Samenvoegen organisaties en personen

Het kan voorkomen dat de database vervuild raakt doordat organisaties en/of personen meerdere malen voorkomen. Dit kan het resultaat zijn van het importeren van grote hoeveelheden relatiegegevens, conversie of gebruikersfouten. Hoe meer gebruikers geautoriseerd zijn om personen of organisaties toe te voegen, hoe groter immers de kans op dubbelen.

Om de database op te schonen met behoud van gegevens, voeg je organisaties (en personen) samen. Deze functionaliteit is niet bedoeld voor overnames of fusies van bedrijven of voor contactpersonen die uit dienst gaan.

Let op:

Na het samenvoegen gaat de historie van de bron verloren!

Inhoud
Beschrijving

Door middel van het samenvoegen worden (onderliggende) gegevens van de bron, die niet voorkomen bij het doel, overgenomen naar het doel. De bron vervalt dan. Je kunt twee organisaties, twee personen of een persoon met een organisatie samenvoegen.

In de onderstaande afbeelding zie je twee organisaties, met bijna dezelfde naam. Deze voeg je samen tot één organisatie, waarbij diverse gegevens (waaronder communicatie, contacten, dossieritems) van de bronorganisatie overgaan naar de doelorganisatie. Door het samenvoegen verwijder je de bronorganisatie. Dit is een eenvoudig voorbeeld, waarin het samenvoegen van onderliggende typen (zoals verkoopdebiteur) achterwege blijft.

Hiërarchie samen te voegen organisaties/personen

Er is een hiërarchie gebaseerd op typen (waarbij we ervan uitgaan dat het waarschijnlijk is dat een bepaalde organisatie of persoon meer up-to-date gegevens bevat):

  • Persoon: Medewerker > Cliënt IB > Verkooprelatie / Inkooprelatie > Rest
  • Organisatie: Werkgever > Cliënt Vpb > Verkooprelatie / Inkooprelatie > Rest

Als de bron een type heeft die hoger in de hiërarchie staat dan het doel krijg je een foutmelding. Je draait dan de bron en het doel om en kiest nogmaals voor samenvoegen.

Je kunt in Profit ook alleen twee identieke subtypes samenvoegen (verkooprelaties/debiteuren, inkooprelaties/crediteuren, etc.).

Voorbeeld: gegevens die je kunt samenvoegen zijn:

  • Velden: velden van de bron en het doel samenvoegen (bv. geboortedatum).
  • Contactpersonen bij organisatie
  • Contactgegevens
  • Dossieritems
  • Typen
  • Telecommunicatie: informatie over hoe personen en organisaties te bereiken zijn.
  • Verbanden

    Let op: 

    Je kunt een type (werkgever, verkooprelatie, gebruiker e.d.) alleen samenvoegen als dit type niet voorkomt bij het doel. Als wel bij beide hetzelfde type voorkomt, moet je eerst dat type samenvoegen.

Werkwijze
Zie ook