Inkooporder aanmaken voor de bouw

Je kunt direct vanuit de werkbegroting een inkooporder aanmaken of je kunt een inkooporder toevoegen via het inkoopproces van Profit Ordermanagement. Je legt de inkooporder op een project en/of een contract, zodat je het bijbehorende project en contract koppelt aan de inkooporder. Je kunt in de inkooporder Projectnummer, Projectfase en Contractnummer vastleggen. Dit moet je eerst in de boekingslay-out inrichten.

Als je werkt met inkoopoffertes, dan kun je de inkoopofferte omzetten naar een inkooporder, in plaats van onderstaande procedure om een inkooporder toe te voegen.

Je kunt per bewakingscode toestaan dat er meerdere inkooporders voor worden toegevoegd.

Als je een inkooporder niet via de werkbegroting aanmaakt, kun je deze naderhand nog wel koppelen.

Je kunt alleen kostenregels van het Type item kosten (Kst) inkopen. De meegeleverde boekingslay-out Inkooporder (Bouw) (Profit) bevat deze voorkeurwaarde al (tabblad Regel velden).Arbeid kun je tijdens het inkopen naar bijvoorbeeld Onderaanneming verplaatsen.

Je kunt het afleveradres laten vullen met het adres van de projectlocatie.

Profit houdt bij het toevoegen van een inkooporder via de werkbegroting voor het bepalen van de administratie de volgende volgorde aan:

1. Administratie uit het inkooprelatieprofiel van de inkooprelatie.
2. Als dit niet gevuld is, dan de administratie uit het standaard inkooprelatieprofiel.
3. Als dat niet gevuld is, dan de administratie van het project! Deze is extra ten opzichte van wat Profit als derde neemt bij het handmatig toevoegen of importeren van een inkooporder en in ERP. (Profit 5)
4. De administratie waar de gebruiker ingelogd is. Als je een inkooporder aanmaakt via InSite of de UpdateConnector, en dus nog nooit hebt ingelogd in Profit, dan is er geen laatst ingelogde administratie. Dan wordt de administratie uit de instellingen gehaald via Ordermanagement / Beheer / Instellingen, tabblad Algemeen.

Inkooporder toevoegen voor de bouw:

1. Ga naar: 
   • Projecten / Voorcalculatie / Werkbegroting
   • Projecten / Voorcalculatie / Voorcalculatie.
2. Selecteer de regel(s) waarvoor je een inkooporder wilt aanmaken.

   Gebruik (Ctrl+S) om via multiselect meerdere regels te selecteren.

   Je kunt geen Totaalregels selecteren.

3. Klik op de actie: Aanmaken en verstrekken inkooporder.

   Je kunt ook een inkooporder aanmaken via Ordermanagement / Inkoopproces / Inkooporder of vanuit het contract via Financieel / Contractbeheer / Contract, tabblad Inkooporder.

   Als de bij de werkbegroting horende voorcalculatie als status (verkoop)offerte Handmatig afgehandeld heeft, is deze actie niet voorhanden.

4. Selecteer eventueel de boekingslay-out als er meerdere boekingslay-outs aanwezig zijn.

   Je ziet nu de boekingslay-out.

5. Vul het ordernummer in als je geen gebruik maakt van autonummering.
6. Selecteer het contract bij Contract als je de inkooporder aan een contract wilt koppelen.

   Profit vult automatisch de inkooprelatie en referentienummer van het contract in.

7. Als je geen contract hebt, selecteer dan de Inkooprelatie.

   De inkooprelatie heeft de status Crediteur en mag niet geblokkeerd zijn. Profit neemt gegevens over uit de eigenschappen van de inkooprelatie. Dit zijn o.a. de Btw-plicht, Afleveradres, Betalingsvoorwaarde, Betaalwijze, Valuta en Automatisch betalen.

   Als je betalingsvoorwaarde bij het contract hebt ingevuld, dan wordt de Betalingsvoorwaarde van het contract meegenomen in plaats van de inkooprelatie.

8. Vul eventueel de overige velden in de kop van de boekingslay-out.
9. Voeg de itemregels toe die je wilt inkopen:
   1. Klik op: Verzamelen werkbegrotingsregels als je regels uit een werkbegroting wilt overnemen.
   2. Klik op: Overnemen voorcalculatie als je regels uit een voorcalculatie wilt overnemen
   3. Klik op: Overnemen orderregels als je uit een al bestaande inkoopofferte, ontvangst, inkoop(basis)order regels wilt overnemen.

   Vervolgens krijg je, als er bij de regels ook regels zijn die verplaatst moeten worden (arbeid), de wizard.

10. Vul de velden voor het verplaatsen van de regels:

    

    • Selecteer bij Bewakingscode naar welke bewakingscode je alle te verplaatsen regels wilt wilt verplaatsen. Je kunt er maar één selecteren.

      Bij Type item zie je inderdaad dat je gaat verplaatsen naar Kosten omdat je alleen die kunt inkopen.

    • Selecteer eventueel een Itemcode.
    • Selecteer bij Kostensoort bij afronding een kostensoort.
    • Vul bij Toelichting eventueel in waarom je de bewakingscodes verplaatst.
11. Klik op: Volgende.

    

    Je ziet een samenvatting van om welke bewakingscodes het gaat.

12. Klik op: Voltooien.
13. Wijzig eventueel de prijs in de regel als bijvoorbeeld de prijs inmiddels is gestegen of gedaald.
14. Klik op: Meer acties / Reservering als je op de inkooporderregel een reservering wilt vastleggen.

    Je neemt een reservering op als de schatting is dat de daadwerkelijk kosten positief of negatief gaat afwijken van de begroting.

    Als je vanuit de werkbegroting een offerte of inkooporder aanmaakt, dan zie je de gegevens van de reservering terug in de cockpit Werkbegroting in de kolom Gereserveerd in de groeperingsregel van de bewakingscode.

    Je kunt deze gegevens ook op het project raadplegen op het tabblad Reservering.

    In de staart zie je wat het Resultaat inkoop is naar aanleiding van deze inkooporder.

15. Vul eventueel het veld Datum prognose in de regel met een datum die afwijkt van de datum van de inkooporder. Bij het aanmaken of actualiseren van een periode projectprognose neemt Profit de regel dan mee als deze binnen de periode valt. (Profit 5)
16. Klik op: Opslaan en sluiten.
17. Klik op: Ja. Je drukt de order af.
18. Dit is wat je hiervan in de Werkbegroting na inkooporder terugziet.

    Maak een inkooporder aan vanuit de werkbegroting.

    Je vindt de inkooporder terug in Ordermanagement (via Ordermanagement / Inkoop / Inkooporder). Ook zie je hem in de werkbegroting via de actie Inkooporder en het nummer zie je in de kolom Ink.nr.

    

    Op moment van inkopen wordt het veld Toegestaan en Opdracht in de werkbegroting gevuld. Je ziet dit bijvoorbeeld goed in de weergave Totale werkbegroting (Sub), als je filtert op de bewakingscode waarvoor je de inkooporder hebt geboekt.

    • Toegestaan is de kostprijs van de werkbegrotingsregel die gebruikt is in inkoop.
    • Opdracht is het bedrag uit de inkooporder.

    Wijkt het bedrag in Opdracht af van Toegestaan dan krijg je o.a. een Resultaat inkoop en gegevens in de 'Buiten inkoop'-velden. Zie: Werkbegroting na inkooporder met prijsverschil en Werkbegroting na inkooporder met termijnschema met prijsverschil.

    Maak een inkooporder met een termijnschema aan vanuit de werkbegroting en wijzig de inkoopprijs naar een lager bedrag. Je ziet vervolgens in de werkbegroting dat een Resultaat inkoop ontstaan is door het verschil in budget versus inkoopprijs.

    • Het Resultaat inkoop kan bij termijnen alleen op de bewakingscode-regel getoond worden. Er is namelijk geen verdeling bekend over de regels.
    • Resultaat inkoop betekent ook direct Verwacht resultaat.

    

    En in de werkbegroting:

    

    Als je verder naar rechts scrollt zie je de Prognose-velden:

    • Bij Binnen prognose kosten zie je de inkooporder die nog niet betaald is (in bovenstaande afbeelding is dit veld verborgen).
    • Bij Nog te verwachten kosten zie je wat aan inkoopordersnog betaald moet worden, zowel binnen als buiten inkoop. Maar in dit geval alleen binnen inkoop dus.
    • Prognose en N.t.v. kosten komen in dit geval overeen.

Zie ook

• Inkooporder in Ordermanagement
• Reservering of verplichting raadplegen en wijzigen
• Inkoopfactuur afboeken van reservering of verplichting