thumb_up
thumb_down
link
Copy link
Copied
Inkoopfacturen beoordelen/accorderen via InSite

Je accordeert in InSite de inkoopfacturen zodra deze zijn ingeboekt. Alleen de gebruiker die in de workflowinrichting als beoordelaar is vastgelegd, ziet het dossieritem met de inkoopfactuur. Het dossieritem is dus zijn of haar taak. Hij of zij moet deze afhandelen.

De specifieke actie Accorderen inkoopfactuur binnen de workflow zorgt ervoor dat de inkoopfactuur wordt gedeblokkeerd voor betaling en meegestuurd kan worden in de betaalopdracht.

Als je in Profit HRM een vervanger vastlegt bij de afwezigheid van de beoordelaar door verlof of ziekte, dan ontvangt de vervanger deze workflowtaak en niet de beoordelaar. Je moet dan wel vervangen beoordelaar hebben ingericht.

Let op:

De vervanger geldt alleen voor nieuwe facturen die je boekt en niet voor de al lopende beoordelingen. Profit kan namelijk niet de verantwoordelijke voor een workflow vervangen voor de bestaande dossieritems.

Inhoud

Inkoopfacturen beoordelen/accorderen via InSite

De beoordelaar krijgt de geblokkeerde inkoopfacturen in beeld via InSite en beoordeelt deze.

Factuur beoordelen en accorderen via de workflow in InSite:

  1. Open de site.
  2. Log in met de gebruikersnaam en wachtwoord.
  3. Je kunt ook InSite als volgt starten:
  4. Ga naar: Mijn taken.
  5. Dubbelklik op de kolom Ingestuurd als je de taken wilt sorteren op datum.
  6. Open de inkoopfactuur die je wilt beoordelen.

    Je ziet de gegevens van de inkoopfactuur en onder de financiële mutaties zie je de bijbehorende journaalpost van de inkoopfactuur.

  7. Voeg een nieuwe reactie toe.

    Rechtsboven bij Workflow kies je uit acties die speciaal bij deze workflow horen én de standaardacties. Als je accordeert stel je de factuur beschikbaar voor betaling.

    Als je niet accordeert blijft de factuur geblokkeerd. Je zet de taak met de actie Afkeuren inkoopfactuur (terug naar instuurder) terug naar de degene die de factuur heeft ingeboekt, bijvoorbeeld als de boeking niet correct is.

    Als je de vervanger bent van de beoordelaar en niet de capaciteiten of verantwoordelijkheid hebt om een factuur te kunnen beoordelen, dan delegeer je de taak aan iemand anders met de actie Delegeren.

  8. Klik op de actie: Accorderen inkoopfactuur.

Het dossieritem komt nu niet meer voor in InSite, want de taak is afgehandeld. Ook de workflow is hiermee afgehandeld en de inkoopfactuur is vrijgegeven voor betaling.

Verbijzondering wijzigen

Je kunt de verbijzondering van een inkoopfactuur wijzigen tijdens het beoordelen van de inkoopfactuur via de workflow. Hierdoor kan de beoordelaar de verbijzondering wijzigen, en hoeft de flow niet terug om dit te doen.

Dit is alleen mogelijk als je rechten hebt om de verbijzonderingen te wijzigen.

Verbijzondering wijzigen:

  1. Open de beoordeeltaak in InSite.

    In de weergave Financiële mutaties zie je de boekingsregels.

  2. Vink de boekingsregels aan die je wilt aanpassen.
  3. Klik op de actie Aanpassen verbijzonderingscode en selecteer de verbijzonderingscodes die je wilt wijzigen.
    • Als je een veld leeg laat, wordt de betreffende verbijzonderingscode niet gewijzigd en blijft de oude staan.
    • Uiteraard wordt gecontroleerd of de wijziging toegestaan is, voordat deze wordt doorgevoerd.

  4. Klik op OK.

Direct naar

  1. Inkoopfacturen beoordelen via InSite/OutSite (Workflow inkoopfactuur)
  2. Inkoopfactuur beoordelen via InSite/OutSite inrichten
  3. Workflow inrichten
  4. Inkoopfactuur inboeken voor workflow Inkoopfactuur
  5. Inkoopfactuur beoordelen/accorderen via InSite
  6. Inkoopfactuur met bijlage raadplegen of wijzigen
  7. E-factuur (inkoopfactuur) beoordelen/accorderen via InSite
  8. Inkoopfactuur insturen en afhandelen via OutSite

Process

Inkoopfactuur

Work area

Financieel