Meetstaat met factuurvoorstel maken (Bouw)

In de bouw kun je op basis van een werkbegroting of voorcalculatie een meetstaat vastleggen. Op grond van deze meetstaat kun je een factuurvoorstel maken die je vervolgens laat goedkeuren door de verkooprelatie. Daarna kun je de meetstaat via het factuurvoorstel in delen factureren.

Dit is met name interessant voor bedrijven in de grond-, wegen en waterbouw (GWW). In België heet een meetstaat 'vorderingsstaat'.

Voorbeeld

Je legt een weg aan van 10 km. Je wilt zodra er weer een kilometer klaar is, deze factureren met alle gerelateerde kosten. Voordat je kunt factureren heb je de toestemming nodig van de opdrachtgever.

De meetstaatregels voeg je handmatig toe, met je eigen termen, en koppel je aan een of meerdere voorcalculatie/werkbegrotingsregels. De kostprijs wordt daarbij opgeteld in de meetstaatregel.

Profit houdt bij hoeveel je al hebt gefactureerd. Zo kun je steeds opnieuw andere delen factureren.

Doordat Profit de meetstaatregel ook toevoegt aan de werkbegroting kun je het werk, naast op bewakingscode, ook bewaken op meetstaatregel.

Als je een meetstaat met factuurvoorstel wilt gebruiken moet je dit eerst inrichten. Als je de Bouw-activering niet hebt, kun je het factuurvoorstel zonder meetstaat bij termijnen gebruiken.

De meetstaat is altijd exclusief btw. Projecten met een verkooprelatie waarbij 'Inclusief btw' staat ingesteld, zoals bijvoorbeeld bij kopersbegeleiding, kun je dus niet selecteren.

Meetstaat toevoegen

In een meetstaat voeg je regels toe met omschrijvingen die duidelijk zijn voor de verkooprelatie. Daaraan koppel je eventueel regels uit de voorcalculatie, die dan opgeteld de kostprijs van de regel kunnen vormen.

De meetstaatregels komen vaak overeen met de bestekpostregels van een bestek of inschrijfstaat, die is opgesteld door de opdrachtgever. Voeg daarom eventueel eerst kostencodes en eenheden toe. In het voorbeeld van de aanleg van de weg heb je bijvoorbeeld in de voorcalculatie al itemcodes als Grond afgraven met eenheid Kuub, maar in de meetstaat wil je dan een itemcode Weg aanleg met eenheid Kilometer.

De meetstaatregel wordt ook toegevoegd aan de werkbegroting.

Meetstaat toevoegen:

Je voegt een meetstaat met regels toe. In deze regels stel je op wat uiteindelijk in delen gefactureerd moet gaan worden, gebaseerd op de voortgang. In dit voorbeeld voeg je item Weg aanleg toe voor 10 kilometer.

1. Ga naar: Projecten / Voorcalculatie / Meetstaat.
2. Klik op: Nieuw.

   Je ziet nu de weergave met meetstaatregels.

3. Selecteer eventueel een (andere) Verkooprelatie.
4. Selecteer bij Voorcalculatie een bestaande voorcalculatie. Als je deze gekoppeld hebt, kun je de regels koppelen aan regels in de meetstaat.
5. Selecteer het Project. Dit moet een project in uitvoering zijn.
6. Vul de regel.

   Het Itemtype in de regel is altijd Kosten of Tekst.

7. Selecteer bij Type regel of het in de regel om aantal, bedrag of tekst gaat.

   Alleen bij de typen regel Aantal en Bedrag kun je voorcalculatieregels koppelen. De regel mag dan ook niet afgehandeld zijn.

8. Bij Soort kun je selecteren of het om het originele aangeboden werk gaat (Origineel) of om Meer- of minderwerk.
9. Bij Verwerking kun je kiezen uit:
   • Fictief (F) - Dit gebruik je bijvoorbeeld als je een opdracht hebt gekregen en je hebt nu een besteedbaar bedrag, dat je later nog moet gaan uitsplitsen.
   • Te accorderen (A) - Dit gebruik je om aan te geven dat de regel bij de klant staat om te accorderen. Deze gebruik je pas in een later stadium. Regels met de verwerkingsmethode ‘te accorderen’ (A), of de status ‘afgehandeld’ (5) worden niet overgenomen naar het factuurvoorstel.
   • Verrekenbaar (V) - Dit gebruik je als je in de regel meer mag factureren qua aantal of verkoopprijs.
   • Niet verrekenbaar (N) - Bij deze instelling mag je in de regel niet meer factureren qua aantal of verkoopprijs.
10. Bij Itemcode selecteer je een code. Bijvoorbeeld Weg aanleg.
11. Wijzig eventueel de omschrijving.
12. Vervolgens vul je in de regels de prijs voor bijvoorbeeld 1 stuk met kostprijs en verkoopprijs in. Vervolgens geef je aan wat de voortgang daarop is.

    Profit berekent dan wat nu gefactureerd moet worden. Aantal x Verkoopprijs resulteert in het Regelbedrag.

    Onderin de boekingslay-out zie je bij TotaalBedrag de optelling van de regelbedragen.

    Als je een of meerdere voorcalculatieregels koppelt wordt de som daarvan in de Kostprijs toegevoegd. Bij Kostprijsbedrag berekent Profit het Aantal x Kostprijs.

    Bij Totaal kostprijs onderin de boekingslay-out zie je de optelling van de kostprijsbedragen.

    

    1. Selecteerde je Aantal bij Type regel, dan vul je vervolgens:

       Vul bij Aantal het totale aantal in dat je uiteindelijk gaat factureren. Bij de wegaanleg zou dat 10 km zijn.

       Vul de Kostprijs in. Je kunt ook, als je hierna voorcalculatieregels gaat koppelen, nu een nul (0) invullen.

       Vul de Verkoopprijs in. Je kunt ook, als je voorcalculatieregels gaat koppelen, een verkoopprijs invullen gebaseerd op de gekoppelde kostprijs.

    2. Vervolgens ga je voorcalculatieregels koppelen.

    Bij type regel Bedrag is het aantal altijd 1.

13. Selecteer de regel en klik op de actie Koppelen voorcalculatieregel.
14. Klik op Ja bij de vraag.

    Vervolgens zie je de voorcalculatieregels uit de voorcalculatie, die te koppelen zijn.

15. Selecteer de regels die je wilt koppelen aan de meetstaatregel die je zojuist hebt toegevoegd. De voorcalculatieregels zijn een gedetailleerde beschrijving van het werk.
16. Klik op: Voltooien.

    De gekoppelde voorcalculatieregels bepalen de kostprijs van de meetstaatregel.

    

    Prijzen worden niet opgehaald uit de prijslijst of verkooptarieven structuur. Dit is niet van toepassing omdat elke meetstaatregel een specifieke prijs heeft. Deze prijs kan ook al opgelegd zijn door de opdrachtgever.

17. Vul bij Verkoopprijs handmatig de verkoopprijs in. Op basis van de gekoppelde kostprijs kun je een goede inschatting van de verkoopprijs maken.
18. Vervolgens berekent Profit het Regelbedrag: het aantal vermenigvuldigd met de verkoopprijs.

Meetstaat definitief maken

Als je een meetstaat definitief maakt, kun je deze factureren.

Het is in een definitieve meetstaat nog mogelijk om de verkooprelatie en de btw-plicht te wijzigen. (De btw-plicht moet je dan wel toevoegen aan de boekingslay-out). Als je de verkooprelatie in de kop van de meetstaat wijzigt, dan bepaalt Profit de btw-plicht opnieuw. Bij het aanmaken van een factuurvoorstel neemt Profit de btw-plicht uit de meetstaat over. Voor het wijzigen van de verkooprelatie, anders dan bijvoorbeeld die in het project, moet de instelling Projecten factureren aan alle verkooprelaties aan staan.

Meetstaat definitief maken:

1. Ga naar: Projecten / Voorcalculatie / Meetstaat.
2. Selecteer de meetstaat.
3. Klik op: Acties / Definitief maken.
4. Klik op Ja bij de vraag.

De status van de meetstaat en meetstaatregels wordt gewijzigd naar definitief.

Voortgang boeken in de regel(s)

Als het moment daar is om te gaan factureren omdat de eerste kilometer af is, vul je dit eerst als voortgang in de regel in.

Voortgang boeken in de regel:

1. Ga naar: Projecten / Voorcalculatie / Meetstaat.
2. Open de meetstaat.

   

3. Vul bij Voortgang het aantal (gerelateerd aan het totale aantal voorin de regel) dat inmiddels gereed is.

   Bij Aantal te factureren, in dit geval 2 kilometers, en Bedrag te factureren zie je vervolgens wat naar aanleiding van het Voortgang aantal nu gefactureerd moet worden.

   Als je uiteindelijk dit bedrag gefactureerd hebt, en je gaat opnieuw factureren omdat een nieuw deel klaar is, dan zie je dat de velden Aantal gefactureerd, Bedrag gefactureerd en Aantal te factureren worden aangepast op grond van de nieuwe voortgang.

   

4. Klik op: Opslaan en sluiten.

Factuurvoorstel vanuit Meetstaat toevoegen

Van definitieve meetstaatregels kun je een factuurvoorstel maken. Dit kan op drie manieren: handmatig, gekoppeld aan een meetstaat of gekoppeld aan termijnen (factuurtermijnen).

Het factuurvoorstel kun je ter goedkeuring verstrekken aan de verkooprelatie en vervolgens factureren.

Factuurvoorstellen kun je via Profit of via InSite maken.

Het verschil tussen de meetstaat met factuurvoorstel enerzijds en factuurtermijnen anderzijds is dat het factuurvoorstel geautomatiseerd bijhoudt welke bedragen al zijn gefactureerd, terwijl je factuurtermijnen handmatig indeelt qua bedrag en vervaldatum.

Een meetstaat kan in meerdere keren gefactureerd worden via een factuurvoorstel. Het aantal of bedrag van een factuurvoorstelregel kan ook verlaagd worden. Hierdoor wordt het ‘aantal nog te facturen’ en ‘bedrag te factureren’ van de meetstaatregel bijgewerkt, waardoor deze aantallen en bedragen in een volgend factuurvoorstel weer voorgesteld worden.

Je kunt bij een factuurvoorstel een bijlage toevoegen.

Verwerking in de regels:

Regels met de verwerkingsmethode Te accorderen (A), of de status Afgehandeld neemt Profit niet over naar het factuurvoorstel. Zet eerst de regels om in de meetstaat voordat je het factuurvoorstel toevoegt.

Factuurvoorstel toevoegen via meetstaat:

1. Ga naar: Projecten / Voorcalculatie / Meetstaat.

   Je ziet nu de weergave met meetstaten.

2. Klik op Acties / Aanmaken factuurvoorstel.
3. Klik op Ja bij de vraag.

   

   Vervolgens zie je de boekingslay-out van het factuurvoorstel met de te factureren regel(s).

4. Wijzig eventueel gegevens.

   De verkooprelatie en de btw-plicht kun je hier niet wijzigen, deze moeten al in de (definitieve) meetstaat gewijzigd zijn.

5. Klik op: Opslaan en sluiten.: Opslaan en sluiten.

Factuurvoorstel ter goedkeuring verstrekken

Je kunt het factuurvoorstel ter goedkeuring verstrekken.

1. Ga naar: Projecten / Facturering / Factuurvoorstel.
2. Open het factuurvoorstel.
3. Wijzig eventueel gegevens. Voeg bijvoorbeeld een bijlage toe.
4. Klik op: Acties / Output.

   Verstrek het factuurvoorstel.

   

of verstrek de vorderingsstaat:

Als de verkooprelatie akkoord is, kan deze dit telefonisch of via mail laten weten. Je kunt hierom ook in het berichtsjabloon verzoeken.

Factuur aanmaken van Factuurvoorstel

Als je goedkeuring hebt van de verkooprelatie kun je het factuurvoorstel factureren.

Factuur maken van factuurvoorstel:

1. Ga naar: Projecten / Facturering / Factuurvoorstel.
2. Klik op: Acties / Aanmaken factuur.
3. Klik op Ja bij de vraag.

   Vervolgens maakt Profit de factuur aan.

   De meetstaat krijgt nu de status Deels gefactureerd.

   Vervolgens zul je telkens voortgang boeken en opnieuw een factuurvoorstel aan je verkooprelatie verstrekken voor goedkeuring.

Velden in de meetstaat

Hieronder vind je een toelichting op de berekening van de velden.

Meetstaatregel:

Import Meetstaat

Je hebt de volgende imports:

• Meetstaat
• Meetstaat (mutatie)

  Met de import Meetstaat (mutatie) kun je zowel bestaande meetstaatregels wijzigen als nieuwe regels toevoegen.

  Daarbij geldt:

  • Bij het aanpassen van regels wordt gecontroleerd op het veld Meetstaatregel. Als dit niet gevuld is wordt er een nieuwe regel toegevoegd. Verder gelden dezelfde validaties als bij het handmatig aanpassen of toevoegen van meetstaatregels.
    
    De autorisatie vanuit de Bouw-template is gelijk aan de bestaande import Meetstaat; gebruikers die lid zijn van de groep PR-001 (functioneel applicatiebeheer) en/of PR-301 (projecten applicatiebeheer) hebben automatisch de nieuwe import tot hun beschikking.