Documenten digitaal ondertekenen via AFAS Pocket

Je kunt documenten met de extensie .DOCX en .PDF digitaal ondertekenen. Dit onderwerp beschrijft het ondertekenen via AFAS Pocket, maar je kunt ook ondertekenen via InSite (zie ook de algemene toelichting bij dit onderwerp).

In dit artikel is gave nieuwe functionaliteit verwerkt die beschikbaar is vanaf Profit 1.

Er zijn twee wijzigingen:

  • Als één persoon digitaal moet ondertekenen, dan verloopt dit via de wachtrij. Hierdoor hoef je na de ondertekenstap niet te wachten op de afhandeling (het signen van de documenten e.d.). Integendeel, je handelt de workflowstap af en je kunt direct door, Profit zorgt op de achtergrond dat alles correct wordt vastgelegd.

    Mocht er toch iets misgaan met het achtergrondproces, dan zie je de betreffende flow weer terug bij je taken, zodat je deze alsnog kunt oppakken.

    Als meerdere personen digitaal moeten ondertekenen in dezelfde workflowactie, dan wordt de wachtrij niet gebruikt. Hierdoor kan het gebeuren dat de onderteken-stap iets langer duurt. De beheerder van de workflowactie bepaalt in de inrichting van de workflow hoeveel gebruikers de actie moeten uitvoeren (bij het veld Naar vervolgtaak als).

  • Documenten die ondertekend zijn, kunnen verwijderd worden als hiervoor de actie Ondertekende bijlage(n) verwijderen in de workflow is opgenomen. Als je deze actie uitvoert, worden alle digitaal ondertekende bijlagen en de signservicelog.pdf DIRECT verwijderd. Het uitvoeren van deze actie wordt - net als andere acties - gelogd in de workflowhistorie.

Document ondertekenen:

  1. Open Pocket.
  2. Open de workflow met het te ondertekenen document.
  3. Tik op de onderteken-actie.

  4. Je ziet het document (de documenten) die je kunt ondertekenen. Je kunt deze inzien door op het 'oogje' te tikken.
  5. Als er DOCX-documenten bij zijn, moet je deze eerst converteren naar PDF. Selecteer de te converteren DOCX-bestanden en converteer deze.

  6. Selecteer te tekenen PDF-bestanden en begin met ondertekenen.
  7. Je ontvangt een SMS-code op je mobiele telefoon. Neem de code over in Pocket en tik op Ondertekenen met SMS code.

  8. Hierna moet je het ondertekenen bevestigen, bijvoorbeeld via je Pocket pincode.

    Als het ondertekenen gelukt is, is je digitale handtekening opgenomen in het PDF-document en in SignServiceLog.pdf.

Direct naar

  1. Digitaal ondertekenen
  2. Inrichten van digitaal ondertekenen
  3. Contactgegevens gebruikers en contactpersonen controleren
  4. Documenten digitaal tekenen via InSite
  5. Documenten digitaal tekenen via AFAS Pocket
  6. Registratie van digitale handtekeningen
  7. Veelgestelde vragen Digitale Handtekening