Inkoop in de bouw optimalisaties (Profit 8)

Voor Profit 8 is het volgende geoptimaliseerd:

Inkooporders Concept en Ter beoordeling niet meer in inkoopresultaat - Niet gedelivered, nog geen Content!

Vanaf nu worden inkooporders die via de workflow worden goedgekeurd en de status Concept of Ter beoordeling hebben én die gekoppeld zijn aan een werkbegroting níet meer meegeteld in het Inkoopresultaat in de werkbegroting en projectprognose. Dit gebeurt pas nadat de inkooporder is goedgekeurd.

Hiervoor zijn deze velden nu in Profit beschikbaar:

  • Het veld Opgenomen in werkbegroting in de inkooporderregel toont (voor welk bedrag/of) er zich nog inkooporders in de workflow bevinden.
  • De weergaven Werkbegroting en Projectprognose zijn uitgebreid met het veld Saldo niet definitieve Inkooporderregels.
  • Een inkooporder is na goedkeuring nog te wijzigen, en gaat dan dus terug naar Concept/Ter beoordeling. De verhoging/verlaging ten opzichte van het al goedgekeurde bedrag zie je bij het nieuwe veld in de werkbegroting/projectprognose: Saldo niet definitieve inkooporderregels.

    Hierdoor kun je beter sturen op het inkoopresultaat. Want orders met status Concept, die mogelijk nog niet af zijn, tellen niet meer in op de projectprognose.

Bovenstaande heeft geen invloed op de verwerking van de ingekochte aantallen. Inkooporderbedragen verwerkt Profit nu dus pas na goedkeuring in de werkbegroting en projectprognose, aantallen direct.

Bij verwijderen: (?niet zichtbaar?) Hierbij is een nieuwe status Te verwijderen. - dit geeft aan dat de regel die je verwijdert in een inkooporder zich in de workflow bevindt. Na het goedkeuren van de workflow verwijdert Profit de regel pas echt.

Inkoopfactuur Binnen en buiten inkoop

Om het inzicht in Binnen inkoop en Buiten inkoop te verbeteren is het volgende geoptimaliseerd:

  • In de werkbegroting tellen nu alleen de geconfronteerde/met de verplichting gematchte regels in bij Besteed binnen inkoop. De rest van de regels komt dan op Buiten inkoop. Voorheen telde de hele factuur die bij de geconfronteerde / gematchte regel hoorde in bij binnen inkoop.
  • In de details van de bewakingscode (nog) kun je bij de nacalculatieregels nu direct zien welke regel wel en welke regel niet binnen inkoop valt. Je kon al wel zien of er een verplichting gekoppeld is. En ook welke factuur, maar niet op regel-niveau. Dit kan nu wel. Hiervoor moet je de activering Confronteren op journaalpostregel aan hebben staan.

    Let op:

    Bestaande facturen blijven geheel binnen inkoop als er één geconfronteerde regel op staat. Wil je dit wijzigen, verwijder dan de confrontatie en voeg een nieuwe toe.

  • Bij de financiële inkoopboeking zie je nu direct in de boekinglay-out bij het nieuwe veld Binnen inkoop of de boeking binnen inkoop is of niet, als je kiest voor het afboeken van de verplichting. Én als je daarbij een projectboeking maakt in Financieel. Voorwaarde is dat de verplichting ook is gekoppeld aan een inkooporder.

  • In de projecteigenschappen, tabblad Nacalculatie zie je dan per regel bij het nieuwe veld of de regel binnen inkoop is.

    - Bij confronteren...Checklist confronteren inkoopfacturen (Ordermanagement)

  • Inkoop in de Bouw met projectboeking
  • Proces: Werkbegroting en besteed binnen inkoop (nog)
  • Proces: Werkbegroting na projectboeking (nog)- Werkbegroting na projectboeken = inkoopfactuur zonder koppeling vanuit de werkbegroting als projectboeking, maar wel op het project en de bewakingscode-

Ontvangen inkoopofferte via de workflow - ook ERP?!

Het is nu mogelijk via de workflow Ontvangen offerte (-67) in het inkoopofferte-aanvragen-traject de offertes die je ontvangt te laten afhandelen. Voeg hiervoor eventueel een of meerdere eigen workflows toe en koppel die in Ordermanagement beheer.

In de workflow kun je de Jonas AI-acties inzetten. Bijvoorbeeld om de offerte eerst door AI te laten analyseren en beoordelen.

Als je volgens de workflow via OutSite ontvangen offertes beoordeelt (workflow Ontvangen offerte

Zie:

Bij het type dossieritem kun je nu meerdere workflows maken: ‘Ontvangen offerte (Profit)’ -67

Via het inkooprelatieprofiel kun je instellen dat de ontvangen offerte via de workflow beoordeeld moet worden via veld Beoordelen ontvangen offerte via workflow.

In de Ordermanagement instellingen moet je vervolgens bij “Workflow Ontvangen offerte” selecteren welke workflow geldt (Ga naar: Ordermanagement / Beheer / Instellingen: tabblad Beoordelen inkoop). Hier mag je alleen workflows selecteren die gekoppeld zijn aan het type dossieritem ‘Ontvangen offertes (Profit)’ maar niet Profit-workflow! (vergelijk met het veld Workflow inkooporder in dezelfde veldgroep).

Bij het insturen van de ontvangen offerte:

Als het veld Inkooprelatie -> Profiel gevuld kies dan Profiel *****. Anders pak je wel het veld Inkooprelatie -> Profiel

Start de workflow “Workflow Ontvangen offerte” van de hierboven gevonden Inkooprelatieprofiel. Indien dit veld leeg is dan wordt geen workflow opgestart.

Checklist projectboeking

Hieronder een checklist met zaken die je kunt controleren als je gebruik maakt van de Bouw-activering:

Bijvoorbeeld een inkoopfactuur die je boekt op Ikea.

Ikea is crediteur en heeft het standaard inkooprelatieprofiel aan.

Checklist projectboeking:

  1. Normaal staan grootboekrekeningen ingesteld op 'Geen projectboeking. Stel de grootboekrekening in voor 'Projectboeking verplicht' of Projectboeking toegestaan'.
  2. Staat het project in de eerste regel van de financiële boeking? Dan krijg je het projectboekingsscherm automatisch. Of je gebruikt de actie.
  3. Krijg je de vraag of je de verplichting wilt afboeken (niet)? Dit is ingericht bij..
  4. Krijg je de vraag of je wilt confronteren (niet)? Dit is ingericht bij...
  5. Zijn de Bouw-velden beschikbaar in de boekingslay-out van Financieel inkoopboeking?
    • Het veld ?
    • Is het veld Binnen inkoop toegevoegd aan de boekingslay-out?
  6. Gaat de boeking niet de Inkoopfacturen workflow in? Of gebruik je verplichtingen / confronteren?

Checklist inkooporder:

  1. Laat de workflow voor de inkooporder starten. Dit stel je in in het inkooprelatieprofiel is ingesteld bij de inkooprelatie. Veld Beoordelen inkooporder via workflow.
  2. De inkooprelatie moet ook crediteur zijn. Dit doe je via het veld Is crediteur.

(van 'geen inkoopfacturen voor confronteren')

  1. Ga naar: Financieel / Grootboek / Financiële mutaties
    1. Voeg het veld Status confrontatie toe aan de gegevensverzameling, als je hiervoor geautoriseerd bent.
    2. Controleer bij de inkoopfactuur in het veld Status confrontatie welke status de confrontatie heeft (te confronteren/ nog te confronteren of niet confronteren).
  2. Ga naar: Algemeen / Omgeving / Beheer / Eigenschappen.
    1. Ga naar het tabblad: Activering.
    2. Controleer of Voorraad en Confrontatie geactiveerd zijn.
  3. Ga naar: Financieel / Boeken / Dagboek.
    1. Open het inkoopboek in de periode waarin de inkoopfactuur is geboekt.

      - Deze inkoopboeking moet op dezelfde crediteur worden geboekt als de ontvangst

      - Deze inkoopboeking moet als tegenrekening de grootboekrekening gebruiken die ook is ingericht in de eigenschappen van de artikelgroep:

  4. Ga naar: Ordermanagement / Item / Groepering / Artikelgroep.
    1. Open de eigenschappen van de artikelgroep.
    2. Controleer welk rekeningnummer bij Inkoop staat.

    Gebruik deze als tegenrekening in de inkoopboeking

  5. Ga naar: Ordermanagement / Inkoopproces / Ontvangst.
    1. De Ontvangst moet geboekt worden op dezelfde crediteur als de inkoopboeking
  6. Ga naar: Ordermanagement / Item / Artikel.
    1. Open de eigenschappen van het artikel.
    2. Ga naar het tabblad: Algemeen.
    3. Controleer of Voorraad bijhouden aan staat.
    4. Controleer aan welke artikelgroep het artikel is gekoppeld.
  7. Ga naar: Ordermanagement / Item / Groepering / Artikelgroep.
    1. Open de eigenschappen van de artikelgroep.
    2. Ga naar het tabblad: Algemeen.
    3. Controleer of Bevat voorraadartikelen en Confronteren zijn aangevinkt.

    Let op:

    Werkt je met werksoorten en kosten (dus integratiegroepen) in de order? Ga dan naar Ordermanagement / Item / Groepering / Integratiegroep en controleer of het veld Confronteren aangevinkt is.

  8. Ga naar: Ordermanagement / Inkoopproces / Ontvangst.
    1. Open de eigenschappen van de ontvangst.
    2. Ga naar het tabblad: Algemeen.
    3. Controleer of Genereren inkoopfacturen niet aan staat.