Finance Auditor

De financiële periodeafsluiting is een belangrijk proces met vaste stappen die je moet afhandelen voor én na het einde van de periode. Denk hierbij aan afletteren tussenrekeningen, onderhanden werk, btw-controles, aansluiten debiteuren/crediteuren, rekening-courantverhoudingen etc. Je kunt dit proces helemaal in Profit borgen met een periodeafsluiting. Deze bevat een draaiboek, auditregels (van de Finance Auditor), overlopende posten en workflows.

Video

Autorisatie

Richt de autorisatie van dit onderdeel in, zodat de juiste gebruikers toegang hebben tot de benodigde functies en gegevens.

Autorisatie inrichten:

Hieronder zie je welke onderdelen je autoriseert voor de applicatiebeheerder, zodat de applicatiebeheerder de inrichting kan doen.

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
2. Ga naar het tabblad: Onderhoud groepen.
3. Selecteer de te autoriseren groep.
4. Ga naar het tabblad: Menu.
5. Vink de te autoriseren menukeuzen aan:

   

6. Ga naar het tabblad: Autorisatie.
7. Autoriseer de tabbladen en acties:

   

8. Sluit de Autorisatie tool.
9. Klik op Ja bij de melding..

   De omgeving opent automatisch opnieuw, met de nieuwe instellingen.

Geplande taak om audits automatisch uit te voeren

Je kunt de controles automatisch laten uitvoeren door deze in te plannen als Geplande taak. Als je een audit inplant als geplande taak, dan wordt deze over het huidige boekjaar uitgevoerd.

1. Ga naar Algemeen / Beheer / Geplande taak.
2. Plan de taak Genereren finance audit in.
3. Selecteer de administratieset.

Inrichting audit regels

Auditregels worden meegeleverd met Profit, deze zijn gebaseerd op 'best business practices'. Je kunt zelf geen auditregels toevoegen. Wel kun je bepaalde instellingen wijzigen.

• Stel de toegestane afwijking in per controle. Hiermee bepaal je de 'strengheid' waarmee de controle wordt uitgevoerd. Je ziet in de toelichting van een auditregel in Profit hoe de toegestane afwijking wordt toegepast.
• Blokkeer regels die je niet wilt gebruiken.
• Sluit administraties uit waarop je de controle niet wilt uitvoeren.

Auditregels inrichten:

1. Ga naar: Financieel / Finance Auditor / Inrichting.
2. Je ziet alle mogelijke controles.
3. Dubbelklik op de regel.

   In de toelichting zie je wanneer de auditregel een waarschuwing of fout zal geven en de oplossing.

   

4. Vul de toegestane afwijking in. De toepassing verschilt per auditregel.

   Bij uitlevering hebben bepaalde auditregels een waarde van 0 (geheel getal). In die situatie is de toegestane afwijking niet van toepassing.

5. Blokkeer regels die je niet wilt gebruiken. Het blokkeren geldt voor alle administraties in de omgeving.
6. Als je de controle niet wilt uitvoeren in specifieke administraties, ga je naar het tabblad Geblokkeerde administraties. Voeg de administraties toe waarin de controle niet mag worden uitgevoerd.

Controles uitvoeren en beoordelen

Je voert controles uit op basis van de instellingen die per auditregel zijn vastgelegd.

Controle uitvoeren:

1. Ga naar: Financieel / Finance Auditor / Resultaat
2. Klik op de actie: Genereren audit
3. Selecteer een administratieset, als je de audit voor meerdere administratiesets wilt uitvoeren. Als je geen administratieset selecteert, wordt de audit voor de huidige administratie uitgevoerd.

   Een administratie kan in de eigenschappen van een auditregel uitgesloten zijn voor een specifieke administratie.

4. Vul het boekjaar in en vink in de volgende stap de uit te voeren controles aan.

   Let op:

   Profit plaatst deze taak in de wachtrij. Terwijl de taak in de wachtrij wordt uitgevoerd, kun je gewoon doorwerken. Zie: Wachtrij gebruiken en beheren.

Resultaat beoordelen:

1. Als je een auditcontrole hebt uitgevoerd, zie je de weergave Samenvatting (openstaand). Deze weergave toont alleen fouten en waarschuwingen, met andere woorden alle zaken waarop wellicht actie nodig is.
2. Als je wilt kijken naar de resultaatregels van een specifieke controle, dubbelklik je de gewenste regel. Dan wordt de weergave Audit-resultaat geopend met de bijbehorende resultaatregels.

   

   

3. Klik op de toelichting om deze te openen.
4. Dubbelklik op een regel om de bron te openen. Vaak kun je het probleem dan verhelpen.

   Voorbeeld:

   De controle heeft betrekking op de eigenschappen van debiteur 10001.

   Dubbelklik op de regel om de eigenschappen van debiteur 10001 te openen en de eigenschappen direct aan te passen.

5. Opgeloste waarschuwingen en fouten blijven staan, tenzij je deze verwijdert met de actie Opgelost.

Als je een auditmelding hebt opgelost, zal deze bij een volgende controle niet meer verschijnen. Als je de oorzaak niet hebt opgelost, komt de melding terug als je de audit weer genereert.

Auditresultaat negeren:

Als een auditresultaat telkens naar voren komt terwijl je dit niet relevant vindt, kun je dit negeren met de nieuwe actie Negeren. Hierdoor wordt alleen een specifiek resultaat genegeerd, zodat dit niet opnieuw naar voren komt bij het uitvoeren van een audit.

Voorbeeld:

Er komt steeds een resultaat bij de auditregel Org./pers. die crediteur en medewerker is.

Medewerker Richard is namelijk ook een crediteur en je besluit dit te accepteren, daarom negeer je dit resultaat. In toekomstige audits zal dit niet meer gemeld worden. De genegeerde regel wordt gelogd en je kunt deze altijd raadplegen.

Een andere medewerker, namelijk Tanja, wordt crediteur. Dit zal wel gemeld worden als je weer een auditcontrole uitvoert.

Als je de genegeerde regel van 'Medewerker Richard is ook een crediteur' weer weghaalt, terwijl de situatie ongewijzigd is, dan zal Richard de volgende keer weer in het auditresultaat staan.

Door een auditresultaat te negeren geef je aan dat je de betreffende situatie (en het daaraan verbonden risico) bewust accepteert.

Alle genegeerde auditresultaten zie je in de functie Financieel / Finance Auditor / Genegeerd resultaat en in de eigenschappen van de auditregel op het tabblad Genegeerd auditresultaat. Je kunt een genegeerde regel verwijderen (via de eigenschappen van de audit-controleregel), dit betekent dat de betreffende gegevens weer 'meedoen' bij de volgende keer dan je audits uitvoert.

Alle uitvoerde controles raadplegen:

1. Financieel / Finance Auditor / Resultaat
2. Open de weergave: Samenvatting (alle).

   

   Dit is een samenvatting van de uitgevoerde controles.

   • Bij regels met een groene achtergrond zijn op basis van de controleregel geen fouten geconstateerd.
   • Bij andere regels is er wel een probleem geconstateerd.