Nacalculatie accorderen en gereedmelden (Profit Projecten)
Als medewerker accordeer je de uren waarmee je aangeeft dat je klaar bent met (uren) schrijven en dat het correct is ingevoerd. Je kunt dit ook door de leidinggevende laten doen, dit is afhankelijk van hoe bij jullie functiescheiding is geregeld.
De leidinggevende of projectleider (afhankelijk van de inrichting) meldt de nacalculatie gereed. Door het gereedmelden beschouwt Profit de uren als gecontroleerd en zet ze, waar van toepassing, door naar de facturatie.
Verder geldt:
- Geaccordeerde regels kun je niet meer wijzigen of verwijderen, tenzij je deze eerst de-accordeert, via accordering ongedaan maken.
- Profit zal bij het accorderen de verlofsaldi bijwerken als nacalculatieregels recht geven op verlof of als nacalculatieregels betrekking hebben op tijd-voor-tijd. Dit gebeurt alleen als dit bij de verlofsoort is ingesteld.
De acties Accorderen, Accorderen ongedaan maken, Gereedmelden en Gereedmelden ongedaan maken kun je autoriseren in verband met functiescheiding.
Je kunt deze acties zowel via Profit (zie hieronder) als via InSite uitvoeren.
Dit richt je in via actie-autorisatie.
Let op:
Als je niet beschikt over Profit Projecten loopt de accordering via het menu van Profit HRM. Lees dan het onderwerp Declaraties accorderen (zonder Profit Projecten).
Aan een project kan een organisatie gekoppeld zijn, terwijl er geen verkooprelatie gekoppeld is. Als je een nacalculatieregel gereedmeldt, zal Profit controleren of de regel een Verkooprelatie heeft. Zo niet, dan wordt de verkooprelatie van de organisatie overgenomen. Hierdoor kan de regel eventueel gefactureerd worden.
Nacalculatie accorderen en gereedmelden via Profit
Je kunt de stappen accorderen en gereedmelden apart uitvoeren, maar je kunt deze ook combineren. Als je een niet-geaccordeerde regel gereedmeldt, zal Profit deze in één keer accorderen én gereedmelden. Dit kan alleen als je geautoriseerd bent voor zowel het accorderen als het gereedmelden.
Profit levert standaard de volgende weergaven mee:
- Accorderen (nacalculatie): deze bevat alle nog te accorderen regels.
- Gereedmelden (nacalculatie): deze bevat alle nog gereed te melden regels.
- Accorderen nacalculatie: deze bevat alle regels die nog niet gefactureerd zijn.
- Alle openstaand (nacalculatie): in deze weergave zie je per regel de status in de kolommen Geaccordeerd en Gereedgemeld. Bovendien zie je ook de medewerkers die de regels geaccordeerd of gereedgemeld hebben.
In de onderstaande procedure staan de weergaven die je kunt gebruiken.
Nacalculatie accorderen via Profit:
- Ga naar:
- Projecten / Nacalculatie / Nacalculatie accorderen.
- Projecten / Project / Project, tabblad Nacalculatie als je de nacalculatieregels per project wilt accorderen
- Open de weergave: Accorderen (nacalculatie).
Deze weergave toont alle nacalculatieregels die nog niet gereedgemeld zijn. Je kunt de weergave van de kolommen in dit scherm aanpassen.
- Stel een filter in, als je bijvoorbeeld alle boekingen van één bepaalde medewerker of de boekingen op één bepaald project wilt selecteren.
- Klik op: Meer acties / Open bijlage, als je een gekoppelde bijlage wilt raadplegen van de geselecteerde boekingsregel.
Je kunt zien of een boekingsregel een bijlage (zoals een urenstaat, kassabon, etc.) bevat, als de kolom Bijlage aangevinkt is. Als de weergave deze kolom niet toont dan kun je deze toevoegen door deze weergave aan te passen.
- Druk op: Ctrl+S als de kolom met vinkvelden niet in de weergave staat.
- Dubbelklik op nacalculatieregel als je de nacalculatieboeking wilt openen en wijzigen.
Bij het wijzigen van nacalculatie vanuit de functie Nacalculatie accorderen (of Uren Accorderen) zie je alleen de regels waar je volgens de nacalculatieregel-autorisatie en de projecten-autorisatie recht op hebt in verband met functiescheiding. Je opent de eigenschappen van de geselecteerde nacalculatieregel. Er wordt dus één regel getoond. Dit geldt voor Profit Windows en InSite. In InSite wordt bovendien nog de HRM medewerker-autorisatie toegepast.
Profit haalt altijd de regelgegevens op van de gekozen regel, ook als je eventueel tags ([Jaar], [Medewerker], etc) in de boekingslay-out hebt ingesteld.
- Vink de te accorderen regels aan. Druk op Ctrl+A als je alle regels in één keer wilt aanvinken.
- Klik op de actie: Accorderen.
Let op:
Profit plaatst deze taak in de wachtrij. Terwijl de taak in de wachtrij wordt uitgevoerd, kun je gewoon doorwerken. Zie: Wachtrij gebruiken en beheren.
De regels waarvoor je de actie Accorderen hebt uitgevoerd, verdwijnen uit de weergave nadat de actie in de wachtrij voltooid is. De weergave wordt niet automatisch ververst. Je ziet dit dus pas als je de functie opnieuw start of de weergave ververst met F5.
Nacalculatie gereedmelden via Profit:
- Ga naar: Projecten / Nacalculatie / Nacalculatie accorderen.
- Open de weergave: Gereedmelden (nacalculatie).
Deze weergave bevat alle nog gereed te melden regels, inclusief regels die je nog moet accorderen.
Bij geaccordeerde regels toont Profit de medewerker die de regel heeft geaccordeerd in de kolom Geaccordeerd door.
- Vink de regels één voor één aan of druk op Ctrl+A om alle regels te selecteren.
- Klik op de actie: Gereedmelden.
- Bevestig het gereedmelden van de geselecteerde regels.
Nacalculatie in één keer accorderen én gereedmelden via Profit:
- Ga naar: Projecten / Nacalculatie / Nacalculatie accorderen.
- Open de weergave: Accorderen (nacalculatie).
Deze weergave toont alle nacalculatieregels die nog niet gereedgemeld zijn. Je kunt de weergave van de kolommen aanpassen.
- Stel eventueel het filter in.
- Vink de te accorderen regels aan. Druk op Ctrl+A om alle regels in één keer aan te vinken.
- Klik op de actie: Gereedmelden.
Bevestig het gereedmelden van de geselecteerde regels. De weergave toont de zojuist geaccordeerde en gereedgemelde regels niet meer.