Workflow met toekomstig leidinggevende
Als een medewerker van functie en leidinggevende wijzigt, dan heeft de toekomstig leidinggevende pas inzicht in de gegevens en workflows vanaf de begindatum van de nieuwe functie. Daarom kun je een workflow ook naar een toekomstig leidinggevende sturen, eventueel vanaf een bepaalde ingangsdatum. De toekomstig leidinggevende wordt bepaald op basis van het organigram.
Voorbeeld:
Bert de Graaf heeft een verlofaanvraag gedaan voor de kerstperiode.
Voor de Kerst krijgt hij echter een nieuwe functie op een andere afdeling, met een nieuwe leidinggevende. Het kan handig zijn dat de toekomstig leidinggevende de verlofaanvraag beoordeelt, omdat Bert tijdens de Kerst al op de nieuwe afdeling zit.
Let op:
Een functiewijziging van OE kan niet worden goedgekeurd door de toekomstig leidinggevende. Bij het starten van de workflow geef je in wat de nieuwe OE van de medewerker moet worden. Totdat de workflow is goedgekeurd en daarmee de functieregel geregistreerd in Profit, is de nieuwe OE nog niet de daadwerkelijke OE van de medewerker.
Stel bijvoorbeeld dat de toekomstige leidinggevende de functiewijziging afkeurt. Dan is hij op dat moment dus niet de toekomstig leidinggevende en had hij dus ook niet de functiewijziging mogen afkeuren.
Je kunt de toekomstige leidinggevende voor veel zaken gebruiken, zoals verlofaanvragen en verzuimmeldingen. Maar niet om iemand over te laten plaatsen door de toekomstig leidinggevende. Om iemand over te plaatsen, hebben we een andere workflow en profielen uitgeleverd. Via 'Overplaatsen ongeautoriseerd' kan de toekomstig leidinggevende alsnog een voorstel voor wijziging doen. Deze kan bijvoorbeeld ter goedkeurig van de (huidig) leidinggevende en vervolgens weer terug naar de toekomstig leidinggevene (instuurder).
Daarnaast kan je er ook voor zorgen dat de toekomstig leidinggevende zelf de functiewijziging of nevendienstverband aanmaakt in InSite. De toekomstig leidinggevende weet namelijk zelf het best welke gegevens gevuld moeten worden voor de nieuwe functieregel of dienstverband.
Lees voor algemene informatie over de toepassing van het organigram eerst Leidinggevende en/of directe collega in workflow.
Autorisatiefilter inrichten:
Geef de toekomstig leidinggevende rechten op de medewerker via een autorisatiefilter.
- Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
- Ga naar het tabblad: Onderhoud filters.
Je ziet de tabellen waarop je kunt filteren.
- Selecteer HRM / Medewerkers.
- Voeg het volgende filter toe:
Werking van het filter:
- Als de ingelogde medewerker bekend is als toekomstig leidinggevende bij bepaalde medewerkers, dan krijgt hij als toekomstig leidinggevende zijn nieuwe medewerkers in beeld.
- Met het datumfilter kun je bepalen dat de toekomstig leidinggevende de nieuwe medewerkers bijvoorbeeld vanaf een maand voor de overplaatsing in beeld krijgt.
Weergaven aanpassen:
Je kunt medewerker-weergaven aanpassen met de velden Toekomstig leidinggevende, Begindatum toekomstige functie en Toekomstige organisatorische eenheid.
Workflow aanpassen:
Er zijn aparte workflowbestemmingen voor de toekomstig leidinggevende.
