Uit dienst melden in InSite
Je kunt medewerkers uit dienst melden in InSite of in Profit. Door een medewerker via InSite uit dienst te melden verricht je in één keer alle handelingen die nodig zijn om een medewerker uit dienst te melden.
Uit dienst melden (ESS)
Ben je uitgekeken op je baan en wil je uit dienst treden? Een medewerker kan zichzelf nu uit dienst melden in InSite (Employee Self Service). Hiervoor is een nieuwe ESS-workflow beschikbaar.
Voorheen konden alleen managers medewerkers uit dienst melden in InSite (Management Self Service). Omdat dit nu ook voor ESS beschikbaar is, kun je ervoor zorgen dat de uitdiensttreding bij de medewerker wordt gestart. Als een medewerker zichzelf via InSite uit dienst meldt krijgt hij de mogelijkheid om een bijlage aan de uitdienstmelding toe te voegen, bijvoorbeeld een ontslagbrief.
Hiervoor is de standaardfunctionaliteit ESS/Uit dienst beschikbaar, die ingericht is met de juiste pagina's voor InSite. Deze functionaliteit is gekoppeld aan de rol Medewerker InSite. Als je eigen autorisatierollen gebruikt koppel je deze functionaliteit aan een eigen rol.
Uit dienst melden (MSS)
Via Management Self Service kunnen managers (op basis van autorisatie) medewerkers in InSite uit dienst melden. Voor het uit dienst melden van medewerkers door managers is een standaardfunctionaliteit MSS/Uit dienst beschikbaar.
Deze functionaliteit is ingericht met de juiste pagina's voor het gebruik in InSite. De functionaliteit is gekoppeld aan de rol Manager insite. Als je eigen autorisatierollen gebruikt koppel je deze functionaliteit aan een eigen rol.
Contract-, rooster-, salaris-, functie- en instantieregels
Bij het uit dienst melden worden alle contract-, rooster-, salaris-, functie- en instantieregels met een begindatum na de datum uit dienst automatisch verwijderd. Daarnaast worden eventuele neven- en subdienstverbanden beëindigd.
Medewerker gegevens bijwerken
In het profiel voor uitdienst kan je aangeven op welk moment je bepaalde gegevens wilt bijwerken. Denk aan gegevens als het versturen van de loonstrook, toegang tot InSite, e-mailadres bijwerken en gebruiker en medewerker blokkeren. Dit kan op twee momenten:
- Bijwerken bij registreren workflow
De velden worden bij het registreren van de workflow direct bijgewerkt.
- Bijwerken na datum uit dienst
De velden worden dan op datum uit dienst +1 bijgewerkt via de wachtrijtaak ‘Medewerkervelden bijwerken uit dienst’, die via de taak ‘Vernieuwen actuele gegevens’ wordt aangeroepen.
De volgende velden worden bij uitdienst bijgewerkt:
- Applicatietoegang gebruiker
- E-mail gebruiker
- Toekomstige correspondentie
- Medewerker blokkeren
- Gebruiker blokkeren
Deze velden zijn zichtbaar in de context ‘Uit dienst’ in de eigenschappen van het profiel.
Lees hier meer over gebruikersbeheer bij uitdienst.
Meerdere dienstverbanden
Het is mogelijk dat een medewerker meerdere dienstverbanden heeft. Wil je van deze medewerker één dienstverband beëindigen? Dan doe je dit niet via de Uit dienst wizard. Via de Uit dienst wizard meld je een medewerker volledig uit dienst. Je beëindigt één dienstverband van de medewerker in InSite via de knop Uitstroom. Hierin ziet de manager wat hij beëindigt als hij/zij een medewerker uitdienst meldt. Hier is ook de actie Dienstverband afsluiten beschikbaar. Wel zo makkelijk voor de manager.
Uit dienst melden (Flex)
Je kunt een Flex-medewerker via de uitdienst workflow van InSite uitdienst melden, terwijl er declaraties zijn verwerkt ná de gewenste Datum uitdienst.
Lees hier meer over Flex-medewerker achteraf uit dienst melden.
Daarnaast bestaat de mogelijkheid een Flex-medewerker automatisch uit dienst te melden.
België
Wanneer je via Profit een medewerker uitdienst meldt, dan worden de verlofboekingen die in de toekomst liggen niet verwijderd. Wanneer je een medewerker via InSite uitdienst meldt dan worden de verlofboekingen wel verwijderd.
Medewerker uit dienst melden in InSite:
- Ga naar: InSite.
- Ga naar: HRM.
- Klik op: Uit dienst melden.
InSite kan bij jou anders zijn ingericht, waardoor de omschrijving van de actie anders is.
Profit toont nu alleen de medewerkers waarvoor een geldig contract aanwezig is, en waarvoor geen nieuwe contractregel in de toekomst ligt.
- Selecteer de medewerker die je uit dienst wilt melden.
- Vul de datum uit dienst in.
De datum uit dienst betreft een t/m-datum. Dit betekent dat je de datum van de laatste officiële werkdag vult als datum uit dienst.
Als de medewerker een tijdelijk contract heeft, toont Profit de betreffende einddatum. Je kunt deze eventueel aanpassen.
Je kunt een medewerker tot één maand terug uit dienst melden via InSite. Bij de Flex-activering is het mogelijk tot maximaal 8 weken terug uit dienst te melden.
Als je een medewerker op een eerder moment uit dienst wilt melden, dan doe je dat in Profit.
- Vul de laatste dag dat de medewerker aanwezig is in bij Laatste werkdag.
Dit veld is een extra veld om signalen en taken te kunnen sturen om het uitdienst proces beter te automatiseren. Bijvoorbeeld de medewerker gaat officieel uit dienst per 31 juli, maar heeft nog wat resterend verlof waardoor de laatste werkdag niet op 31 juli is, maar op 21 juli. Je vult dan 21 juli in als laatste werkdag zodat alle taken en signalen als inleveren bedrijfseigendommen (laptop,etc) kunnen worden gestart en de afdeling ICT weet dat de medewerker op 21 juli de spullen komt inleveren. De Belastingdienst en looncomponenten kijken allemaal naar het officiële datum uit dienst veld en niet laatste werkdag.
- Selecteer de reden uit dienst en het initiatief.
- Vul het e-mailadres in waarop de medewerker e-mail kan ontvangen na einddatum van het contract.
- Je kunt bij de uitdienstmelding van de medewerker extra informatie registreren, zoals de Reden uit dienst en het Initiatief.
Vul deze velden in als je de oorzaken van het personeelsverloop in de organisatie wilt analyseren.
- Klik op: Aanmaken.
De uitdienstmelding komt nu in de workflow.
- Klik op de actie: Aanpassen als je velden en instellingen van de uitdienstmelding wilt wijzigen. De contractvelden kun je niet wijzigen. Als deze niet correct zijn, moet je de workflow afkeuren.
- Je kunt de status van de medewerker aanpassen.
Pas het veld Status aan wanneer deze een andere waarde moet hebben dan Uit dienst.
- Selecteer de verstrekkingswijze van de loonstrook.
Let op:
Als de medewerker uit dienst treedt en je wilt loonstroken en jaaropgaven blijven verzenden per e-mail, dan moet je instellen dat Profit deze naar het privé e-mailadres verstuurt.
- Vink Geblokkeerd aan, als je de medewerker direct wilt blokkeren. Als je de medewerker nog wilt verlonen in Profit Payroll, vink je dit veld niet aan.
Na het uitdienst melden van een medewerker wil je voorkomen dat de medewerker nog kan inloggen op InSite. In het menu HRM / Beheer / Instellingen op het tabblad HRM stel je in dat je medewerkers en de gekoppelde gebruikers na de geplande taak vernieuwen actuele gegevens automatisch blokkeert.
Je blokkeert hiermee alleen de medewerkers en gekoppelde gebruikers met een uitdienstdatum in het verleden.
- Vink Beëindigen gemuteerde looncomponenten aan, als je de looncomponenten op medewerkerniveau wilt beëindigen per datum uit dienst.
- Klik op: Goedkeuren of Afkeuren.
Bij het uit dienst melden worden alle contract-, rooster-, salaris-, functie- en instantieregels met een begindatum na de datum uit dienst automatisch verwijderd. Daarnaast worden eventuele neven- en subdienstverbanden beëindigd.
Uit dienst wizard Profit
Met de Uit dienst wizard in Profit verricht je alle handelingen die nodig zijn om een medewerker uit dienst te melden. Hierdoor hoef je de beëindiging van het contract niet op de tabbladen bij de eigenschappen van de medewerker vast te leggen.
Je kunt medewerkers ook uit dienst melden door contractmutaties te importeren via HRM / Beheer / Import medewerker mutatie / Contract.
Let op:
Als je met meerdere werkgevers werkt en je wilt een medewerker koppelen aan een andere werkgever, dan meld je de medewerker eerst uit dienst bij de ene werkgever en vervolgens weer in dienst bij de andere werkgever. Dit speelt bijvoorbeeld als je werkt met meerdere BV's.
Je kunt nabetalingen verrichten aan een medewerker die niet meer in dienst is. Het is niet nodig om de medewerker dan opnieuw in dienst te nemen.
Het veld Status in de eigenschappen van de medewerker kun je naar eigen inzicht gebruiken. Dit informatieveld wordt niet door Profit gemuteerd. Profit beschouwt een medewerker als in dienst als deze een lopend dienstverband heeft, het veld Status blijft hierbij buiten beschouwing.
Medewerker uit dienst melden:
- Ga naar: HRM / Medewerker / Uit dienst.
Profit toont nu alleen de medewerkers waarvoor een geldig contract aanwezig is, en waarvoor geen nieuwe contractregel in de toekomst ligt.
- Selecteer de medewerker die je uit dienst wilt melden.
Wil je meerdere medewerkers uit dienst melden? Klik dan op CTRL + S en selecteer de betreffende medewerkers.
- Klik op: Volgende.
- Vul de datum uit dienst in.
De datum uit dienst betreft een t/m-datum. Dit betekent dat je de datum van de laatste werkdag vult als datum uit dienst.
Als de medewerker een tijdelijk contract heeft, toont Profit de betreffende einddatum. Je kunt deze eventueel aanpassen.
- Selecteer de reden voor het beëindigen van de inkomstenverhouding bij Reden einde ikv. als je gebruik maakt van de pensioenaanlevering aan APG.
- Selecteer een reden van uitdiensttreding als je de pensioengegevens aanlevert bij PGGM.
- Selecteer de status van de medewerker bij Status.
Het veld Status kun je naar eigen inzicht gebruiken. Dit informatieveld wordt niet door Profit gewijzigd. Profit beschouwt een medewerker als in dienst als deze een lopend dienstverband heeft, het veld Status blijft hierbij buiten beschouwing.
- Selecteer de verstrekkingswijze van de loonstrook.
Als de medewerker uit dienst treedt en je wilt toekomstige (correctie) loonstroken en jaaropgaven blijven verzenden per e-mail, dan moet je instellen dat Profit deze verzendt naar het privé e-mailadres. De medewerker heeft namelijk geen zakelijk e-mailadres meer.
- Je kunt de medewerker direct blokkeren, maar doe dit niet als je de medewerker nog wilt verlonen in Profit Payroll.
Let op:
Je kunt ook een medewerker na het uit dienst melden blokkeren door dit onder de stamgegevens van de medewerker aan te geven.
Voor de medewerkerslicentie tellen alleen de medewerkers met een actueel contract. Hier blokkeren of niet, heeft daar geen invloed op. - Klik op: Voltooien.
Zie ook