thumb_up
thumb_down
link
Copy link
Copied

Inkoopfactuur beoordelen via InSite/OutSite (Workflow Inkoopfactuur) inrichten

Dit onderwerp is een uitbreiding op het proces inkoopfacturen beoordelen in Profit Windows. Je kunt namelijk ook inkoopfacturen boeken, beoordelen en accorderen in InSite met de workflow Inkoopfactuur (Profit).

Je kunt een extra stap inrichten voor het insturen van inkoopfacturen door externe relaties via OutSite. Een relatie kan dan via de (klant)portal een inkoopfactuur insturen als dossieritem en hieraan de factuur (pdf) als bijlage koppelen. Via de workflow Inkoopfactuur verwerk je deze inkoopfactuur.

De laatste actie van de workflow is het vrijgeven van de factuur voor betaling. Dit is een actie voor de beoordelaar die je bij het boeken van de factuur hebt opgegeven. De beoordelaar krijgt een workflowtaak om de inkoopfactuur te accorderen en vrij te geven voor betaling. Hierdoor wordt de inkoopfactuur gedeblokkeerd voor betaling en deze kan meegestuurd worden in de betaalopdracht.

Inhoud

Type dossieritem en workflow inkoopfactuur instellen

Je kunt het type dossieritem Inkoopfactuur wijzigen en instellen voor InSite en/of OutSite. Dit bied je de volgende mogelijkheden voor deze workflow:

  • Extra bestemmingen voor het dossier van de inkoopfactuur gebruiken of de mogelijkheid om een bestemming, zoals een factuurnummer, verplicht maken.
  • Workflow kopiĆ«ren en te wijzigen.
  • Subdossier vormen op een inkoopfactuur.
  • Kenmerken en kenmerkcombinaties gebruiken.

Het type dossieritem Inkoopfactuur (Profit) wordt standaard meegeleverd met Profit. Dit type dossieritem is zichtbaar in InSite en OutSite, als het corresponderende type pagina is geactiveerd in de eigenschappen van de site. Daarom beschik je niet over tabbladen om instellingen voor InSite of OutSite vast te leggen.

Type dossieritem en workflow Inkoopfactuur instellen:

  1. Ga naar:  CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
  2. Open de eigenschappen van het dossieritemtype Inkoopfactuur (Profit).
  3. Ga naar het tabblad: Algemeen.
  4. Wijzig de gewenste instellingen.
  5. Ga naar het tabblad: Bestemming.
  6. Selecteer de bestemming en klik op Optioneel maken of Toegestaan.

    De bestemming Inkooprelatie is altijd verplicht. De bestemming Inkooprelatie + inkoopfactuur moet tenminste Optioneel zijn.

  7. Ga naar het tabblad: Workflows.

    Je ziet de gekoppelde workflow(s). De workflow Inkoopfactuur (Profit) wordt standaard meegeleverd. Je kunt de workflow naar eigen wens aanpassen. Je kunt bijvoorbeeld een taak, een toelichting op een taak, of conditie toevoegen in een workflow. Je kunt bijvoorbeeld de velden Administratie en Bedrag contract gebruiken voor condities in de workflow.

  8. Klik op: OK.

Zie ook:

Type pagina activeren

Als je een type dossieritem hebt geactiveerd voor InSite of OutSite, moet je dit bij de juiste site activeren. De site-pagina's die bij het type dossieritem horen, zullen alleen beschikbaar zijn als je deze activeert in de eigenschappen van de site.

Naam van het te activeren type pagina:

  • Inkoopfacturen (of de naam van het type dossieritem in het meervoud, zie de eigenschappen van het type dossieritem)

Type pagina activeren

InSite inrichten

De sitebeheerder voegt een menu-item Inkoopfactuur toe aan de site. Onder dit menu kan een ingelogde gebruiker direct een dossieritem (de inkoopfactuur) insturen. Als je het mogelijk wilt maken voor externen om inkoopfacturen in te sturen via OutSite (de klantportal), dan richt je hetzelfde ook in voor OutSite. Hiertoe voer je dezelfde stappen uit die beschreven zijn in deze procedure, maar dan voegt het menu-item Inkoopfactuur toe aan OutSite.

Pagina opnemen in InSite:

  1. Stel de pagina Aanmaken inkoopfacturen beschikbaar in InSite, bijvoorbeeld door een menu-item toe te voegen aan het menu of door een knop toe te voegen aan een banner.
  2. Je moet de overzichten actualiseren.
Verbijzondering wijzigen

Je kunt de verbijzondering van een inkoopfactuur wijzigen tijdens het beoordelen van de inkoopfactuur via de workflow. Hierdoor kan bijvoorbeeld een medewerker crediteurenadministratie de verbijzondering wijzigen, en hoeft de flow niet terug om dit te doen.

Om dit mogelijk te maken is het volgende nodig:

  • Autoriseer de pagina Aanpassen verbijzonderingscode door deze toe te voegen aan de juiste functionaliteit (via Algemeen / In & OutSite / Inrichting / Functionaliteit).

    Let op:

    Autoriseer de medewerkers van de Afdeling Crediteurenadministratie voor het uitvoeren van deze actie.

    Een beoordelaar die constateert dat een verkeerde verbijzondering is toegekend, zet de workflow terug naar de Crediteurenadministratie. Het is de verantwoordelijkheid van de Crediteurenadministratie om de verbijzondering te wijzigen en de flow opnieuw door te zetten.

  • In de eigenschappen van de overzichtspagina FinanciĆ«le mutaties moet het veld Weergaveacties tonen ingeschakeld zijn.
Zie ook

Direct naar

  1. Inkoopfacturen beoordelen inrichten
  2. Inkoopfacturen beoordelen in Profit Windows inrichten
  3. Inkoopfactuur beoordelen in InSite/OutSite inrichten (workflow Inkoopfactuur)
  4. Inkoopfactuur beoordelen via procuratieschema inrichten

Process

Inkoopfactuur

Work area

Financieel