Organigram inclusief formatieverdeling inrichten

Je kunt de formatieverdeling inzichtelijk maken in het organigram. Hierdoor zie je in het organigram de medewerkers op basis van hun formatieverdeling.

Inhoud

Beschrijving

Als een medewerker via de formatieverdeling bijvoorbeeld bij twee organisatorische eenheden hoort, toont Profit de medewerker bij beide organisatorische eenheden. Hiervoor activeer je de functionaliteit Medewerkerautorisatie op basis van formatieverdeling. Als je de functionaliteit Meerdere dienstverbanden gebruikt, toont Profit ook alle dienstverbanden in het organigram

Als je deze functionaliteit activeert, kun je tevens gebruikmaken van:

  • Autorisatie op basis van formatieverdeling

    Profit vult gebruikersgroepen automatisch op basis van selecties. Hierbij gebruikt Profit standaard de organisatorische eenheid van de medewerker, maar het is ook mogelijk om de organisatorische eenheid uit de formatieregels van de medewerker te gebruiken.

  • Verantwoordelijken in workflows bepalen op basis van de formatieverdeling

    Bij workflows waarbij Profit verantwoordelijken bepaalt op basis van het organigram of verantwoordelijkheden, gaat Profit uit van de formatieverdeling.

  • Automatisch toevoegen formatieregel per medewerker

    Als een medewerker in dienst treedt, voegt Profit automatisch een 100% formatieregel toe op basis van zijn functie en organisatorische eenheid. Dit geldt ook als een medewerker een nieuwe functieregel krijgt. De medewerker moet bij elke functieregel altijd een formatieregel hebben met de organisatorische eenheid van de functieregel.

Ontbrekende formatieregels

Als je de activering inschakelt, kun je alle ontbrekende formatieregels automatisch toe laten voegen:

  • Onder elke functieregel zonder formatieregel voegt Profit een 100% formatieregel toe met de organisatorische eenheid van de functieregel.
  • Als de functieregel al een formatieregel heeft met de organisatorische eenheid van de functieregel, voegt Profit geen formatieregel toe.
  • Als de functieregel een formatieverdeling heeft zonder de organisatorische eenheid van de functieregel, voegt Profit een 0% formatieregel toe met de organisatorische eenheid van de functieregel.

Voorbeeld: 

Een medewerker heeft de functie Administratief medewerker bij de afdeling Administratie. De medewerker heeft onder de functieregel de volgende formatieregels:

  • 50% functie Inkoper bij de afdeling Inkoop
  • 50% functie Magazijnbeheerder bij de afdeling Magazijn

    Deze formatieverdeling bevat niet de organisatorische eenheid van de bovenliggende functieregel. Als je Profit automatisch ontbrekende functieregels laat toevoegen na het inschakelen van de activering, voegt Profit de volgende formatieregel toe:

  • 0% functie¬†Administratief medewerker bij de afdeling Administratie

Als je de activering uitschakelt, maak je daarmee de bovenstaande functionaliteit weer ongedaan en functioneert Profit weer volgens de standaardprocedures. Bij het uitschakelen van de activering zal Profit de automatisch toegevoegde formatieregels niet verwijderen.

Organigram inclusief formatieverdeling activeren

Deze functionaliteit is niet standaard beschikbaar, je moet hiervoor een activering inschakelen. Schakel de activering bij voorkeur in aan het einde van de werkdag of in het weekend. Tijdens het activeringsproces kan namelijk een conversie plaatsvinden en tijdens deze conversie kunnen de medewerkers niet in Profit werken. Het is aan te raden een nieuwe activering eerst te testen in een testomgeving, voordat je deze doorvoert in de productie-omgeving.

Naam van de in te schakelen activering:

  • Medewerkerautorisatie op basis van formatieverdeling

Stappen om een activering in te schakelen

Organigram met formatieverdeling raadplegen

In het organigram raadpleeg je medewerkers op basis van hun formatieverdeling. Een medewerker kan op basis van zijn formatieverdeling aan verschillende organisatorische eenheden gekoppeld zijn. Profit toont de medewerker bij elke organisatorische eenheid met het percentage uit de formatieverdeling.

Organigram met formatieverdeling raadplegen:

  1. Ga naar: HRM / Organisatie / Organigram.
  2. Open het organigram.
  3. Lees de algemene toelichting bij het organigram.
  4. Klik op de actie: Medewerkers tonen.

    Je raadpleegt medewerkers in de boomstructuur. Je ziet per medewerker het percentage o.b.v. de formatieverdeling.

    Als een medewerker via verschillende formatieverdelingen of dienstverbanden onder dezelfde organisatorische eenheden valt, zie je de medewerker meerdere keren in het organigram.

    Let op:

    De medewerkers staan altijd op laag 9 in het organigram. Alle managers staan op de hogere lagen (0, 1, 2 en 3). Dit onderscheid is van belang voor de filterautorisatie.

    Als je de functionaliteit Meerdere dienstverbanden gebruikt, zal Profit ook de dienstverbandnummers tonen.

    Voorbeeld: 

    Een medewerker heeft een hoofddienstverband bij de afdeling 'Administratie' en een subdienstverband bij de afdeling 'Support'. Dit is bij de betreffende dienstverbanden aangegeven in de formatieverdeling.

    Profit toont in het organigram de medewerker bij beide afdelingen met het bijbehorende percentage en het dienstverbandnummer ('DV1' en 'DV2').

Zie ook