Dashboard Forecast

Dit dashboard biedt inzicht in forecasts op basis van te verwachten resultaten. Inzicht in de redenen waarom klanten al dan niet voor je organisatie kiezen.

Inhoud

Inrichting en gegevens in Profit

Het dashboard is gebaseerd op de volgende gegevens:

  • Het resultaat: als je het resultaat niet vult, zal dit dashboard weinig inzicht geven.
  • Scoringskans en verwacht bedrag: vul deze gegevens zo nauwkeurig mogelijk in voor een optimaal resultaat.

Alles is na te rekenen via de weergave van de Forecasts. Niet alle velden zitten in de standaardweergave.

Verantwoordelijke

Een forecast heeft standaard een hoofdverantwoordelijke (tabblad Algemeen). Als er meer verantwoordelijken zijn, geef je dit aan op het tabblad Verantwoordelijke. Het tabblad Verantwoordelijke bevat dan de hoofdverantwoordelijke en de andere verantwoordelijken. Voor een goede werking van het dashboard moet de hoofdverantwoordelijke op 100% staan. Als je de hoofdverantwoordelijke op het tabblad Algemeen wijzigt, controleer dan op het tabblad Verantwoordelijke of de percentages nog correct zijn.

Targets vastleggen in de KPI-tabel

Voor het werkblad Targets moet je de KPI tabel gebruiken.

Het target wordt vastgelegd per verantwoordelijke per maand in de KPI-tabel (deel bijvoorbeeld het jaartarget door 12, of houd rekening met seizoensinvloeden). Hieronder zie je hoe je de KPI-tabel vult, er is ook algemene uitleg bij de KPI-tabel.

KPI-tabel vullen:

Je kunt geen eigen boekingslay-out gebruiken, gebruik altijd de meegeleverde boekingslay-out.

  1. Ga naar Algemeen / Inrichting / KPI-tabel.
  2. Open de KPI Forecast: target per verantwoordelijke per maand.
  3. Ga naar het tabblad: Algemeen.

    Bij KPI-waarde zie je de waarde waarop de indicator gebaseerd is. Bij deze is dat Aantal/bedrag. Deze velden zijn bij het toevoegen verplicht.

  4. Ga naar het tabblad: KPI-regels.
  5. Klik op Nieuw.
  6. Leg per medewerker het maandtarget vast. Het gehele maandbedrag leg je vast in het veld Bedrag.
    Ook het verplichte veld Aantal vul je. Je kunt hier eventueel nul invullen als er niets met dit getal gedaan wordt. Het veld is nog geen onderdeel van het dashboard.

    Heeft een medewerker dit target niet gehaald, dan wordt dit voor de medewerker rood in het Dashboard Forecast. Indien het target wel gehaald is, dan wordt dit groen.

KPI-tabel importeren:

Je kunt een KPI importeren via Algemeen / Beheer / Import / KPI-regel, dit is vaak sneller dan handmatig aanmaken.

Bij het vastleggen van de importdefinitie is de volgende informatie van belang:

  • KPI ID: gebruik altijd de vaste waarde 2.
  • KPI Type ID: gebruik altijd de vaste waarde 2.
  • Medewerker
  • Jaar
  • Maand
  • Bedrag
  • Aantal

De overige velden kunnen voor deze KPI buiten beschouwing gelaten worden.

Autorisatie

Als je geautoriseerd bent voor de InSite-pagina van een dashboard, kun je het dashboard raadplegen.

Zie ook:

Aangemaakte forcasts o.b.v.

De titel van dit werkblad is dynamisch. Je kan zelf bepalen wat de meting is van dit werkblad; forecastbedrag, offertebedrag, verwacht bedrag, orderbedrag of aantallen. Bij het openen van het werkblad wordt er standaard gefilterd op het huidige jaar. Er wordt op dit werkblad uitgegaan van de begindatum van de forecast. Er wordt in iedere berekening rekening gehouden met meerdere verantwoordelijke.

Voorbeeld:

• Is er een forecast van €10.000

• Harry is voor 20% verantwoordelijk

• Piet is voor 30% verantwoordelijk

• Janna is voor 50% verantwoordelijk

• Filter je op niemand, dan zie je bedrag €10.000 en bij aantal 1

• Filter je op Janna dan zie je bij bedrag €5.000 en bij aantal 1

• Etc.

KPI Aangemaakte forecasts

Dit zijn alle forecasts die zijn aangemaakt en in Profit staan. Ongeacht hun status.

KPI Waarvan gescoord

Dit zijn alle forecasts met de status “Gesloten en gescoord”.

KPI Waarvan niet gescoord

Dit zijn alle forecasts met de status “Gesloten en niet gescoord”.

KPI Waarvan open

Dit zijn alle forecasts met de status “Open”.

Grafiek In de tijd

Je kan per week of per maand zien hoeveel forecasts er aangemaakt zijn. Net als de KPI m.b.t. de aangemaakte forecasts zie je hier alle forecasts die in Profit staan ongeacht hun status. Je kan het filter Jaar beïnvloeden zodat je niet alleen het huidige jaar ziet, maar je perioden dus tegen elkaar af kan zetten.

Grafiek Per dwarsdoorsnede

In deze grafiek kan je zelf een dwarsdoorsnede bepalen. Per dwarsdoorsnede zie je het aantal aangemaakte forecasts. Het is opgesplitst per resultaat.

Details

Hier vind je details van de alle aangemaakte forecasts.

Targets

Dit werkblad toont de targets/doelstellingen t.o.v. de realisatie. Je legt de targets per jaar/periode en per verantwoordelijke vast in de KPI-tabel Forecast: target per verantwoordelijke per maand. Als de KPI-tabel niet gevuld is voor het huidige jaar, zal dit werkblad leeg zijn. Standaard wordt het werkblad geopend met een filter op het huidige jaar.

Je kunt targets per maand of per jaar vastleggen in de KPI-tabel. Als je met targets per jaar werkt is het handig om dit door 12 te delen, op die manier werken alle overzichten in het dashboard het mooist. Maar je zou er ook voor kunnen kiezen om de targets op december vast te leggen. Het werkblad Targets zal dan minder mooie/goede inzichten geven.

Cijfers per Verantwoordelijke en/of Afdeling

Geef met de schakelknoppen aan welke cijfers je wilt zien.

KPI Gescoorde forecast huidige jaar

Er wordt hier uitgegaan van het orderbedrag. Als het order bedrag gescoord is in het huidige jaar zal deze hier terug te zien zijn.

KPI Targets huidige jaar

Hier zie je de som van alle vastgelegde targetbedragen (zoals vastgelegd in de KPI tabel) van het huidige jaar. Als je selecteert op een specifieke medewerker zie je zijn of haar jaartarget.

KPI Realisatie target t/m vandaag

Dit is het gescoorde bedrag gedeeld door het totale target. Dus KPI 1 / KPI 2.

KPI Realisatie huidige maand

Dit is het gescoorde bedrag van deze maand gedeeld door het target bedrag van deze maand.

Tabel Realisatie per jaar

Per verantwoordelijke zie je het aantal gescoorde forecasts en het bijbehorende orderbedrag. Hier wordt rekening gehouden met het percentage dat deze medewerker verantwoordelijk is. Dit wordt afgezet tegen het target. Als je één jaar geselecteerd hebt dan is het veld jaar niet zichtbaar in de tabel. Heb je meerdere jaren geselecteerd, dan wordt er keurig onderscheid gemaakt tussen de jaren. Ook zie je wat er nog aan open forecasts aanwezig is, waardoor er een prognose gemaakt kan worden van waar de realisatie op uit zou komen. Er wordt gerekend met het forecastbedrag waardoor er dus rekening gehouden wordt het de scoringskans van de open forecasts.

Draaitabel Realisatie per maand

Dit is precies hetzelfde als de tabel per jaar alleen wordt er hier per verantwoordelijke onderscheid gemaakt in het al dan niet behalen van de targets die per maand zijn vastgelegd.

Grafiek Realisatie cumulatief

In deze grafiek zie je de gescoorde forecast per maand en het de targets die je hebt vastgelegd. Beide zijn cumulatief zodat je kan zien hoe je richting het einde van het jaar op schema ligt.

Grafiek Realisatie in de tijd

Hier zie je je gescoord forecast (orderbedrag) en je open forecast (forecastbedrag). De rode lijn is je target van de geselecteerde periode. Door deze te stapelen zie je wanneer je verwacht je target te halen.

Contactmomenten

Je kan per forecast contactmomenten vastleggen. Voor de eerste twee grafieken kan je door middel van het veld “Toon per” kiezen of je het per week of per maand wilt zien.

KPI Contactmomenten

Hier zie je het totaal aantal contactmomenten dat er geweest is. Dit wordt vooral interessant als je filtert op bijvoorbeeld een bepaalde periode, forecast of verantwoordelijke.

KPI Toekomstige contactmomenten

In je contactmoment kan je ook vastleggen dat er een volgend contactmoment is. Als dit volgende contactmoment in de toekomst ligt (dus groter is dan vandaag) dan zie je deze hier terug komen.

KPI Contactmomenten per forecast

In deze KPI zie je hoeveel contractmomenten er gemiddeld zijn per forecast. Dit is inclusief de toekomstige contactmomenten. Dus (Contactmomenten + Toekomstige contactmomenten) / Aantal forecasts.

Grafiek Per week

Per periode zie je het aantal vastgelegde contactmomenten. In de grafiek wordt onderscheid gemaakt tussen vastgelegde contactmomenten en toekomstige contactmomenten (o.b.v. het veld volgend contactmoment).

Grafiek In de tijd

In deze grafiek kan je contactmomenten afzetten tegen dezelfde periode van andere jaren. Hier worden de toekomstige contactmomenten buiten beschouwing gelaten.

Grafiek Per forecast

Aantal contactmomenten per forecast.

Grafiek Welk contact is er geweest

In je contactmoment leg je de actie vast. Dit is een typering van het contact. In deze grafiek zie je van alle vastgelegde contactmoment om welke actie het ging.

Grafiek Op welke dag is er contact

Interessant wellicht om te zien op welke dagen het meest contact gezocht wordt met prospects, wellicht ook in combinatie met welke contact (vorige grafiek)

Details

Hier vind je details van de alle contactmomenten.

Gescoorde forecasts

Op dit werkblad vind je informatie over alle gescoorde forecasts. Je kan zelf bepalen of je aantallen of bedragen wilt zien. Het bedrag is altijd het orderbedrag. Op het gehele dashboard wordt rekening gehouden met het percentage dat een medewerker verantwoordelijk is voor de forecast. Standaard wordt het werkblad geopend met een filter op het huidige jaar. Er wordt uitgegaan van de scoringsdatum (einddatum).

KPI Gescoorde forecasts huidig jaar

Je ziet het aantal gescoorde forecast van dit jaar tot en met vandaag. Het pijltje geeft aan of het hoger of lager is dan vorige jaar dezelfde periode.

KPI Dezelfde periode vorig jaar

Je ziet het aantal gescoorde forecasts van dezelfde periode vorig jaar.

Grafiek In de tijd

Voor deze grafiek kan je zelf bepalen of je deze per week of per maand wilt zien. Per periode zie je de gescoorde forecasts.

Grafiek Per dwarsdoorsnede

Voor deze grafiek kan je zelf bepalen wat je dwarsdoorsnede wordt. Links van de grafiek maak je deze keuze. Per dwarsdoorsnede zie je de gescoorde forecasts.

Grafiek Reden gescoord

Als een forecast gescoord wordt is het verplicht een reden op te geven. Hier krijg je inzicht in de verdeling van de redenen dat een prospect voor jullie kiest. Bij bedrag is het orderbedrag per reden afgezet tegen het totale orderbedrag. Bij de aantallen is het aantal per reden afgezet tegen het totaal aantal gescoorde forecasts.

Grafiek Gescoord vs niet gescoord

Hier worden het aantal gescoorde forecasts in een jaar, afgezet tegen het aantal niet gescoorde forecasts. Je kan bij alleen de gescoorde forecast denken dat je het heel goed gedaan hebt, maar als je ziet dat je er verhoudingsgewijs heel veel verloren hebt, zou dat je inzicht kunnen veranderen. Bij de niet gescoorde forecast wordt er gekeken naar het verwachte bedrag. Ook hier wordt de gevulde einddatum gehanteerd.

Details

Hier zie je de details van de gescoorde forecasts. Je kan ervoor kiezen om de details uit te bereiden met de bijbehorende offerteregels of de bijbehordende voorcalculatieregels indien je daar gebruik van maakt.

Open forecasts

Op dit werkblad vind je informatie over alle open forecasts. Je kan zelf bepalen welke meting wordt toegepast op het werkblad: forecastbedrag, offertebedrag, verwacht bedrag of aantallen. Op het gehele dashboard wordt rekening gehouden met het percentage dat een medewerker verantwoordelijk is voor de forecast.

KPI Open forecasts

Je ziet het totaal van alle openstaande forecast op basis van je meting.

KPI Gemiddelde scoringskans

Open forecasts hebben een scoringskans, hier zie je het gemiddelde van alle open forecasts.

Grafiek In de tijd

Op basis van de verwachte einddatum zie je hier het verwachte verloop van je open forecast. Uiteraard weer op basis van de meting die je zelf hebt gekozen.

Grafiek Per dwarsdoorsnede

Voor deze grafiek kan je zelf bepalen wat je dwarsdoorsnede wordt. Links van de grafiek maak je deze keuze. Per dwarsdoorsnede zie je de open forecasts.

Grafiek Scoringskans

In deze funnel zie je de verdeling van de scoringspercentages. Hoeveel open forecasts bevinden zich in welk scoringspercentage ten opzichte van alle open forecasts. Hoe donkerder de kleur hoe groter het aandeel. Voor deze grafiek kan je links ook nog een extra optie kiezen. Wil je de funnel o.b.v. de meting zien of juist in procenten van het geheel.

Details

Hier zie je de details van de open forecasts. Je kan ervoor kiezen om de details uit te bereiden met de bijbehorende offerteregels of de bijbehordende voorcalculatieregels indien je daar gebruik van maakt.

Niet gescoorde forecasts

Op dit werkblad vind je informatie over alle verloren forecasts. Je kan zelf bepalen welke meting wordt toegepast op het werkblad: offertebedrag, verwacht bedrag of aantallen. Op het gehele dashboard wordt rekening gehouden met het percentage dat een medewerker verantwoordelijk is voor de forecast. Standaard wordt het werkblad geopend met een filter op het huidige jaar. Er wordt uitgegaan van de einddatum.

KPI Niet gescoorde forecasts huidig jaar

Je ziet het aantal niet gescoorde forecast van dit jaar tot en met vandaag. Het pijltje geeft aan of het hoger of lager is dan vorige jaar dezelfde periode.

KPI Dezelfde periode vorig jaar

Je ziet het aantal niet gescoorde forecast van dezelfde periode vorig jaar.

Grafiek In de tijd

Voor deze grafiek kan je zelf bepalen of je deze per week of per maand wilt zien. Per periode zie je de niet gescoorde forecasts.

Grafiek Per dwarsdoorsnede

Voor deze grafiek kan je zelf bepalen wat je dwarsdoorsnede wordt. Links van de grafiek maak je deze keuze. Per dwarsdoorsnede zie je de niet gescoorde forecasts.

Grafiek Reden gescoord

Als een forecast verliest wordt is het verplicht een reden op te geven. Hier krijg je inzicht in de verdeling van de redenen dat een prospect niet voor jullie heeft gekozen. De verdeling wordt getoond, hoeveel procent van het totaal aantal/bedrag per reden.

Details

Hier zie je de details van de niet gescoorde forecasts. Je kan ervoor kiezen om de details uit te bereiden met de bijbehorende offerteregels of de bijbehordende voorcalculatieregels indien je daar gebruik van maakt.

Historisch verloop

Op dit werkblad zie je een funnel met betrekking tot het historische verloop van je forecasts. Wat is er binnen gekomen (aangemaakt) en bij welke stap is er iets afgevallen tot wat hou je er dus onder aan streep aan over (90-100%). Je kan zelf bepalen welke meting je gebruikt in de funnel en ook in de KPI: verwacht bedrag, offertebedrag of aantallen. Standaard wordt er op het huidige jaar gefilterd. Er wordt dan uitgegaan van de begindatum.

KPI Gescoord

Als je in de details filtert op scoringskans 100 en dit vervolgens deelt door het totale bedrag, zou je op het gescoorde percentage van de KPI moeten komen.

Funnel

Op basis van de historische regels uit een forecast wordt de laatste scoringskans bepaald. Dit is je maximale scoringskans zoals je verantwoordelijke dat bepaald heeft. Op basis van dat percentage wordt deze gecategoriseerd in de funnel. Is dat 50% dan komt de waarde/aantal voor in alle categorieën t/m de categorie 50-60 maar wordt deze niet meer meegenomen in de categorie 60-70.

Details

In de details zie je precies welke laatste scoringskans de forecasts hebben en de bijbehorende waarde.

Direct naar