thumb_up
thumb_down
link
Copy link
Copied
insert_emoticon
lmatfy
Copied

Verantwoordelijkheden in workflows

Je kunt de workflow sturen op basis van de verantwoordelijkheid van een medewerker. Als in de organisatie bepaalde taken en verantwoordelijkheden liggen bij het middenkader, dan moeten workflows met betrekking tot een medewerker ter beoordeling of afhandeling naar de manager van de medewerker gestuurd worden. Bij deze workflows gebruik je een verantwoordelijkheid als bestemming. Verantwoordelijkheden kun je zelf toevoegen in Profit en koppelen aan een organisatorische eenheid in het organigram.

Bij een dossieritem ten aanzien van een medewerker (zoals in het onderstaande voorbeeld) wordt gekeken naar de verantwoordelijkheid van de medewerker. Mocht het dossieritem niet t.a.v. een medewerker zijn ingestuurd, dan gaat Profit uit van de verantwoordelijkheid van de instuurder.

Voorbeeld:

Bij een dienstjubileum van een medewerker is de directe manager van deze medewerker verantwoordelijk voor de activiteiten rond het jubileum.

In dit geval moet de workflow voor het jubileum van medewerker A naar manager X en van medewerker B naar manager Y. Dit is niet op te lossen met behulp van gebruikersgroepen. Als je namelijk alle managers in een gebruikersgroep plaatst, dan zal het signaal voor álle jubilarissen bij álle managers terecht komen.

Om dit goed op te lossen koppel je de workflow aan een verantwoordelijkheid en niet direct aan een gebruikersgroep. In het organigram koppel je de verantwoordelijkheid aan een bepaalde organisatorische eenheid. De workflow wordt dan gestuurd aan diegene die in de organisatorische eenheid de verantwoordelijkheid heeft.

Bij het bepalen van de verantwoordelijkheid van een workflow zal Profit altijd uitgaan van het hoofddienstverband van de medewerker. Dit houdt in, dat Profit de formatieverdeling van een medewerker of eventuele nevendienstverbanden (functionaliteit Meerdere gelijktijdige dienstverbanden) negeert.

Als je de activering Medewerker autorisatie op basis van formatieverdeling gebruikt, zal Profit altijd uitgaan van de formatieverdeling van de medewerker. Bij de functionaliteit Meerdere gelijktijdige dienstverbanden zal Profit uitgaan van de formatieverdelingen van alle relevante dienstverbanden.

Directie

Wij raden je aan om voor het bepalen van direct leidinggevenden niet met verantwoordelijkheden te werken omdat dit erg veel onderhoud vraagt. Je kunt dan beter een (basis)rol selecteren in de workflowtaak.

Als je de afhandeling van de workflow toch via verantwoordelijkheden wilt regelen stel je de directie in als leidinggevende van de directie. Je legt alle directieleden vast in dezelfde organisatorische eenheid op het hoogste niveau (OE 01). Aan deze laag koppel je de verantwoordelijkheid en wijs je de gebruikersgroep aan waar de directie in zit.

Let op:

Je beschikt alleen over Verantwoordelijkheden als je een licentie hebt voor Profit HRM. Ook moet het organigram zijn ingericht.

Workflow met verantwoordelijkheden inrichten:

  1. Organigram inrichten

    Richt het organigram in als je dit nog niet gedaan hebt.

  2. Breid de tabel Verantwoordelijkheden uit met een nieuwe verantwoordelijkheid.
    1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Instellingen autorisatie / Verantwoordelijkheden.
    2. Klik op: Nieuw.
  3. Koppel in de Organigram-eigenschappen de verantwoordelijkheid aan een groep (uit de autorisatie).

    Je kunt per medewerker een afwijkende verantwoordelijkheid koppelen. Als je de functionaliteit Meerdere gelijktijdige dienstverbanden gebruikt, kun je alleen op het hoofddienstverband een afwijkende verantwoordelijkheid vastleggen.

  4. Ga naar: de workflowtaak en selecteer als beoogde afhandelaar van de taak bij Verantwoordelijkheden de nieuwe verantwoordelijkheid.

Direct naar

  1. Sturing van workflows
  2. Basisrollen (instuurder, medewerker, verantwoordelijke)
  3. Organigram - leidinggevende en collega's
  4. Organigram - vervangers
  5. Organigram - toekomstig leidinggevende
  6. Organigram - verantwoordelijken
  7. OutSite autorisatierol
  8. Handmatige sturing
  9. Workflow sturen o.b.v. vrije inrichting rollen

Process

Workflow

Work area

InSite/OutSite