Meegeleverde administratie inrichten

In template-omgevingen zijn 10 administraties aanwezig. Deze administraties zijn al ingericht met dagboeken, integratiesoorten en andere basisgegevens. Wijzig daarom eerst een meegeleverde administratie, in plaats van een nieuwe administratie volledig zelf in te richten. Gebruik je meer dan 10 administraties, dan kun je extra administraties zelf toevoegen.

Dit ga je inrichten

Een administratie richt je in via een aantal stappen. Controleer eerst of je een meegeleverde administratie kunt gebruiken. Pas daarna de gekoppelde organisatie in CRM aan. Vul vervolgens de administratie verder aan met de overige gegevens, zoals het logo en de bankrekening die op verkooprapporten wordt getoond. Vul tot slot de financiële instellingen van de administratie aan.

Nadat je een administratie hebt toegevoegd, controleer je eerst de verdere inrichting voordat je gaat boeken. Controleer in elk geval de dagboeken, tellers, bankrekeningen en instellingen van de financiële administratie. Werk je met meerdere administraties of administratiesets, leg dan ook de rekening-courantverhoudingen vast en voeg de administratie toe aan de juiste administratieset.

Stap 1: Controle administratie

Open eerst een bestaande administratie en controleer of je deze kunt wijzigen naar je eigen gegevens.

Administratie openen voor controle:

1. Open een administratie op een van deze manieren:
   • Ga naar: Algemeen / Administratie / Openen.
   • Druk op sneltoets F11.
   • Klik op je foto en dan op Administratie selecteren.
2. Standaard zie je staan <Nog in te vullen administratie 1>, <Nog in te vullen administratie 2> enzovoort.

   Als je deze benamingen niet ziet staan, dan maak je een nieuwe administratie aan.

3. Druk op Esc of klik op het kruis om het venster te sluiten.

Stap 2: Organisatiegegevens wijzigen

De standaard meegeleverde administraties wijzig je naar de organisatiegegevens.

Let op:

Standaard is <Nog in te vullen administratie 1> gekoppeld aan een werkgever. Controleer dit via HRM / Organisatie / Werkgever, actie Organisatie. Zorg ervoor dat de werkgever gelijk is aan de administratie.

Organisatie van administratie wijzigen:

1. Ga naar: CRM / Organisatie/persoon / Organisatie/persoon.
2. Open de eigenschappen van de organisatie die je wilt wijzigen.
3. Ga naar het tabblad: Algemeen.
4. Vul de NAW-gegevens van jouw organisatie in.
5. Klik op: Opslaan en sluiten.

Controle en aanvullen administratie:

1. Ga naar: Algemeen / Administratie / Beheer / Eigenschappen.
2. Ga naar het tabblad: Algemeen.
3. Controleer de gegevens.
4. Ga naar het tabblad: Verstrekking.
5. Vul een waarde in bij E-mailadres afzender en Naam afzender.

   Wanneer je deze velden leeg laat, dan kijkt Profit naar de afzender in de omgevingsinstellingen.

6. Selecteer een bankrekening bij Bank.rek verkoopfactuur.

   Deze bankrekening wordt standaard getoond op de rapporten van factuurlay-outs.

7. Ga naar het tabblad: Afbeelding.

   Zorg voor een witte of transparante achtergrond en controleer of de afbeelding het juiste formaat heeft.

8. Ga naar het tabblad: SEPA.

   Vul indien van toepassing een waarde in bij Incassant-Id.

9. Klik op: Opslaan en sluiten.

Stap 3: Financiële administratie instellingen

Om de inrichting van de administratie af te maken, stel je een aantal tabbladen in bij de financiële instellingen.

Financiële administratie-instellingen:

1. Ga naar: Financieel / Beheer / Instellingen administratie.
2. Ga naar het tabblad: Balans.

   Bepaal de periodetabel van de vaste activa en financieel. Wijzig eventueel de waarden via Acties / Wijzigen periodetabel.

   Wanneer je een periodetabel wilt toevoegen of wijzigen (voor bijvoorbeeld gebroken boekjaar), doe je dit via Algemeen / Inrichting / Periode-instellingen / Periodetabel.

3. Ga naar het tabblad: Btw.
4. Ga naar het tabblad:
5. Klik op: Opslaan en sluiten.

Deze instellingen zijn minimaal nodig om de administratie in gebruik te nemen. De overige tabbladen richt je in bij andere processen, zoals aanmaningen en het procuratieschema.

Aanvullende inrichting

Nadat je een administratie hebt toegevoegd, controleer je eerst de basisinrichting voordat je gaat boeken. Zo weet je zeker dat de administratie aansluit op je werkwijze. Een deel van deze inrichting is nodig voor de financiële administratie. Een deel is optioneel en hangt af van je situatie, bijvoorbeeld als je werkt met meerdere administraties of administratiesets.

Na het toevoegen van een administratie controleer je deze onderdelen:

• Dagboeken inrichten

  Voeg de benodigde dagboeken toe, zoals Bank, Kas, Verkoop, Inkoop en Memoriaal. Controleer ook of de juiste tegenrekeningen zijn gekoppeld.

• Tellers controleren

  Controleer welke tellers automatisch zijn aangepast. Richt de tellers bij voorkeur hetzelfde in als in je actieve administraties.

• Rekening-courantverhoudingen vastleggen

  Leg de rekening-courantverhouding vast als je met meerdere administraties in één omgeving werkt, zoals een holding met werkmaatschappijen. Zo verwerk je onderlinge boekingen eenvoudiger.

• Bankrekeningen toevoegen

  Voeg bankrekeningen toe en controleer de basisgegevens. Koppel daarna elke bankrekening aan het juiste bankdagboek. Activeer vervolgens de bankkoppeling, zodat bankmutaties automatisch binnenkomen.

• Administratieset controleren

  Als je met administratiesets werkt, voeg je deze administratie toe aan de juiste administratieset.

• Instellingen Financiële administratie controleren

  Controleer de verplichte basisinrichting van de financiële administratie. Denk aan periodetabellen, btw-instellingen, standaard grootboekrekeningen en andere financiële instellingen.

• Autorisatie per administratie

  In de autorisatietool bepaal je met autorisatiefilters welke gebruikers toegang hebben tot welke administratie(s).

• Consolidatie-administraties inrichten

  Als je met meerdere administraties die afzonderlijk én gezamenlijk rapporteren werkt, dan moet je in de geconsolideerde rapportage de onderlinge transacties elimineren.