Projectgroep

Je gebruikt projectgroepen om projecten in te delen, bijvoorbeeld voor het groeperen van gelijksoortige projecten. Je kunt hiervan gebruikmaken bij het samenstellen van rapporten. Daarnaast kun je de projectgroepen toepassen als grondslag voor de bepaling van tarieven, geldigheidscombinaties en voor de journalisering van projectfacturen.

Er is geen vaste definitie te geven van projectgroepen. Omdat iedere organisatie een eigen definitie van projecten heeft, kunnen er tal van projectgroepen zijn.

Voorbeeld: van projectgroepen

• Een bouwbedrijf kan de projectgroepen 'Wegenbouw' en 'Huizenbouw' gebruiken. Of Nieuwbouw, Renovatie, etc. als ze alleen in de huizenbouw opereren.
• Een dienstverlenende organisatie kan de projectgroepen 'Intern' en 'Extern' of 'Declarabel' en 'Niet Declarabel' gebruiken. Om aan te geven of de projecten gelden voor het bedrijf zelf, of voor een externe organisatie.
• De accountancy-branche kan gebruik maken van jaargebonden projecten die onderverdeeld zijn in jaargebonden projectgroepen.

Projectgroep toevoegen

1. Ga naar: Projecten / Project / Projectgroep.
2. Klik op: Nieuw. 
3. Als je een projectkaart wilt tonen op OutSite, selecteer je het gewenste rapport bij bij Projectkaart. Als je geen rapport selecteert, dan is de projectkaart niet beschikbaar op OutSite.  
4. Vink Deelnemen aan team toestaan aan als je wilt dat gebruikers in InSite en OutSite zelf mogen aangeven of ze deel willen nemen aan het team. Je wilt bijvoorbeeld toestaan dat gebruikers zichzelf aanmelden als teamlid.
5. Selecteer bij Teamrol de rol waarbij ze dat mogen doen.
6. Selecteer eventueel een werksoort bij Voorkeur werksoort die de gebruiker met deze teamrol gebruikt in de nacalculatie.
7. Vul de overige velden.
8. Klik op: Voltooien. 

Projectgroep instellen voor teamrollen

In de projectgroep bepaal je welke teamrollen bij het projectteam van een project gebruikt mogen worden. Als je dus een projectgroep instelt in een project, zeg je daarmee welke teamrollen in het project mogen voorkomen.

Daarnaast stel je in de projectgroep in bij welke teamrol het is toegestaan dat een gebruiker zelf aangeeft dat hij in die rol aan het team wil deelnemen.

De autorisatie op projectgroepmanager-autorisatie wordt in Pocket niet gebruikt.

1. Ga naar: Projecten / Project / Projectgroep.
2. Open de eigenschappen van de projectgroep of voeg een nieuwe toe.
3. Ga naar het tabblad: In-/OutSite.

   

4. Vink Deelnemen aan team toestaan aan als je wilt dat gebruikers in InSite en OutSite zelf mogen aangeven of ze deel willen nemen aan het team. Je wilt bijvoorbeeld toestaan dat gebruikers zichzelf aanmelden als teamlid.
5. Selecteer bij Teamrol de rol waarbij ze dat mogen doen.
6. Selecteer eventueel een werksoort bij Voorkeur werksoort die de gebruiker met deze teamrol gebruikt in de nacalculatie.
7. Ga naar het tabblad: Teamroltoewijzing.

   Bepaal welke rollen je beschikbaar wilt maken voor projecten met deze projectgroep. Teamrollen die je zelf toevoegt worden automatisch in alle projectgroepen beschikbaar gemaakt. Verwijder deze eventueel per projectgroep.

   Let op:

   Dit werkt niet door op algemene teams. Bij algemene teams toont Profit alle teamrollen.

   

8. Verwijder een rol:
   • Selecteer een rol en klik op Acties / Verwijderen.
   • Klik op Ja bij de vraag.

   of

9. Voeg een rol toe:
   • Klik op: Nieuw.
   • Selecteer de teamrol uit de beschikbare teamrollen.
   • Klik op: Opslaan en sluiten.
10. Klik op: Opslaan en sluiten.

Zie ook:

• Project toevoegen

Projectmanager instellen in de projectgroep

In InSite, het intranet van Profit, kun je als gebruiker je projecten raadplegen en beheren. Als je projectgroepmanager bent, heb je meer of andere rechten dan als lid van een team. Hoe één en ander is ingericht verschilt per organisatie.

1. Ga naar: Projecten / Project / Projectgroep.
2. Open de eigenschappen van de projectgroep.
3. Ga naar het tabblad: Projectgroepmanager.
4. Klik op: Nieuw.
5. Selecteer een medewerker.
6. Klik op: Voltooien.

Zie ook:

• Pagina projectgroepmanager inrichten in InSite

Projectgroeppagina voor In- en OutSite instellen

In InSite en OutSite kun je per projectgroep specifieke projectpagina's zichtbaar maken. Dit stel je in per projectgroep.

Hierdoor kun je bijvoorbeeld op de pagina’s van projecten van de projectgroep ‘Consultancy’ andere informatie presenteren dan bij projecten van de projectgroep ‘Intern’.

Projectpagina's op projectgroep bestaat naast de mogelijkheid om specifieke project-pagina's te tonen per teamrol en/of functie van projectgroepmanager. Een reden om voor projectgroep te kiezen in plaats van op teamrol-niveau is omdat het je veel tijd scheelt met inrichten als je voor alle rollen dezelfde pagina wilt tonen.

De prioriteit, als de gebruiker zowel een teamrol heeft en er zowel van specifieke pagina's voor de projectgroep als de projectgroepmanager sprake is, is:

1. projectgroepmanager-pagina, 2. projectgroep-pagina (eventueel behalve als er een teamrol-pagina is), 3. teamrol-pagina (als je dit hebt ingericht).

Pagina's zichtbaar maken voor projectgroep:

1. Ga naar: Projecten / Project / Projectgroep.
2. Open de eigenschappen van de projectgroep.
3. Ga naar het tabblad: In-/OutSite. Dit tabblad moet je eerst autoriseren.

   

4. Vink Projectgroeppagina voor InSite aan als je bij deze projectgroep een afwijkende tonen-projectpagina in InSite wilt gebruiken.
5. Vink Projectgroeppagina voor OutSite aan als je bij deze projectgroep een afwijkende projectpagina in OutSite wilt tonen.
6. Selecteer, alleen als je wilt afwijken van bovenstaande instellingen, eventueel bij Afwijkende teampaginarol de optie Teamrolpagina toepassen wanneer geactiveerd voor teamrol als je bij deze projectgroep toch de pagina's zichtbaar wil maken op grond van teamrolpagina. Dan moet je ook de pagina daarvoor inrichten in InSite/OutSite.
7. Klik op: OK.
8. Voor de projectgroep waarbij je de projectgroeppagina('s) hebt ingesteld, maakt Profit nu een tonen-projectpagina voor InSite/OutSite met de naam: Project (naam projectgroep). Bijvoorbeeld Project (Consultancy).

Overgaan van pagina's op teamrol-niveau naar pagina's op projectgroep-niveau

Volg deze procedure als je nu gebruik maakt van pagina's op teamrolniveau maar je wilt vanaf nu alleen per projectgroep een specifieke pagina hebben.

1. Vink in de projectgroep Projectgroeppagina voor InSite aan en selecteer bij Afwijkende teamrolpagina de optie Teamrolpagina toepassen wanneer geactiveerd voor teamrol. Hiermee kunnen de huidige gebruikers de functionaliteit blijven gebruiken zoals ze gewend waren.
2. Richt de pagina in InSite in sitebeheer in.
3. Als je klaar bent met de projectgroep-pagina voor de specifieke projectgroep, wijzig bij Afwijkende teamrolpagina de instelling naar Altijd projectgroeppagina tonen.
4. Uiteindelijk, als het je bedoeling is nergens meer teamrolpagina's te gebruiken en je hebt alle projectgroepen ingericht, wijzig dan de teamrollen: ga naar het tabblad InSite/OutSite en verwijder de vink voor Teamrolpagina voor InSite (en/of Teamrolpagina voor OutSite).

Zie ook:

• Pagina projectgroep/projectmanager inrichten in InSite
• Teamrol instellen voor InSite en OutSite