere pagina navigeert.
  • Het is (eindelijk!) toegestaan om negatieve uren te boeken, als je dit hebt ingericht. Bijvoorbeeld voor tijd-voor-tijd.
  • Bij het boeken van je uren zie je bovendien direct of je nog uren op het project kunt boeken of niet. De cel is grijs als dat niet toegestaan is. Bijvoorbeeld als de werkelijke datum gereed in het project is gevuld, dan zijn de cellen van die datum en daarna niet wijzigbaar.

Nacalculatie per week boeken InSite (matrix) (nieuw)
  1. Open InSite.
  2. Ga naar: Projecten / Matrix boeken.

    InSite kan bij jou anders zijn ingericht, waardoor de omschrijving van de actie anders is.

    Je ziet een lay-out met links de Vaste lijst met projecten waarop je snel uren kunt boeken voor de dagen van de week, die je in het midden ziet. Regels met geboekte uren met combinaties die nog niet op de Vaste lijst staan, zie je schuingedrukt. Deze kun je snel toevoegen met de actie die je ziet als je boven de regel klikt.

    Verlof en Verzuim zijn overigens nooit onderdeel van de vaste lijst. Lees hier meer over hoe verlof en verzuim getoond worden bij de integratie met HRM.

    De eerste dag van de week (zondag, maandag) wordt bepaald door de periodetabel week uit de projectinstellingen.

    Al eerder (via een andere methode) geboekte uren, zie je hier ook.

    Wat zie je in de Uren weergave?

    Wat zie je in de Kalender?

    Zie ook: Snel navigeren in de datumselectie-tool.

  3. Klik eventueel op: Nieuwe regel om een project toe te voegen aan de Vaste lijst. Afhankelijk wat er is ingesteld, krijg je te vullen velden. Project en Werksoort zijn verplicht.
  4. Sorteren: Klik in de lay-out op het veld in de regel. Op dat veld kun je vervolgens sorteren. Boven de vaste lijst zie je vervolgens ook het veld waarop gesorteerd is. Bijvoorbeeld 'Project (code)' als je zojuist op het projectnummer hebt geklikt om te sorteren. Of Project als je op de projectomschrijving hebt geklikt.
  5. Klik op Zoeken en vul in waar je op zoekt. (Profit 3)
  6. Klik eventueel op de pijltjes voor het 'Zoeken'-veld om de rijen in of uit te klappen voor een beter overzicht. Profit onthoudt deze instelling.
  7. Boek kosten via de '+' onder de datum.
  8. Boek je uren door die per dag in te vullen achter het project in de Vaste lijst.

    Bekijk hier een voorbeeld van de eenheden die je kunt boeken (minuten en dan minimaal in eenheden van 3).

    Negatieve uren boeken is ook mogelijk, als dit is ingericht.(Profit 3)

    Profit controleert of je per project per dag mag boeken en toont dat door middel van de kleuren wit (mag), lichtgrijs (eigenlijk niet, maar boeken kan) en donkergrijs (niet te boeken). Raadpleeg hier de controles die Profit uitvoert.

    Je ziet onderaan de dagen en rechts de totalen per dag en per project. Rechtsonder zie je het totaal aantal uren geboekt in de week.

  9. Wil je op een andere urensoort boeken? Klik op de zichtbare werksoort. Je ziet dan een lijst van afwijkende urensoorten. Dit moet ingericht zijn (Urensoort tonen).
  10. Klik eventueel op de actie Vorige week kopiëren om snel uren te boeken. Niet alles wordt gekopieerd. Dit moet eerst ingericht zijn. Klik op Ja bij de vraag.
  11. Klik op het uur om de details toe te voegen/te zien.

    Ook mogelijk is dat je dit direct ziet, zonder dat je eerst alleen de uren kunt boeken. Dan is ingericht dat het Detailscherm direct opent.

    Wat je ziet aan kolommen is op grond van tabblad Regel in de boekingslay-out inrichting.(Profit 3)

    1. Voeg via Regel toevoegen eventueel een regel toe om de totaaluren te splitsen. (Profit 3)
  12. Wijzig eventueel Omschrijving (of een ander veld dat is ingesteld als Veld toelichting).
  13. Klik eventueel op een actie. Dit moet eerst ingericht zijn. Bijvoorbeeld week kopiëren.
  14. Verwijder een regel door achter de werksoort op de -knop te klikken. Als alle werksoorten weg zijn, verdwijnt ook de regel.
Inrichten Nacalculatie per week boeken InSite (matrix) (nieuw)

Het nieuwe Matrix boeken in InSite richt je als volgt in:

  1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Boekingslay-out.
  2. Open de boekingslay-out Uren boeken per week InSite (Matrix).

    Maak eventueel een kopie van deze boekingslay-out als je een eigen boekingslay-out wilt gebruiken. Blokkeer dan dan de standaard boekingslay-out, zodat deze niet meer gebruikt kan worden.

    Als je een kopie boekingslay-out hebt gemaakt, dan ontstaat automatisch een nieuwe toegevoegde InSite-pagina. Voeg deze als Sitebeheerder toe in InSite.

  3. Ga naar het tabblad: Algemene instellingen.
  4. Vink Kosten boeken toegestaan aan als je naast uren ook kosten wilt laten boeken. Hier vind je meer over de inrichting hiervan.
  5. Selecteer bij Roostercontrole eventueel een op de projectinstellingen (tabbladen Uren en Controles) afwijkende controle op het geboekte aantal uren.
  6. Vink eventueel Negatieve uren boeken toegestaan aan. (Profit 3)
  7. Ga naar het tabblad: Regel velden.
  8. Stel eventueel voorkeurwaarden op de velden in. Dit kan per veld ook voor alleen kosten of alleen werksoorten.

    Let op:

    Je mag geen veldinstellingen instellen op de grondslagen die je kiest voor de vaste lijst!

    Ook Veld verbergen is mogelijk.(Profit 3)

  9. Ga naar het tabblad: Acties.
  10. Stel eventueel de acties in; welke wil je tonen en welke wil je verbergen.

  11. Ga naar het tabblad: Matrix.

    Je stelt bij Vaste lijst in wat Profit in InSite moet tonen van de projecten waarop de medewerkers kunnen boeken.

  12. Selecteer bij Grondslagen welke combinatie van grondslagen/velden je wilt kunnen vullen bij het uren boeken. Project, werksoort of Project, dimensie 1, projectfase, werksoort, etc. De velden Project en Werksoort zijn altijd verplicht.

    Bij Projectfase zie je in de lay-out een subniveau.

    Als je wilt dat men niet op het project maar op de projectfases boekt als die er zijn, dan kun je in de Management tool dit veld verplicht stellen.

  13. Selecteer bij Aanvullende informatie welk extra gegevens je wilt zien achter een project in de vaste lijst. Bijvoorbeeld Hoofdproject, Verkooprelatie, Projectgroep of een combinatie hiervan. Je ziet ze dan grijs achter de Vaste lijst-gegevens. Je kunt hier ook op filteren.
  14. Vink Urensoort tonen aan als ook de urensoorten getoond moet worden zodat daarop geboekt kan worden. (Normaal zie je alleen de werksoort.) Voorbeelden van urensoorten zijn normale én overuren. Als je dit veld aan zet, zie je een lijst van mogelijke urensoorten als extra niveau in de Vaste lijst. Je ziet de urensoorten die niet geblokkeerd zijn voor handmatige invoer in eigenschappen urensoort. Dit geldt dan voor alle gebruikers.

    Als dit veld uit staat, kun je geen urensoort vullen bij het matrix boeken. Profit neemt dan de voorkeur urensoort die in de werksoort is ingesteld. Of die in de projectinstellingen (tabblad Uren) als voorkeur urensoort (Urensoort normaal) is ingesteld.

    Als je een voorkeur urensoort hebt ingesteld in de teamlidregel(s) van het team dat bij een project hoort, dan stelt Profit deze urensoort voor als het teamlid het project toevoegt als item aan zijn vaste lijst. (Zoals ook wordt voorgesteld bij handmatig toevoegen van uren bij kalenderboeken).

  15. Stel bij Urensoort normaal in welke urensoort als 'normaal' geldt.
  16. Vink Detailscherm direct openen aan als je het Detail-scherm direct wilt zien. (Profit 3)
  17. Vink Via regel velden ipv vaste lijst van velden aan als je wilt dat de kolommen in het Detail-scherm worden getoond met de velden en in de volgorde als op het tabblad Regel en niet volgens de Vaste lijst. Je krijgt dan een tabel in het Detail-scherm. (Profit 3)

    Als je deze optie aanzet, kun je geen veld toelichting instellen in het veld hieronder.

  18. Stel bij Veld toelichting in welk veld je wilt gebruiken.

    (Profit 3)Dit veld zie je terug in het Detail-scherm van geboekte uren op een dag. Dit veld is dan wijzigbaar. Het is niet mogelijk hier andere (vrije) velden te tonen/wijzigen.

  19. Stel bij Code van grondslag tonen in bij welke van de velden je (ook) de code wilt tonen. Bijvoorbeeld het projectnummer als je Project aanvinkt. En werksoortcode als je Werksoort aanvinkt.
  20. Klik op: Opslaan en sluiten.

InSite inrichten:

InSite richt je in met de volgende pagina's:

  • Aanpassen mijn uren per week (Matrix)

    Dit is het pagina-onderdeel waarin de (door de gebruiker in de selectie-pagina geselecteerde of enige) boekingslay-out getoond wordt. Voeg deze toe aan je InSite als dit nog niet het geval is.

  • Selecteren boekingslay-out mijn uren boeken per week (matrix)

    Dit pagina-onderdeel koppel je aan de actie/banner/menuknop als je meerdere boekingslay-outs voor matrix boeken hanteert. InSite geeft hier dan keuze uit de actieve (niet geblokkeerde) boekingslay-outs van Uren boeken per week InSite Matrix.

Zie ook: Onderdeel uit bestaande pagina toevoegen

Autorisatie inrichten

  • De waarden die de gebruiker kan kiezen bij een grondslag kun je autoriseren via een gegevensfilter of het team.

    Een gebruiker kan bijvoorbeeld alleen projecten kiezen waar hij onderdeel is van het team.

  • Het toevoegen van een nieuwe regel aan de vaste lijst via de actie Nieuwe regel is geautoriseerd via de pagina Toevoegen aan vaste lijst.

Zie ook: Autorisatie in InSite

Direct naar

  1. Nacalculatie/Uren boeken in InSite