Auditfile Financieel

Met een XML Auditfile Financieel (XAF) wissel je financiële gegevens uit in een gestandaardiseerd XML-formaat. Je kunt een auditfile bijvoorbeeld aanleveren aan de Belastingdienst voor een controle van de boekhouding of aan een accountant voor controle- en rapportagedoeleinden.

De uitwisseling vindt plaats op verzoek van de Belastingdienst. Als de Belastingdienst om een auditfile vraagt, ontvang je instructies voor het aanleveren van het bestand. Dit kan bijvoorbeeld via Belastingdienst filetransfer (BFT). Een medewerker van de Belastingdienst start deze uitwisseling en stuurt je hiervoor een uploaduitnodiging.

De financiële mutaties in Profit vormen de basis voor de auditfile. De beginbalans gaat hierbij niet mee, hiervoor kan eventueel nog naar het voorgaande jaar gekeken worden.

Het is niet mogelijk om verbijzonderingen mee te nemen in de Auditfile. Mocht je verbijzonderingen toch willen inzien, dan kun je de bijbehorende weergaven exporteren naar Excel.

Voor alle salarisgegevens in Profit is de Auditfile Salaris (XAS) beschikbaar. Meer informatie hierover, vind je hier.

Let op:

Deze functionaliteit is niet beschikbaar voor klanten met een Belgische licentie.

Inhoud

Beschrijving

De XML Auditfile Financieel is een open standaard voor het uitwisselen van gegevens uit financiële administraties. De auditfile wordt onder andere gebruikt door de Belastingdienst en accountants voor rapportage- en controledoeleinden.

Met een auditfile hoef je financiële gegevens niet eerst handmatig om te zetten naar een ander formaat. Hierdoor kunnen gegevens eenvoudiger tussen verschillende softwarepakketten en partijen worden uitgewisseld.

Je genereert een auditfile altijd voor de administratie waarin je op dat moment werkt. Wil je voor meerdere administraties een auditfile maken, dan genereer je voor iedere administratie afzonderlijk een bestand.

Tijdens het genereren van de auditfile maakt Profit een niet-gecomprimeerd bestand met de extensie .xaf. Een XAF-bestand is een XML-bestand. Je kunt het bestand technisch openen met een tekst- of XML-editor. Wil je de financiële gegevens overzichtelijk analyseren, dan kun je software gebruiken die het XAF-formaat ondersteunt.

Als de Belastingdienst je vraagt een auditfile aan te leveren, lever je het gegenereerde XAF-bestand aan volgens de instructies van je contactpersoon bij de Belastingdienst.

Meer informatie over het gebruik van de auditfile vind je op de volgende website: softwarepakketten.nl (Onder het onderwerp 'Standaarden' kiezen voor 'Auditfiles').

Let op:

Zorg ervoor dat je zelf een kopie van de auditfile bewaart. Deze kopie kun je gebruiken als de gegevensdrager zoek raakt of onleesbaar blijkt te zijn.

Bij het maken van een auditfile moet je een boekjaar invullen. Profit kan alleen een auditfile maken van een heel boekjaar. Dit betekent bijvoorbeeld dat als een administratie begint ná 1-1-2026 je voor het jaar 2026 geen auditfile aan kunt maken.

Auditfile instellingen bepalen

Voordat je een auditfile genereert, controleer je de organisatie- en adresgegevens van de administratie. Voor het genereren zijn onder andere de naam van de organisatie, de adresgegevens en het btw-identificatienummer nodig en correct zijn vastgelegd.

Administratie instellingen voor de Auditfile controleren/aanvullen:

  1. Ga naar: Financieel / Beheer / Instellingen administratie.
  2. Ga naar het tabblad: Btw.
  3. Controleer btw-identificatienummer of vul deze in als deze niet is ingevuld. Profit controleert het btw-nummer op geldigheid.

    Dit btw-identificatienummer moet het btw-identificatienummer zijn van de organisatie die gekoppeld is aan deze administratie, niet een nep of dummy btw-nummer of een leeg adres, etc. Het omzetbelastingnummer wordt afgedrukt op de btw-aangifte, het is dus van belang om het omzetbelastingnummer in te vullen als je de btw-aangifte wilt genereren in Profit.

  4. Klik op: Opslaan en sluiten.

Adresgegevens van de administratie controleren/aanvullen:

  1. Ga naar: Algemeen / Administratie / Beheer / Eigenschappen.
  2. Ga naar het tabblad: Algemeen.
  3. Controleer of alle adresgegevens volledig en correct zijn ingevuld.
  4. Klik op: Opslaan en sluiten.

XML Auditfile conversietabel inrichten:

Deze inrichting is alleen relevant als je de XML Auditfile wilt inlezen in andere software-pakketten en daarvoor rekeningtypen moet converteren.

Let op:

Gebruik je de auditfile alleen om deze aan de Belastingdienst aan te leveren? Dan hoef je deze conversietabel niet in te richten.

De XML Auditfile bevat onder andere het rekeningtype van grootboekrekeningen. Om de XML Auditfile die je in Profit hebt gegenereerd te kunnen inlezen in een ander pakket, kan het nodig zijn om het rekeningtype aan te passen. Op die manier zorg je ervoor, dat het rekeningtype van het 'ontvangende' pakket wordt weggeschreven in de XML Auditfile.

  1. Ga naar: Financieel / Verslaglegging / Inrichting / Conversietabel XML-auditbestand.

    Profit toont een boekingsscherm met een groot aantal softwareproducten en de daarin gebruikte rekeningtypen.

  2. Zoek het softwarepakket op.
  3. Selecteer bij elk Type grootboekrekening het corresponderende RekeningType in Profit.
  4. Klik op: Opslaan en sluiten.

Auditfile genereren

Je genereert de XML Auditfile vanuit de administratie waarvoor je het bestand nodig hebt.

Auditfile XML genereren:

  1. Ga naar: Financieel / Beheer / Auditbestand /Auditfile XML versie 3
  2. Vul het jaar in waarvoor je de auditfile wilt genereren bij Boekjaar.
  3. Selecteer de locatie waarin de auditfile opgeslagen moet worden.

    Profit stelt een bestandsnaam voor die bestaat uit de naam van de omgeving met de extensie *.xaf.

  4. Klik op: Voltooien.

Afhandelen via wachtrij:

Let op:

Profit plaatst deze taak in de wachtrij. Terwijl de taak in de wachtrij wordt uitgevoerd, kun je gewoon doorwerken. Zie: Wachtrij gebruiken en beheren.

  1. Handel het bestand af via Financieel / Beheer / Wachtrij, actie Afhandelen.

    Is de actie niet zichtbaar? Dan moet je deze autoriseren.

Bij het genereren van de auditfile voert Profit verschillende controles uit. Als er fouten gevonden zijn zie je in het bestand een melding. De meldingen kun je oplossen met deze checklist.

Auditfile aanleveren aan de Belastingdienst:

Lever een auditfile alleen aan als de Belastingdienst hierom vraagt en volg daarbij de instructies van je contactpersoon.

De Belastingdienst kan hiervoor gebruikmaken van Belastingdienst filetransfer (BFT). Een medewerker van de Belastingdienst start de bestandsuitwisseling en stuurt je een persoonlijke uploaduitnodiging. Via deze uitnodiging kun je het XAF-bestand veilig uploaden.

Bewaar na het aanleveren ook zelf een kopie van het bestand.

Inlezen XML auditbestand

Je kunt een XML Auditfile in Profit inlezen als een financieel project. De ingelezen data kan gebruikt worden voor rapportagefuncties (kolommenbalans, verslaglegging, consolidatie of rapportage voor een jaarrekening). Deze functionaliteit vereenvoudigt het uitwisselen van gegevens tussen de klant en de accountant.

Bij een auditfile die door Profit zelf is gegenereerd, kan Profit de eigen rekeningtypen gebruiken. Bij een auditfile uit andere software kan conversie nodig zijn.

Als Profit een rekeningtype niet automatisch kan converteren, vraagt Profit je bij het inlezen om het onbekende rekeningtype aan een Profit-rekeningtype te koppelen. Profit bewaart deze koppeling in de conversietabel, zodat deze bij een volgende import opnieuw kan worden gebruikt.

Omdat een XML Auditbestand pakketonafhankelijk is, kunnen door de diverse softwarepakketten verschillende typeringen gehanteerd worden voor grootboekrekeningen. In Profit zijn deze zogenaamde grootboekrekeningtypen van belang voor de rapportagefuncties van een financieel project. Het is van belang dat je voorafgaande aan het inlezen van een XML Auditbestand, deze afwijkende grootboekrekeningtypen converteert naar typen die bekend zijn binnen Profit. Deze informatie wordt opgeslagen in een conversietabel.

Lees je een door Profit aangemaakte XML Auditbestand in, dan wordt het grootboekrekeningtype ongewijzigd in Profit overgenomen. Betreft het een XML Auditbestand dat gegenereerd is door een pakket dat niet ondersteund wordt door Profit, dan worden de typen die niet automatisch geconverteerd kunnen worden bij het inlezen, als aparte regel(s) in een volgend venster getoond. Je moet de afwijkende typen daarna handmatig koppelen aan de grootboekrekeningtypen van Profit, door het invullen van de juiste grootboekrekeningtype. Je vult hiermee een tabel aan die iedere volgende keer gebruikt wordt wanneer je een XML Auditbestand inleest.

Voorbeeld:

Profit hanteert vier typen grootboekrekeningen: 1 (activa), 2 (passiva), 3 (opbrengsten) en 4 (kosten). Andere pakketten gebruiken echter typen als bijvoorbeeld 'balans', 'winst en verlies', 'resultaat' of 'baten en lasten'. Niet-Profittypen zullen daarom vertaald moeten worden naar typen die wel aansluiten bij Profit. In dit voorbeeld wordt  'balans' dan omgezet naar 1 (activa),  'winst en verlies', resultaat en baten naar 3 (opbrengsten), en lasten naar 4.

XML Auditfile inlezen als financieel project:

  1. Ga naar: Financieel / Verslaglegging / Verslagleggingscockpit.
  2. Klik op: Nieuw.
  3. Vul het boekjaar en de begin- en einddatum in van het auditbestand dat je wilt inlezen of importeren.

    Als het boekjaar of de datums die je hebt ingevuld niet overeenkomen met de gegevens in het auditbestand, meldt Profit dit. Profit zal de gegevens dan overnemen uit de auditfile, nadat je hiermee akkoord gaat.

    Je kunt met de keuze XML-auditbestand inlezen ook een auditbestand van versie 3 inlezen.

  4. Klik op: Voltooien.

    Profit controleert of het bestand de grootboekrekeningtypen bevat waarmee Profit de conversie kan uitvoeren.

    Als Profit de conversie niet kan uitvoeren dan volgt een melding, en moet je de onbekende typen in een conversietabel koppelen aan de grootboekrekeningtypen van Profit. Profit opent deze conversietabel automatisch. Je geeft voor ieder niet-bekend type het juiste type op voor Profit.

Koppelingen achteraf wijzigen:

Om een eerder gemaakte koppeling van een rekeningtype te wijzigen, open je de XML Auditfile conversietabel:

  1. Ga naar: Financieel / Verslaglegging / Inrichting / Conversietabel XML-auditbestand.
  2. Wijzig de betreffende koppeling(en).
  3. Lees het betreffende XML Auditbestand opnieuw in.

    Profit gebruikt bij het opnieuw inlezen de gewijzigde koppeling(en).

De volgende financiële-softwareprogramma's kan Profit automatisch converteren:

  • Accept Voor Windows
  • Accountview
  • Accview
  • Across
  • Adfas
  • Asperion
  • Bizzmore Lite Edition
  • Cash
  • Cclaw
  • Davilex Business
  • Exact
  • iMuis
  • King
  • Mamut
  • Microstar
  • Minipak
  • Minox
  • Mkboek
  • Multivers For Windows
  • Ohmega
  • Reeleezee Audit
  • Vemasoft