thumb_up
thumb_down
link
Copy link
Copied
insert_emoticon
lmatfy
Copied

Cursus toevoegen

Met een cursus wordt een type cursus bedoeld, zoals 'Profit voor beginners' of 'Excel voor gevorderden'.

Een cursus is ook een item, zodat je de cursusevenementen kunt factureren. Daarom leg je per cursus ook de volgende gegevens vast:

  • Verkoopprijs
  • Artikelgroep (voor de journalisering)
  • Btw-gegevens
  • Prijsgroep en kortingen

Inhoud

Cursus aanmaken

  1. Ga naar: CRM / Cursusmanagement / Cursus.
  2. Klik op: Nieuw.
  3. Vul de Itemcode. De toegevoegde cursus wordt namelijk ook toegevoegd aan de items.
  4. Je moet enkele gegevens voor de integratie met Profit Ordermanagement selecteren:
    • Itemcode, de toegevoegde cursus wordt namelijk ook toegevoegd aan de items.
    • Artikelgroep, deze bevat grootboekrekeningen voor de journalisering van facturen.
    • Eenheid
  5. Doorloop de wizard.
  6. Selecteer de hoofddocent.

    Je kunt de hoofddocent per evenement en sessie wijzigen. Ook kun je extra docenten inzetten.

  7. Selecteer de locatie.

    Je kunt de locatie per evenement en sessie wijzigen. Op basis van de locatie wordt het maximumaantal deelnemers voorgesteld, maar je kunt dit wijzigen. Deze gegevens zie je o.a. in het bezettingsoverzicht.

    Deze gegevens zie je o.a. in het bezettingsoverzicht. Bij het inschrijven van deelnemers wordt op het maximumaantal gecontroleerd. In Profit Windows (backoffice) krijg je een waarschuwing maar je kunt wel meer deelnemers inschrijven. In InSite en OutSite mag het maximumaantal niet overschreden worden.

    Het minimumaantal is alleen een indicatie, je kunt dit zelf gebruiken om te kijken of er voldoende inschrijvingen zijn.

  8. Klik enkele malen op Volgende en dan op Voltooien om de wizard af te ronden.

In- & Outsite

Externe belangstellenden (contactpersonen) kunnen zich inschrijven via OutSite, medewerkers kunnen zich inschrijven via InSite. Als je deze functinaliteit niet gebruikt, kun je deze stappen overslaan.

Instellingen InSite en OutSite:

  1. Open de cursus.
  2. Ga naar het tabblad: In & OutSite.
  3. Je kunt pagina's koppelen in het vak Informatiepagina.

    Op deze pagina's staat bijvoorbeeld het cursusmateriaal. Dit materiaal is dan afhankelijk van de selectie ook beschikbaar voor de bezoeker.

    Meer informatie:

    Informatiepagina met cursusoverzicht

  4. Vink Deelnemers zichtbaar op OutSite aan als je aan ingelogde gebruikers wilt tonen dat men is ingeschreven.
  5. Selecteer eventueel een waarde bij Profiel.

    Door het koppelen van een profiel kun je een specifieke inschrijf- en bevestigingspagina maken per cursus.

    Als je geen profiel toevoegt en koppelt bij de cursus, ziet de deelnemer de standaard inschrijfpagina.

  6. Vink Controle op dubbele inschrijving aan als een deelnemer de cursus maar één keer mag volgen. Bij bijvoorbeeld een jaarlijks terugkerend evenement vink je dit veld uit. Door dit veld uit te zetten krijgen de deelnemers geen melding.
  7. Vink Introducé toestaan aan, als een OutSite-gebruiker een introducé mag meenemen. De introducé wordt niet gefactureerd.
  8. Vink Afmelden toestaan aan als een ingeschreven cursist zich van een evenement mag afmelden. Vul de opzegtermijn in in Min. aantal dagen vooraf, hiermee voorkom je dat een cursist zich op het laatste moment nog afmeldt. Deze instellingen gelden niet in Profit Windows, want dit is immers de backoffice waarin je de cursussen beheert. De instellingen gelden alleen voor InSite en OutSite, zodat cursisten hun eigen inschrijvingen kunnen beheren.
  9. Klik op: OK.

De velden Foto maken bij inchecken en Pas verstrekken bij inchecken hebben nog geen werking in Profit, ze zijn toegevoegd als voorbereiding op functionele uitbreidingen in een toekomstige versie..

Zie ook

  • Voorkennis bij cursus toevoegen

    Je kunt bij een cursus instellen dat een deelnemer eerst een andere cursus moet hebben gevolgd om aan de huidige cursus deel te nemen. Dit geldt voor deelnemers die zichzelf inschrijven via InSite en OutSite. Deze controle wordt niet uitgevoerd als een manager medewerkers inschrijft via InSite.

Cursusberichten koppelen

De communicatie met deelnemers is grotendeels geautomatiseerd met standaardberichten, deze worden automatisch ge-e-maild. Een standaardbericht bestaat uit twee onderdelen:

  • Berichtsjabloon, dit is de inhoud van het e-mailbericht.
  • Optionele bijlage, dit is een rapport dat als PDF-bestand met het e-mailbericht kan worden meegestuurd.

Je koppelt per cursus de berichten die je automatisch wilt laten versturen, bijvoorbeeld:

  • Bevestiging, deze wordt automatisch verstuurd na inschrijving (of verplaatsen of kopiëren van een deelnemer naar een ander evenement).
  • Afmelding, deze wordt automatisch verstuurd na afmelding
  • Berichten die een aantal dagen voor of na de cursusdatum worden verstuurd. Bijvoorbeeld een herinnering, een routebeschrijving, extra materiaal, aandachtspunten, etc.

Je kunt eventueel ook op ad-hoc basis berichten versturen, bijvoorbeeld omdat een evenement op het laatste moment op een andere locatie plaatsvindt.

 Let op:

Bevestigingen en afmeldingen worden automatisch verstuurd. Andere berichten worden verstuurd via een geplande taak. Je moet hiervoor zelf de taak Cursusberichten e-mailen inplannen.

Het e-mailadres van het contact moet altijd gevuld zijn. Het e-mailadres op het tabblad Portal toegang is leidend. Is dit niet gevuld, dan wordt het e-mailadres op het tabblad Algemeen gebruikt. Met het signaal Berichten met fout bij verzenden status (Profit) kun je controleren of er fouten zijn opgetreden bij het verzenden van e-mailberichten op basis van een berichtsjabloon.

Deze berichten worden opgeslagen in het dossier. Bij een bevestiging en afmelding wordt het rapport niet opgeslagen in het dossier.

Je kunt cursusberichten importeren met CRM / Beheer / Import Cursusmanagement / Cursusbericht.

Cursus wijzigen:

  1. Ga naar: CRM / Cursusmanagement / Cursus.
  2. Open de eigenschappen van de cursus.
  3. Ga naar het tabblad: Berichten.
  4. Koppel alle gewenste berichten.
    • Selecteer eerst het juiste berichttype.
    • Vul eventueel het aantal dagen voor of na de cursusdatum in. Bij een bevestiging of afmelding is dit niet mogelijk.
    • Selecteer het berichtsjabloon en het rapport. Het berichtsjabloon bepaalt de inhoud van het e-mailbericht, het rapport wordt toegevoegd als PDF-bijlage.
    • Bij het type Cursusbevestiging kun je een ics-bestand voor de agenda van de cursist laten meesturen. Het ics-bestand bevat agenda-afspraken voor alle sessies van de cursus.

      De cursist ontvangt een e-mailbericht met twee bijlagen: de uitnodiging in pdf en het ics-bestand. Als de cursist het ics-bestand opent, worden de afspraken in zijn agenda gezet.

Berichten versturen:

Berichten worden automatisch verstuurd. Daarnaast kun je berichten handmatig versturen op de volgende manieren:

  • Eigenschappen evenement, tabblad Deelnemers, actie E-mailen.
  • CRM / Cursusmanagement / Deelnemer per evenement, actie E-mailen.

Direct naar

  1. Cursus
  2. Cursus aanmaken
  3. Evenement aanmaken
  4. Cursustraject
  5. Deelnemers inschrijven, verplaatsen, uitschrijven en cursusbevestiging verzenden
  6. Presentielijst bijhouden
  7. Kortingsvouchers
  8. Cursusfacturering
  9. Bezettingsoverzicht raadplegen
  10. Bezetting per locatie raadplegen
  11. Aanwezigheidspercentage per cursus raadplegen
  12. Cursusevaluaties met enquêtes
  13. Cursus in InSite
  14. Cursus in OutSite
  15. Integratie cursussen met Profit Agenda
  16. Draaiboek

Process

Cursus

Work area

CRM