Bouw inrichten
Als je de specifieke functionaliteit voor de Bouw-branche in o.a. de Projecten en Ordermanagement-modules wilt gebruiken, moet je dit eerst inrichten. Zo komt na het activeren van de bouw de functionaliteit in Projecten beschikbaar om calculaties in het Calculatie Uitwisselings Formaat (CUF) in te lezen in de voorcalculatie in Profit Projecten. Hiermee kun je calculaties uit IBIS-TRAD, hét calculatieprogramma voor de bouw inlezen.
De inrichting voor de bouw kun je nog verder uitbreiden door de integratie met onder andere Contractbeheer in Financieel en Ordermanagement. Hiermee kun je inkoopoffertes uitzetten, contracten aanmaken en inkooporders vastleggen op basis van de ingelezen voorcalculatie. Profit biedt de bouwbranche hiermee een pakket om geïntegreerd te werken qua projectbewaking, orderverwerking en financiële administratie.
Maak je gebruik van andere Profit-onderdelen, dan kun je de integratie hiertussen met Voorcalculatie inrichten.
Bouw activeren
Deze functionaliteit is niet standaard beschikbaar, je moet hiervoor een activering inschakelen. Schakel de activering bij voorkeur in aan het einde van de werkdag of in het weekend. Tijdens het activeringsproces kan namelijk een conversie plaatsvinden en tijdens deze conversie kunnen de medewerkers niet in Profit werken. Het is aan te raden een nieuwe activering eerst te testen in een testomgeving, voordat je deze doorvoert in de productie-omgeving.
Naam van de in te schakelen activering:
- Bouw
Stappen om een activering in te schakelen
Logging van voorcalculatie activeren (Bouw)
Activeer eventueel de activering Logging van voorcalculatie om de wijzigingen op de voorcalculatie en voorcalculatieregels te loggen.
Zie ook:
Bouw autoriseren in Projecten
Richt de autorisatie van dit onderdeel in, zodat de juiste gebruikers toegang hebben tot de benodigde functies en gegevens.
Je kunt ook gebruik maken van de meegeleverde autorisatierol Kopersbegeleiding.
Functionaliteit Bouw handmatig autoriseren in Projecten:
- Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
- Ga naar het tabblad: Onderhoud groepen.
- Selecteer de te autoriseren groep (of gebruiker).
- Ga naar het tabblad: Menu.
- Vink de te autoriseren menukeuzen aan:
- Projecten / Voorcalculatie / Inlezen calculatie
- Projecten / Voorcalculatie / Werkbegroting
- Projecten / Item / Groepering / Bewakingscode
- Projecten / Onderhanden werk / Tussentijds resultaat
- Projecten / Kopersbegeleiding / Optielijst
- Projecten / Kopersbegeleiding / Optiekeuzelijst
- Projecten / Projectprognose / Projectprognose
- Projecten / Werkbon / Werkbon
- Ga naar het tabblad: Autorisatie.
- Ga naar: Project / Voorcalculatie / Werkbegroting.
- Autoriseer de acties en tabbladen.
- Zoek om de tabbladen met de acties te vinden op de laatste termen:
- Project / Voorcalculatie / Voorcalculatie
- Project / Werkbegroting / Cockpit werkbegroting
- Project / Werkbegroting / Details bewakingscode
- Project / Werkbegroting / Toegestaan buiten inkoop
- Ga naar Project / Voorcalculatie / Voorcalculatie.
- Autoriseer de actie Aanmaken werkbegroting bij Voorcalculatie als je via Voorcalculatie een werkbegroting wilt maken zonder een .cuf-bestand in te lezen.
- Ga naar: Project / Project / Bewakingscode.
- Autoriseer het tabblad: Algemeen.
- Autoriseer de acties en tabbladen:
- Sluit de Autorisatie tool.
- Klik op Ja bij de melding..
De omgeving opent automatisch opnieuw, met de nieuwe instellingen.
Boekingslay-out voor de bouw inrichten
Je hebt in Profit een standaard boekingslay-out voor voorcalculatie/werkbegroting en nacalculatie.
Als je in Profit Bouw hebt geactiveerd, dan beschik je over een aparte boekingslay-out Voorcalculatie splitsen (Profit) voor het splitsen van voorcalculatieregels. Deze en de andere boekingslay-outs kun je naar wens aanpassen.
De boekingslay-out Nacalculatie per regel of Nacalculatie per week bevat standaard het veld Bewakingscode als je in Profit Bouw hebt geactiveerd, zodat hierop geboekt kan worden.
Zie ook
Voorcalculatie voor de bouw inrichten
Je moet de functionaliteit Voorcalculatie inrichten voordat je de calculatie in de voorcalculatie kunt inlezen. Hierbij is met name de autorisatie en nummering van voorcalculatie van belang.
Zie ook
Bouw in InSite inrichten
Via InSite kun je processen in de bouw volgens vaste stappen laten verlopen. De Profit Bouw-template bevat hiervoor onderstaande workflows. Deze kun je eventueel nabouwen, mocht je op een oudere versie van de template zijn geïmplementeerd.
- Projectaanvraag - Het proces vanaf de aanvraag van de potentiële klant tot de tekening van de overeenkomst.
- Verkoopovereenkomst - Het ondertekenen van de verkoopovereenkomst door eigen organisatie en door de klant.
- Getekende termijnstaat
- Projectoverdracht
- Inkoopovereenkomst
Of maak eigen workflows aan.
Je kunt verder voor de Bouw o.a. de volgende overzichtspagina's toevoegen in InSite:
- Werkbegroting totalen per project - Deze pagina geeft inzicht in de totalen van het geopende project met betrekking tot wat begroot, in opdracht (inkooporder) en daarvan al besteed is.
- Werkbegrotingsregels per project
Zie ook:
Inkooprelatieprofiel voor o.a. verplichtingen inrichten
Je kunt meerdere inkooprelatieprofielen toevoegen, bijvoorbeeld per type inkooprelatie gerelateerd aan het type projectkosten. Voor bijvoorbeeld inkooprelaties voor Materiaal wil je wel verplichtingen aanmaken per inkooporder, die blokkeren en afhandelen bij vrijgeven, terwijl je dat bij Onderaanneming niet via verplichtingen wilt regelen.
In het geval van wél verplichtingen kun je de inkoopfactuur eenvoudig matchen. Lees hier meer.
Teamrollen inrichten
In je teams gebruik je teamrollen. Deze zullen in de bouw afwijken van projectorganisaties in andere branches.
Zie ook:
Bouw integratie overig inrichten
Voor de Bouw richt je ook in:
- Projectgroepen - Voor het groeperen van gelijksoortige projecten.
Bijvoorbeeld voor Nieuwbouw, Renovatie, Verbouw, Service en onderhoud. Lees hier meer.
- Integratiegroepen - Voor de groepering van kosten en werksoorten.
In de bouw vallen projectkosten in integratiegroepen die overeenkomen met de MAMO-groepering. Bijvoorbeeld: AR voor Arbeid, IA voor Inleen arbeid, etc. t/m Algemene kosten (AK), Overige projectkosten (OV), Opbrengsten (OB) en Verlof en verzuim (VV) en Declaratiecodes naast de Standaard integratiegroep (*****).
Op basis van deze integratiegroepen kun je vervolgens de onderhanden werk integratie instellen naar de verschillende dekkingsrekeningen. Hiermee zijn de belangrijkste type projectkosten van een bouwbedrijf ondervangen.
Lees hier meer.
- Verkooprelatieprofiel
Je richt bijvoorbeeld het standaard verkooprelatieprofiel in en een apart verkooprelatieprofiel voor de verkooprelaties bij kopersbegeleiding, wat immers vaak privépersonen zijn met afwijkende instellingen. Lees hier meer.
- OHW integratie
Je kunt naast standopname en projectprognose ook van OHW integratie gebruik maken. Dit richt je in en vervolgens kun je het per project al of niet gebruiken. Lees hier meer.
Projectstatussen
Richt de projectstatussen die je bouwprojecten kunnen in. Bij statussen die je zelf toevoegt kun je instellen dat bepaalde functionaliteiten niet toegestaan zijn. Zoals bijvoorbeeld bij status Calculatie is het niet toegestaan om een inkooporder toe te voegen.
In de template zijn de volgende statussen voorhanden:
Lees hier meer:
Bewakingscode inrichten
Je kunt een bewakingscode handmatig toevoegen, raadplegen, blokkeren en wijzigen nadat ze via het CUF-bestand zijn ingelezen.
Je beschikt alleen over deze functionaliteit als de bouw is geactiveerd.
Je kunt de bewakingscodes met omschrijvingen ook importeren via een importbestand met Projecten / Beheer / Import item / Bewakingscode of via de UpdateConnector PtMonitor.
Bewakingscodes toevoegen/raadplegen/wijzigen:
- Ga naar: Projecten / Item / Groepering / Bewakingscode.
Je ziet in de weergave de aanwezige bewakingscodes.
- Open de eigenschappen van de bewakingscode. Of klik op: Nieuw.
- Ga naar het tabblad: Algemeen.
Je ziet hier de bewakingscode, omschrijving en type projectkosten.
- Wijzig eventueel deze velden. Hierbij geldt dat je in Profit één Bewakingscode met één Type projectkosten kunt vastleggen.
De tabel Type projectkosten kun je niet uitbreiden.
- Vink eventueel Geblokkeerd aan als je de bewakingscode niet meer wilt gebruiken.
- Selecteer bij Meerdere inkooporders een van de opties waardoor je bij werkbegrotingsregels meerdere inkooporders aan kunt maken. Ook kun je de resultaatberekening sturen wanneer één werkbegrotingsregel meerdere keren wordt ingekocht.
De berekening van het inkoopresultaat per instelling is:
- Niet toegestaan: Toegestaan -/- Opdracht.
- Toegestaan, direct meetellen in Inkoopresultaat: Toegestaan -/- Opdracht. De berekening is identiek aan 'niet toegestaan', maar hierbij is het dus wél mogelijk meerdere inkooporders op één werkbegrotingsregel aan te maken. Dit betekent dat een inkooporder direct meetelt in het resultaat.
- Toegestaan, alleen bij overschrijding meetellen in inkoopresultaat - In de basis is er geen positief inkoopresultaat mogelijk. Totdat het bedrag in opdracht groter is dan begroot. Dan is het inkoopresultaat: Begroot -/- Opdracht.
- Toegestaan, inkoop- en uitvoerresultaat terug in begroting . Hierbij laat Profit het uitvoerresultaat terugvloeien naar de begroting. Dit budget heb je dan weer tot je beschikking buiten inkoop om vervolgens weer mee in te kopen. Dit gebruik je bijvoorbeeld bij inhuur van kranen waarbij je van tevoren niet goed kunt inschatten om welk bedrag (aantal, tijd) het zal gaan en waarvoor je daarom afspraken met leveranciers maakt om af te rekenen op basis van de uiteindelijke nacalculatie.
Als je deze instelling wijzigt, werkt Profit alle werkbegrotingen waar deze bewakingscode in voorkomt, bij.
Lees hier meer over de werking: Werkbegroting na meerdere inkooporders
- Selecteer bij Hoofdstuk het hoofdstuk waar deze bewakingscode bij hoort en de gegevens van deze bewakingscode toe gerekend moeten worden.
- Selecteer bij Paragraaf de paragraaf waar deze bewakingscode bij hoort. Samen met andere paragrafen telt Profit dan de gegevens op in de Hoofdstuk-regel.
- Klik op: Opslaan en sluiten.
Zie ook:
- Bewakingscodes en werksoorten, kosten en artikelen gebruiken
- Projectbewaking met werkbegroting - Resultaat uitvoer
- Bewakingscodes opgedeeld in Hoofdstukken en paragrafen
Hoofdstukken en paragrafen inrichten
Iedere bewakingscode heeft de velden Hoofdstuk en Paragraaf. Hiermee kun je de bewakingscodes groeperen en optellen per hoofdstuk en paragraaf.
In de weergaven van de werkbegroting kun je hierdoor eenvoudig, via filteren op de totaalregel, snel doordringen tot wat belangrijk is per bewakingscode-hoofdstuk en paragraaf.
Vrije tabellen met hoofdstukken en paragrafen vullen
Vul de tabellen, bijvoorbeeld met de hoofdstukken en paragrafen van de STABU.
- Ga naar: Algemeen / Inrichting / Vrije tabel.
- Voeg hoofdstukken toe in de vrije tabel: Hoofdstuk bewakingscode.
Bijvoorbeeld: 21 BETONWERK
- Voeg paragrafen toe in de vrije tabel: Paragraaf bewakingscode.
Bijvoorbeeld: 21.30 Funderingspoer en 21.40 Wapeningswerk
Weergave werkbegroting aanvullen met Hoofdstuk en Paragraaf
De volgende velden moeten aanwezig zijn in de weergave van de werkbegroting die je gebruikt voor het raadplegen per hoofdstuk en paragraaf:
- Hoofdstuk
- Paragraaf
Vul je (eigen) weergave over de werkbegroting aan met de volgende velden, als deze daarin nog niet beschikbaar zijn.
Bewakingscode inrichten voor hoofdstuk en paragraaf
Per bewakingscode stel je in tot welk hoofdstuk en welke paragraaf deze gerekend moet worden.
- Ga naar: Projecten / Item / Groeperingen / Bewakingscode.
- Selecteer het Hoofdstuk.
- Selecteer de Paragraaf.