thumb_up
thumb_down
link
Copy link
Copied
insert_emoticon
lmatfy
Copied

Documenten digitaal ondertekenen via InSite

Als een document digitaal ondertekend moet worden, start je de juiste workflow. Je koppelt de te ondertekenen documenten aan het dossieritem of je genereert een document. Je kunt alleen documenten met de extensie .DOCX en .PDF digitaal ondertekenen. Dit onderwerp beschrijft het ondertekenen via InSite, maar je kunt ook ondertekenen via AFAS Pocket.

Bij het digitaal ondertekenen worden SMS-berichten gebruikt, de telefoonnummers hiervoor moeten correct in Profit zijn vastgelegd bij de persoon. Profit gebruikt het eerste geldige/bruikbare telefoonnummer, de andere telefoonnummers worden niet gebruikt.

  1. Mobiel werk
  2. Mobiel privé
  3. Telefoonnr. werk
  4. Telefoonnr. privé

Bij een succesvolle ondertekening wordt de digitale handtekening toegevoegd aan alle te ondertekenen documenten. Elke keer dat een document ondertekend wordt, gebeurt dit opnieuw. Hierbij wordt elk document telkens vervangen door een nieuw document, de oude documenten zijn niet beschikbaar. Als je een DOCX-document ondertekent, wordt dit vervangen door een PDF-document met dezelfde naam. Het DOCX-document wordt bij het dossieritem verwijderd en kan niet meer worden benaderd via Profit.

Voorbeeld:

Je hebt een dossieritem met de bijlagen Contract.docx en Planning.pdf. De bijlagen worden eerst getekend door een InSite-gebruiker en dan door een contactpersoon van een verkooprelatie.

Na de eerste ondertekening is het bestand Contract.docx vervangen door Contract.pdf en dit document bevat de handtekening van de gebruiker. Ook Planning.pdf bevat de handtekening van de gebruiker.

Na de tweede ondertekening bevatten beide PDF-documenten de handtekeningen van de InSite-gebruiker en van de contactpersoon.

De complete historie van het ondertekenproces wordt bijgehouden in SignServiceLog.pdf.

Hoe vaak kan ik een document ondertekenen?

  • Een document kan via de workflow door een onbeperkt aantal verantwoordelijken ondertekend worden.
  • Is het document ondertekend en heeft het de workflow verlaten, dan kan je het document niet nog een keer aanbieden om te ondertekenen.
  • Elke gebruiker kan een document maar één keer ondertekenen. Gezien de digitale registratie van de handtekening in het document heeft tweemaal tekenen geen zin. Als je toch twee keer ondertekent, wordt de workflow afgesloten.
  • Documenten die ondertekend zijn, kunnen niet meer verwijderd worden.

Documenten ondertekenen:

  1. Log in op InSite.
  2. Open de taak met het te ondertekenen document.
  3. Klik op de actie voor digitaal ondertekenen.

    Deze actie kan in jouw workflow een andere naam hebben.

    Je ziet de documenten die je kunt ondertekenen. Het bestand Tekening.png is niet meegenomen, je kunt immers alleen DOCX en PDF tekenen. Je kunt een document raadplegen door er op te klikken.

    Je ziet het mobiele nummer dat voor SMS-berichten gebruikt wordt. Als dit een voor jou onbekend nummer is, kun je het proces niet voortzetten.

    Let op:

    Wil je een Word-document aanpassen? Dit is alleen mogelijk als dit in de workflow is toegestaan. In de workfloweditor moet het veld Dossieritem aanpassen bij de betreffende taak aangevinkt zijn. Na het aanpassen hoef je het document niet in Profit te registeren (die actie is bedoeld voor het PCC). Je kunt het document gewoon sluiten via het kruisje rechtsboven.

  4. Vink de documenten aan die je wilt ondertekenen.

    Alleen de eerste ondertekenaar kan bepalen welke documenten getekend moeten worden, door de te ondertekenen documenten aan te vinken. De volgende ondertekenaar(s) kunnen deze selectie niet wijzigen.

  5. Klik op: Begin met ondertekenen.

  6. Nadat je in de workflow op de actie Bijlage(n) ondertekenen hebt geklikt, zie je PDF- en DOCX-documenten die je kunt ondertekenen. Voordat je daadwerkelijk tot ondertekening overgaat, selecteer je de gewenste bestanden. Als hier DOCX-bestanden bij zitten die je wilt ondertekenen, converteer je deze zelf naar PDF met de actie Converteer bijlage naar PDF.
  7. Je ontvangt een SMS-code op je mobiele telefoon, vul deze in.

  8. Klik op: Ondertekenen !

    Je ontvangt een bevestiging als het ondertekenen gelukt is.

    Let op:

    Het afhandelen wordt automatisch uitgevoerd.

Na een geslaagde ondertekening bevat het dossieritem de ondertekende bijlagen. Het bestand AFAS Experience Center.docx is omgezet naar AFAS Experience Center.pdf. Er is een nieuw document SignServiceLog.pdf met de historie van de ondertekening.

Direct naar

  1. Digitaal ondertekenen
  2. Inrichten van digitaal ondertekenen
  3. Contactgegevens gebruikers en contactpersonen controleren
  4. Documenten digitaal tekenen via InSite
  5. Documenten digitaal tekenen via AFAS Pocket
  6. Registratie van digitale handtekeningen
  7. Veelgestelde vragen Digitale Handtekening

Process

Dossier Digitaal ondertekenen

Work area

CRM