Federal Learning Account (België)

In dit artikel is gave nieuwe functionaliteit verwerkt die beschikbaar is vanaf Profit 4.

Voor werkgevers in België met minimaal 20 medewerkers is het verplicht om jaarlijks vijf opleidingsdagen aan te bieden en de bijbehorende gegevens bij te houden. Om aan deze verplichting te voldoen, dien je gebruik te maken van het Federal Learning Account (FLA).

Als je gebruik wilt maken van het Federal Learning Account om de medewerkergegevens en de opleidingen aan te leveren, moet je dit eerst inrichten.

Deze functionaliteit is alleen beschikbaar voor klanten met een Belgische licentie.

Inhoud

Beschrijving

Om aan de FLA-verplichting te voldoen is het noodzakelijk om de volgende gegevens aan te leveren:

  • Werkgever

    Ondernemingsnummer

  • Medewerker

    Voor- en achternaam, geboortedatum en geboorteplaats, adres en rijksregisternummer van de medewerker.

  • Opleiding

    Naam opleiding, start en einddatum opleiding, aantal uren opleiding, certificaat, type opleiding (formeel/informeel*) en status opleiding.

    * Formele opleidingen zijn cursussen en stages ontwikkeld door een opleidingsinstituut, meestal op een andere locatie gegeven dan de werkplek. Informele opleidingen zijn cursussen die worden georganiseerd door de werkgever. De inhoud wordt gekozen volgens de specifieke behoeften van de medewerker(s) en heeft rechtstreeks verband met het werk en de werkplek.

Cursus of opleiding

Binnen Profit kennen we twee verschillende manieren waarop we opleidingsgegevens van medewerkers kunnen registreren; Cursussen en Opleidingen. Opleidingen zijn bedoeld voor de opleidingen en diploma's die bepalen op welk werkniveau de medewerker bevoegd is om te functioneren. Onder cursussen verstaan we de korte cursussen voor werknemers om hun vaardigheden te ontwikkelen.

Alle onderdelen onder het Federal Learning Account vallen onder Medewerker/Cursus.

We kunnen de cursussen onderverdelen in twee categorieën:

  1. Individueel gevolgd - ESS
  2. Intern georganiseerd - MSS

Medewerker cursus

Medewerkers kunnen via InSite een gevolgde cursus vastleggen via het profiel 'Medewerker cursus' (ESS). Na het vastleggen van de cursus gaat de workflow ter goedkeuring naar de verantwoordelijke. De leidinggevende kan ook voor de medewerker de cursus vastleggen (MSS). Na goedkeuring van de workflow wordt de cursus vastgelegd in het dossier van de medewerker en wordt de cursus klaargezet om te versturen naar het FLA. In de eigenschappen van de medewerker, op het tabblad Cursus staan in de kolom Cursus de cursussen die handmatig zijn toegevoegd. In de kolom Cursusevenement zijn de cursussen zichtbaar die via een inschrijving op een cursusevenement in CRM zijn gedaan (Cursusmanagement).

Collectieve cursus

Met de collectieve cursus heb je de mogelijkheid om een cursus toe te voegen en hier meerdere medewerkers aan te koppelen. Na het vastleggen van de collectieve cursus gaat de workflow ter goedkeuring naar de verantwoordelijke. Na goedkeuring van de workflow wordt de cursus voor iedere medewerker vastgelegd in het dossier en wordt de cursus vervolgens klaargezet om te versturen naar het FLA.

Integratie Cursusmanagement

Wanneer je gebruik maakt van cursusmanagement in CRM, dan kan je de huidige inrichting blijven gebruiken en door middel van de integratie van CRM naar HRM de cursussen aanleveren bij het FLA. Je leest hier meer over de integratie van CRM naar HRM.

Pocket App

Het is in de Pocket App mogelijk om dossieritems van het type 'Medewerker cursus' te beoordelen.

Voorbereiding

Saldi en opleidingskrediet

De saldi van de medewerker wordt beheerd in het Federal Learning Account. Via de koppeling haalt Profit de saldi van de medewerker op. Na het volgen van de cursus koppelt Profit dit terug aan het Federal Learning Account en wordt de saldi van de medewerker bijgewerkt. Zo is de data altijd up-to-date!

Opleidingssaldi

In de weergave Opleidingssaldi is inzichtelijk wat de saldi is per medewerker voor de komende twee kalenderjaren is. Daarnaast heb je ook inzicht in welke wijzigingen er voor welke medewerker hebben plaatsgevonden, die nog niet zijn verzonden naar het Federal Learning Account. Je kunt de weergave raadplegen via: HRM / Medewerker / Overzicht / Federal Learning Account.

Berekening opleidingskrediet

De opleidingsrechten voor werknemers die in deeltijd werken of niet het volledige kalenderjaar in dienst zijn, worden berekend met behulp van de volgende formule: A x B x C, waarbij:

A staat voor het aantal opleidingsdagen dat voltijds werkende werknemers binnen het bedrijf krijgen

B staat voor het deeltijdspercentage van de werknemer, en

C staat voor het aantal maanden dat de werknemer in dienst is, gedeeld door twaalf maanden. Elke begonnen maand wordt beschouwd als een volledig gepresteerde maand.

Voorbeeld:

Het wettelijk opleidingsrecht van 5 opleidingsdagen geldt voor voltijds medewerkers. Een medewerker treedt op maandag 15 juli 2024 in dienst en heeft een parttime percentage van 80%.

We passen de formule A x B x C toe om de opleidingsrechten voor deze medewerker te berekenen:

A = 5 opleidingsdagen voor voltijds medewerkers

B = 0,8 (80% deeltijdpercentage)

C = (6 maanden in dienst) / (12 maanden) = 0,5

De opleidingsrechten voor deze medewerker in 2024 zijn: 5 x 0,8 x -,5 = 2 opleidingsdagen.

Let op:

De berekening van het opleidingsrecht wordt gedaan door het FLA. Profit ontvangt deze gegevens vanuit het FLA.

Cursus toevoegen

Cursus aanmaken ESS

Medewerkers kunnen via InSite een cursus vastleggen:

  1. Ga in InSite naar: Mijn InSite.
  2. Klik op: Mijn ontwikkeling en vervolgens op: Kennisportaal.
  3. Klik op: Cursus aanmaken.
  4. Vul de Begindatum cursus in. Dit is de datum waarop de cursus gestart/gegeven is.
  5. Vul de Einddatum cursus in.
  6. Geef een Omschrijving mee. Dit is bijvoorbeeld de naam van de cursus.
  7. Geef het Opleidingsinstituut op.
  8. Onder Cursusduur vul je de duur van de cursus in uren in. Bijvoorbeeld 8:00 uur.
  9. Selecteer de status onder Status cursus.
  10. Vink onder Federal Learning Account aan of de cursus onder het wettelijk opleidingsrecht valt door middel van het vinkveld 'Valt onder wettelijk opleidingsrecht'.
  11. Wanneer de cursus onder het wettelijk opleidingsrecht valt verschijnen er nieuwe velden.
  12. Vul het Type in:
    • Formeel: Cursussen en stages ontwikkeld door een opleidingsinstituut, meestal op een andere locatie gegeven dan de werkplek.
    • Informeel: Cursussen die georganiseerd worden door de werkgever. De inhoud wordt gekozen volgens de specifieke behoeften van de medewerker(s) en heeft rechtstreeks verband met het werk en de werkplek.
  13. Selecteer de Locatie, Deelname en het Resultaat.
  14. Heb je een certificaat behaald? Vink dan Certificaat behaald aan en vul de geldigheidsduur in.
  15. Klik op: Aanmaken.

Cursus aanmaken MSS

Leidinggevende kunnen via het HRM Portaal een cursus voor een medewerker vastleggen:

  1. Ga in InSite naar: HRM / HRM Portaal.
  2. Klik op: Aanmaken cursus.

  3. Selecteer het profiel.
  4. Selecteer de medewerker voor wie je de cursus wilt aanmaken.
  5. Vul de Begindatum cursus in. Dit is de datum waarop de cursus gestart/gegeven is.
  6. Vul de Einddatum cursus in.
  7. Geef een Omschrijving mee. Dit is bijvoorbeeld de naam van de cursus.
  8. Geef het Opleidingsinstituut op.
  9. Onder Cursusduur vul je de duur van de cursus in uren in. Bijvoorbeeld 8:00 uur.
  10. Selecteer de status onder Status cursus.
  11. Vink Certificaat behaald aan wanneer dit het geval is en vul de geldigheidsduur in.
  12. Vink onder Federal Learning Account aan of de cursus onder het wettelijk opleidingsrecht valt door middel van het vinkveld 'Valt onder wettelijk opleidingsrecht'.
  13. Wanneer de cursus onder het wettelijk opleidingsrecht valt verschijnen er nieuwe velden.
  14. Vul het Type in:
    • Formeel: Cursussen en stages ontwikkeld door een opleidingsinstituut, meestal op een andere locatie gegeven dan de werkplek.
    • Informeel: Cursussen die georganiseerd worden door de werkgever. De inhoud wordt gekozen volgens de specifieke behoeften van de medewerker(s) en heeft rechtstreeks verband met het werk en de werkplek.
  15. Selecteer de Locatie, Deelname en het Resultaat.
  16. Klik op: Aanmaken.

Cursusportaal

Je beschikt over het 'Cursusportaal' op Mijn kennisportaal. Op het cursusportaal kun je een cursus aanmaken en beschik je over de weergaven 'Mijn cursussen' en 'Mijn opleidingssaldi'. Onder Mijn cursussen zie je een overzicht van de individuele cursussen en de collectieve cursussen. In de kolom FLA is het zichtbaar of de cursus onder het wettelijk opleidingsrecht (FLA) valt of niet.

In de weergave Mijn opleidingssaldi zie je de saldi voor twee kalenderjaren.

Collectieve cursus toevoegen

Je hebt via InSite de mogelijkheid om een collectieve cursus vast te leggen. Bij het aanmaken van de collectieve cursus maak je de cursus aan en geef je in één workflow aan welke medewerkers de cursus hebben gevolgd.

  1. Ga in InSite naar: HRM / HRM Portaal.
  2. Klik op: Collectieve cursus aanmaken.

  3. Selecteer het profiel.
  4. Vul de Begindatum van de cursus in. Dit is de datum waarop de cursus gestart/gegeven is.
  5. Vul de Einddatum cursus.
  6. Geef een Omschrijving mee. Dit is bijvoorbeeld de naam van de cursus of kennisdeling.
  7. Geef het Opleidingsinstituut op.
  8. Onder Cursusduur vul je de duur van de cursus in uren in. Bijvoorbeeld 8:00 uur.
  9. Selecteer de status onder Status cursus.
  10. Vink Certificaat behaald aan wanneer dit het geval is en geef de geldigheidsduur op.
  11. Vink onder Federal Learning Account aan of de cursus onder het wettelijk opleidingsrecht valt door middel van het vinkveld 'Valt onder wettelijk opleidingsrecht'.
  12. Wanneer de cursus onder het wettelijk opleidingsrecht valt verschijnen er nieuwe velden.
  13. Vul het Type in:
    • Formeel: Cursussen en stages ontwikkeld door een opleidingsinstituut, meestal op een andere locatie gegeven dan de werkplek.
    • Informeel: Cursussen die georganiseerd worden door de werkgever. De inhoud wordt gekozen volgens de specifieke behoeften van de medewerker(s) en heeft rechtstreeks verband met het werk en de werkplek.
  14. Selecteer de Locatie, Deelname en het Resultaat.
  15. Selecteer onder Medewerkers de medewerkers die de cursus hebben gevolgd.
  16. Klik op: Aanmaken.

FLA bericht aanmaken

Om de berichten naar het FLA te versturen heb je 2 mogelijkheden:

  • Via de geplande taak 'Aanmaken opleidingsberichten FLA' óf
  • Via de actie 'Aanmaken berichten' in de weergave 'Opleidingssaldi'

Geplande taak

Om berichten te verzenden via de geplande taak Aanmaken opleidingsberichten FLA richt je de geplande taak in. Daarnaast is het noodzakelijk om voor medewerkers die nieuw indienst komen, de actuele gegevens te vernieuwen. Vervolgens maak je een geplande taak aan om berichten van de communicatieservice te verzenden en te ontvangen.

Bericht verzenden via de actie 'Aanmaken berichten'

Om de berichten te verzenden via de actie Aanmaken berichten doorloop je de volgende stappen:

  1. Ga naar: HRM / Medewerker / Overzicht / Federal Learning Account.
  2. Selecteer de medewerker(s) en klik op de actie: 1. Aanmaken berichten.

  3. Ga naar: Algemeen / Communicatieservice / Communicatiebericht.
  4. Selecteer de regel voor het opleidingsbericht en Klik op de actie: 1. Bericht verzenden.

  5. Na het verzenden van het bericht, zijn de gegevens in de weergave Opleidingssaldi bijgewerkt.

Cursusmanagement

Voor de aanlevering richting het Federal Learning Account kan je ook gebruik (blijven) maken van Cursusmanagement in CRM, als je dit hebt ingericht. Er is een volledige integratie tussen CRM en HRM om de gegevens up-to-date te houden. Hierbij wordt er gekeken naar de status van de deelnemer (afgemeld of niet afgemeld) en de aanwezigheid die wordt bijgehouden vanuit de presentie in de eigenschappen van het evenement:

  1. Ga naar: CRM / Cursusmanagement / Evenement.
  2. Open de eigenschappen van het evenement.
  3. Ga naar het tabblad: Presentie.
  4. In de kolom Aanw. zie je of de deelnemer present (aanwezig) is gemeld of niet. Wanneer een medewerker nog niet present is gemeld en je meldt de medewerker vervolgens present via HRM / Medewerker / Medewerker, tabblad:Cursus, dan veranderd de status van de deelname en het resultaat direct mee in zowel HRM als CRM. Vervolgens kan je vanuit één overzicht de gegevens aanleveren bij het FLA.

Status deelnemer

Aanwezigheid

Deelname

Resultaat

!= afgemeld

=0%

Gereserveerd

Nog niet afgerond

 

tussen 0 en 100%

Gevolgd

Nog niet afgerond

 

=100%

Gevolgd

Geslaagd

= afgemeld

n.v.t.

Niet gevolgd

Onderbroken

FLA in het cursusevenement

In de eigenschappen van een cursusevenement geef je aan of de cursus onder het wettelijk opleidingsrecht (FLA) valt en wat de cursusduur is. Deze gegevens zijn noodzakelijk voor de aanlevering richting het FLA.

  1. Ga naar: CRM / Cursusmanagement / Cursus.
  2. Open de eigenschappen van de cursus.
  3. Vul de Cursusduur in op het tabblad Algemeen.

  4. Ga naar het tabblad: Extra.
  5. Vink, onder Federal Learning Account, aan of de cursus onder het wettelijk opleidingsrecht valt.
  6. Selecteer het Type opleiding FLA.
  7. Klik op: Opslaan en sluiten.