Formatiebeheer
Met formatiebeheer kun je per formatieplaats een begroting vastleggen in FTE en deze vergelijken met de feitelijke bezetting.
|
Inhoud |
Beschrijving
Je kunt formatieplaatsen per werkgever begroten op organisatorische eenheid of op organisatorische eenheid en functie.
Voorbeeld indelen formatieplaatsen
De afdeling 'Administratie' is klein en heeft daarom alleen formatie op de organisatorische eenheid; formatie op functie voegt hier weinig toe.
De afdeling Opleiding & Consultancy heeft een uitgebreide verdeling, waarbij je per functie het aantal FTE kunt begroten.
Organisatorische eenheid |
Functie |
Aantal FTE Begroot |
Aantal FTE Realisatie |
Verschil |
|---|---|---|---|---|
Administratie |
-- |
3 |
3 |
- |
Opleidingen & Consultancy |
Manager |
1 |
1 |
- |
Opleidingen |
Manager |
1 |
1 |
- |
Opleidingen |
Docent opleidingen Alg. |
5 |
4 |
1 |
Consultancy |
Manager |
1 |
0,7 |
0,3 |
Consultancy |
Consultant Software |
10 |
9 |
1 |
Consultancy |
Consultant Systemen |
4 |
4 |
- |
Het feitelijke aantal personeelsleden per formatieplaats staat in de kolom 'Aantal FTE realisatie'. Door het verschil tussen realisatie en begroting zie je direct voor welke formatieplaatsen je nog nieuwe medewerkers moet zoeken.
Formatieplaats koppelen per medewerker
Je kunt per medewerker een formatieplaats koppelen; alleen medewerkers met een gekoppelde formatieplaats tellen mee in de realisatie.
Let op:
Gebruik je autorisatie op basis van functie? Bij deze methode kan een gebruiker (gekoppeld aan een medewerker) automatisch lid worden van bepaalde gebruikersgroepen en hierdoor ook de bijbehorende autorisatie krijgen. Houd hier rekening mee bij het in dienst melden, bij functiewijzigingen en bij de formatieverdeling.
Je kunt deze koppelingen automatisch toevoegen in de volgende situaties:
- In dienst wizard
Als je een formatieplaats selecteert, zal Profit automatisch de bijbehorende functie en organisatorische eenheid (en eventueel kostenplaats en -drager) overnemen.
- Nieuwe formatieplaats
Bij het toevoegen van een formatieplaats kun je direct de juiste medewerkers koppelen.
Als een medewerker onder twee formatieplaatsen valt, geef je dit aan in de formatieverdeling van de medewerker.
Voorbeeld:
Een medewerker werkt voor 50% op de Administratie en voor 50% als planner op de Afdeling Opleidingen.
Als je de activering 'Medewerker autorisatie op basis van formatieverdeling' gebruikt, zal Profit bij het in dienst melden van een medewerker of het toevoegen van een functieregel automatisch een nieuwe formatieregel toevoegen. Deze bevat de bovenliggende functie en organisatorische eenheid. Bovendien toont Profit in het organigram de medewerkers op basis van hun formatieverdeling. Als een medewerker via de formatieverdeling bijvoorbeeld bij twee organisatorische eenheden hoort, zal Profit de medewerker bij beide organisatorische eenheiden tonen.
Wijzigingen in de loop van de tijd
Een budget van een formatieplaats heeft altijd een specifieke geldigheidsduur, omdat de formatie in de loop van de tijd kan wijzigen:
Voorbeeld:
De formatieplaats 'Consultancy / Consultant Software' heeft de volgende budgettering:
- 01-01-2025 t/m 31-12-2025: 7 Fte
- 01-01-2026 t/m 31-12-2026: 9 Fte
- 01-01-2027 t/m...: 12 Fte
De einddatum van de laatste regel is niet ingevuld. Dit budget geldt vanaf 1 januari 2027, tot je weer een nieuw periodebudget invult.
Journalisering Payroll
De formatieverdeling beïnvloedt de journalisering in Profit Payroll. Als een medewerker een nieuwe functieregel krijgt, journaliseert Profit de hele periode op basis van de nieuwe functieregel. Als je bij het journaliseren wilt uitgaan van de begindatum van de nieuwe functieregel, moet je in de eigenschappen van de functieregel een formatieverdeling toevoegen.
Velden op basis van FTE
Veldnaam |
Wat staat er? |
Hoe wordt dit bepaald? |
Voorbeeld |
FTE werkelijk (actueel) |
Het aantal FTE dat op dit moment daadwerkelijk bezet is op de formatieplaats. |
Alleen dienstverbanden waarvan de begindatum salaris vandaag of eerder is, tellen mee. De FTE uit het rooster wordt eventueel vermenigvuldigd met het percentage uit de formatieverdeling. Daarna worden alle FTE’s bij elkaar opgeteld. |
Een medewerker heeft 0,8 FTE en is voor 50% gekoppeld aan deze formatieplaats. Berekening: 0,8 × 50% = 0,4 FTE. |
FTE instroom |
De toekomstige FTE-instroom: FTE van medewerkers die nog moeten starten. |
Alleen dienstverbanden waarvan de begindatum salaris na vandaag ligt, tellen mee. De berekening met formatieverdeling werkt hetzelfde als bij FTE werkelijk (actueel). |
Een medewerker start volgende maand met 1,0 FTE en is voor 60% gekoppeld aan de formatieplaats. Berekening: 1,0 × 60% = 0,6 FTE instroom. |
FTE uitstroom |
De geplande FTE-uitstroom: FTE van medewerkers die al gestart zijn en een einddatum hebben. |
Alleen medewerkers tellen mee die al gestart zijn én een einddatum hebben. Dit zijn FTE’s die vrijkomen zodra het dienstverband eindigt. |
Een medewerker werkt 0,8 FTE, is voor 50% gekoppeld aan de formatieplaats en heeft een einddatum. Berekening: 0,8 × 50% = 0,4 FTE uitstroom. |
FTE uitstroom (zonder bepaalde tijd) |
De FTE-uitstroom waarbij medewerkers volledig meetellen, zonder verdeling over kostenplaatsen of formatieplaatsen. |
De FTE wordt niet vermenigvuldigd met een verdelingspercentage. De medewerker telt met de volledige FTE mee. |
Een medewerker werkt 0,8 FTE en heeft een einddatum. Ook als deze normaal voor 50% verdeeld zou zijn, telt deze hier als 0,8 FTE uitstroom. |
FTE verschil |
De beschikbare FTE-ruimte op de formatieplaats. Dit kan vacatureruimte of overbezetting zijn. |
Formule: Begroot - Werkelijk + Uitstroom - Instroom. Werkelijk en instroom worden afgetrokken, omdat deze FTE bezet of al gereserveerd is. Uitstroom wordt opgeteld, omdat deze FTE binnenkort vrijkomt. |
Begroot: 5,0 FTE. Werkelijk: 4,0 FTE. Uitstroom: 1,0 FTE. Instroom: 0,5 FTE. Berekening: 5,0 - 4,0 + 1,0 - 0,5 = 1,5 FTE. |
FTE verschil (zonder bepaalde tijd) |
De beschikbare FTE-ruimte, maar zonder rekening te houden met kostenplaats- of formatieverdeling. |
Vergelijkbaar met FTE verschil, maar de FTE wordt volledig toegekend aan de formatieplaats. Er wordt dus niet vermenigvuldigd met een verdelingspercentage. |
Begroot: 5,0 FTE. Werkelijk volledig: 4,5 FTE. Uitstroom volledig: 1,0 FTE. Instroom volledig: 0,5 FTE. Berekening: 5,0 - 4,5 + 1,0 - 0,5 = 1,0 FTE. |
Velden op basis van aantal medewerkers
Deze velden kijken naar medewerkers in plaats van FTE. Een medewerker kan volledig meetellen of naar rato van de verdeling, afhankelijk van het veld.
Veldnaam |
Wat staat er? |
Hoe wordt dit bepaald? |
Voorbeeld |
Medewerkers werkelijk (actueel) |
Het huidige aantal medewerkers op de formatieplaats, rekening houdend met de verdeling. |
Een medewerker telt mee als fractie wanneer deze gedeeltelijk aan de formatieplaats is gekoppeld. 100% telt als 1,0, 50% telt als 0,5. |
Een medewerker is voor 60% gekoppeld aan deze formatieplaats. Deze medewerker telt als 0,6 medewerker. |
Medewerkers instroom |
Het aantal medewerkers dat nog moet starten. |
Alleen medewerkers waarvan de begindatum in de toekomst ligt, tellen mee. Volgens de tekst gaat het om medewerkers zonder einddatum. |
Een medewerker start volgende maand en telt voor 100% mee. Berekening: 1 medewerker instroom. Bij 50% verdeling: 0,5 medewerker instroom. |
Medewerkers uitstroom |
Het aantal medewerkers dat gaat vertrekken. |
Medewerkers tellen mee als zij al gestart zijn en een einddatum hebben. |
Een medewerker is voor 50% gekoppeld aan de formatieplaats en heeft een einddatum. Berekening: 0,5 medewerker uitstroom. |
Medewerkers uitstroom (zonder bepaalde tijd) |
Het aantal vertrekkende medewerkers, zonder rekening te houden met verdeling. |
Elke medewerker telt volledig mee als 1, ook als deze maar gedeeltelijk aan de formatieplaats is gekoppeld. |
Een medewerker is voor 50% gekoppeld aan de formatieplaats en heeft een einddatum. In dit veld telt deze medewerker als 1 medewerker uitstroom. |
Medewerkers verschil |
Het aantal medewerkers dat nog nodig is of juist te veel is op de formatieplaats. |
Dezelfde logica als bij FTE verschil: Begroot - Werkelijk + Uitstroom - Instroom. |
Begroot: 5 medewerkers. Werkelijk: 4 medewerkers. Uitstroom: 1 medewerker. Instroom: 1 medewerker. Berekening: 5 - 4 + 1 - 1 = 1 medewerker ruimte. |
Medewerkers verschil (zonder bepaalde tijd) |
Het medewerkersverschil zonder rekening te houden met verdeling. |
Medewerkers tellen volledig mee. Er wordt dus niet gerekend met percentages zoals 50% of 60%. |
Begroot: 5 medewerkers. Werkelijk volledig: 4 medewerkers. Uitstroom volledig: 1 medewerker. Instroom volledig: 1 medewerker. Berekening: 5 - 4 + 1 - 1 = 1 medewerker ruimte. |
Kosten werkgever
Veldnaam |
Wat staat er? |
Hoe wordt dit bepaald? |
Voorbeeld |
Kosten werkgever |
De totale begrote werkgeverskosten voor de formatieplaats. |
De kosten worden berekend door de kosten per FTE te vermenigvuldigen met de begrote FTE. |
Kosten per FTE: € 50.000. Begrote FTE: 3,0. Berekening: € 50.000 × 3,0 = € 150.000. |
Inrichten
Verplichte inrichting
- Organigram inrichten
Formatiebeheer is gebaseerd op het organigram, dit moet ingericht zijn.
Optionele inrichting