thumb_up
thumb_down
link
Copy link
Copied
insert_emoticon
lmatfy
Copied

Sociaal Secretariaat

De gegevens voor de Sociaal Secretariaten Acerta, Group S en SD Worx lever je aan met Profit.

Inhoud

Beschrijving

De Sociaal Secretariaten krijgen periodiek hun input vanuit de bij hun aangesloten bedrijven in de vorm van een elektronisch bestand. In Profit genereer je eenvoudig de bestanden voor het Sociaal Secretariaat.

Group S

De volgende bestanden kun je in Profit genereren voor Group S:

  • Een dagelijks bestand met gegevens van de medewerkers. Dit bevat de gegevens van de medewerkers die je wijzigt na de laatste aanlevering.
  • Een bestand dat opdracht geeft tot uitbetaling van voorschotten op het salaris.
  • Een bestand dat opdracht geeft tot uitbetaling van de salarissen.

SD Worx

Het is mogelijk om te koppelen met eBlox van SD Worx. Het koppelen met Payroll van SD Worx is niet mogelijk.

De volgende bestanden kun je in Profit genereren voor SD Worx:

  • Een dagelijks bestand met gegevens van de medewerkers. Dit bevat de gegevens van de medewerkers die je wijzigt na de laatste aanlevering.
  • Een maandelijks bestand met de gegevens van leasewagens.
  • Als onderdeel van het dagelijks bestand verstuurt Profit maandelijks de looncomponenten met rekenformules mee in het bestand. Hierop wordt de berekening van de lonen gebaseerd. Als SD Worx dit bestand ontvangt, dan starten zij de verloning.

Acerta

De volgende bestanden kun je in Profit genereren voor Acerta:

  • Een dagelijks bestand met WKA en KPV-gegevens van de medewerkers. Dit bevat de gegevens van de medewerkers die je wijzigt na de laatste aanlevering en gegevens over de kostenplaatsverdeling van de medewerkers. Je verstuurt de gegevens twee keer per dag.
  • Een maandelijks bestand met de loon-, vervoers- en kalendergegevens (LOM-, VER-, WER-, KLX-, en SAL-gegevens). Op basis van deze gegevens berekent Acerta de salarissen.
  • Als formatieverdeling is ingericht op medewerkerniveau, dan genereert Profit het KPV-bestand.

Bij Acerta is het mogelijk om in payroll meerdere perioderegels te hebben met aparte verwerkingscodes, bijvoorbeeld voor vakantiegeld, of voorschotten. Daarnaast kan ook onderscheid gemaakt worden in sturingsgroepen. Het is daardoor mogelijk om per werkgever, per verwerkingscode per sturingsgroep een nieuwe perioderegel aan te maken.

Je kunt ook een testberekening laten maken door Acerta. Selecteer de medewerkers voor wie een testberekening gemaakt moet worden en verwerk deze. Als een test-bruto netto testberekening is aangevraagd, verwerkt Acerta deze overdag en staan de berekende gegevens ook dezelfde dag in Profit. Bij de definitieve berekening loopt de loonverwerking ’s nachts evenals de terugkoppeling van berekende gegevens naar Profit, deze zijn de volgende dag raadpleegbaar in Profit.

Let op:

Bij het aanvragen van een testberekening van maand x (huidige maand) worden correcties op maand x-1 (vorige maand) getriggerd en doorgestuurd.

Formatieverdeling

Je kan bij alle sociaal secretariaten gebruik maken van formatieverdeling. Per sociaal secretariaat kunnen er kleine verschillen in de manier zitten in de manier van inrichten.

Bij Groep S leg je de formatieverdeling bij de medewerker vast, maar geef je bij de instantie van de medewerker aan waarop je wilt verbijzonderen.

Nacalculatie

Als je nacalculatieregels boekt, neemt Profit deze apart in het bestand op voor het sociaal secretariaat. Profit voegt deze niet samen met de vaste loonmutaties.

Als je meerdere parameters boekt in de nacalculatie op één regel, dan voegt Profit deze samen op één regel in het bestand.

Declaraties meenemen

Bij het accorderen van declaraties neemt Profit de geaccordeerde declaraties mee in de salarisverwerking die niet geaccordeerd is.

Voorbeeld:

Situatie 1: De declaratie is geaccordeerd op 26 november. De salarisverwerking voor november is nog niet geaccordeerd. Hierdoor neemt Profit de declaratie mee in de salarisverwerking van november.

Situatie 2: De declaratie is geaccordeerd op 26 november. De salarisverwerking voor november is ook geaccordeerd. Hierdoor neemt Profit de declaratie mee in de salarisverwerking van december. Er ontstaat geen correctieverwerking hiervoor op november.

We raden hiervoor aan om voor een heel jaar salarisverwerkingsplannen te maken. Hierdoor voorkom je meldingen.

Voor Acerta geldt dat Profit kijkt naar de perioden met de verwerkingscode Standaard verwerking.

Loonstroken

Je kunt de loonstrook (loonbon) vanuit de aangeleverde gegevens van het sociaal secretariaat in het dossier van de medewerkers laten opnemen. De medewerker kan via ESS dan zijn gegevens raadplegen.

Dit is mogelijk bij Group S en Acerta, niet bij SD Worx. Dit moet ingericht zijn.

Fiscale fiche en individuele rekening

Met de koppeling met Acerta zijn de fiscale fiche en individuele rekening documenten zichtbaar in Profit. Deze zijn zichtbaar in het dossier van de medewerker. Onder het dossieritem Jaaropgave kun je beide documenten raadplegen in Profit Windows, InSite of de Pocket App.

Berekende lonen

Het is mogelijk om de retourbestanden van de sociaal secretariaten in te lezen in Profit. Deze retourbestanden bevatten de resultaten van de loonberekening. Hiermee kun je documenten, rapportages en/of dashboards maken op basis van deze gegevens.

Vanuit Acerta is het ook mogelijk deze berekende lonen als testberekening op te vragen al voor de periode is geaccordeerd.

Meerdere diensverbanden SD-Worx

Bij SD-Worx is het mogelijk om gebruik te maken van meerdere dienstverbanden bij een medewerker. Hierdoor kan een medewerker meerdere gelijktijdige dienstverbanden hebben die Profit naar SD-worx stuurt.

De functionaliteit is alleen beschikbaar onder een activering. Voor de activering neem je contact op met je consultant. De consultant kan voor je bepalen of de activering geschikt is.

Feestdagen bij aanlevering Acerta, Group S en SDWORX

In de aanlevering naar Acerta, Group S en SDWORX wordt rekening gehouden met feestdagen bij urensoorten van type tijdskrediet. Op een feestdag met deze uren wordt een verdeling van de uren in de aanlevering gezet op basis van aanwezigheid.

Voorbereiding

Voorschotbestand klaarzetten

Je zet het voorschotbestand klaar in de Salarisverwerkingscockpit. Het voorschotbestand bevat de opdracht tot uitbetaling van voorschotten op het salaris.

Voorschotbestand klaarzetten:

  1. Ga naar: HRM / Payroll / Salarisverwerkingscockpit.
  2. Selecteer de perioderegel.
  3. Klik op de actie: Klaarzetten voorschotbestand.

    Pay_Voorschotbestand aanmaken_01

  4. Klik op Ja bij de melding.

    Profit genereert het bestand en slaat deze, op de opgegeven locatie onder de instantie van de werkgever, op. Of je verstuurt deze via het communicatieprofiel.

Dit bestand verzend je net als het gegevensbestand, via het communicatieprofiel.

Gegevensbestand aanmaken

Het dagelijks bestand met gegevens van de medewerkers voor het Sociaal secretariaat, kan je eenvoudig automatisch genereren in Profit via een geplande taak. Dit bestand bevat de gegevens van de medewerkers die zijn gewijzigd na de laatste aanlevering. Is er geen wijziging, zal er ook geen bestand worden aangemaakt.

Taak inplannen:

Het bestand verstuur je automatisch via een geplande taak.

  1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Geplande taak.
  2. Klik op: Nieuw.
  3. Selecteer Dagelijks bestand [Secretariaat] aanmaken bij Taak type.
  4. Klik op: Volgende.
  5. Selecteer de werkgever.
  6. Je vinkt Repeterende taak aan. Je vult een tijdstip in en vinkt de gewenste dagen aan. De taak zal worden ingepland vanaf de eerstvolgende dag dat deze aan de beurt is.

    Je kunt de taak eenmaal per dag uitvoeren.

  7. Klik op: Voltooien.

Het bestand kan ook handmatig aangeleverd worden.

Gegevensbestand aanmaken:

  1. Ga naar: HRM / Payroll / Digitale berichten / Sociaal secretariaat.
  2. Klik op: Nieuw.
  3. Selecteer de werkgever.
  4. Klik op: Voltooien.

    Profit maakt het bestand aan.

Communicatiebericht verzenden:

Het verzenden van bestanden gaat van de communicatieservice.

  1. Ga naar: Algemeen / Communicatieservice / Communicatiebericht.
  2. Selecteer het bericht dat je wil verzenden.
  3. Klik op de actie: Bericht verzenden.

Correctieperiode voor voorschotbestand of herberekening maken

Je kunt een correctieperiode toevoegen voor het maken van een voorschotbestand of een herberekening.

  • Meerdere voorschotten

    Acerta biedt ondersteuning tot wel vijf voorschotten binnen een periode. Je kan via een correctieperiode meerdere voorschotten per periode maken.

  • Herberekening

    Je kunt een herberekening bij Acerta aansturen vanuit Profit via een correctieperiode.

Correctieperiode toevoegen:

  1. Ga naar: HRM / Payroll / Salarisverwerkingscockpit.
  2. Klik op: Nieuw.
  3. Selecteer de werkgever en de stuurgroep.
  4. Selecteer de verwerkingscode. Voor de voorschotten en de herberekening zijn aparte verwerkingscodes beschikbaar.
  5. Klik op: Volgende.
  6. Selecteer de periode.

    Voor het maken van een herberekening zie je alleen de geaccordeerde perioden.

    Voor het maken van een voorschot zie je voorlopig en niet-verwerkte perioden.

  7. Klik op: Volgende.
  8. Vul de velden.
  9. Klik op: Voltooien.

Processen via de wachtrij

De volgende processen voor Acerta, GroupS en SD-Worx vinden plaats via de wachtrij-functionaliteit:

  • Aanmaken dagelijks bestand (handmatig gestart)
  • Verwerken van het salarisverwerkingsplan
  • Verwerken bestand berekende lonen
  • Verwerken bestand loonstroken

Inrichting van de wachtrij

Het verwerken en accorderen van een salarisverwerkingsplan verloopt via de wachtrij. De bijhorende functionaliteit activeer je. Deze vind je via Algemeen / Omgeving / Eigenschappen. Op het tabblad Activering vink je Batchverwerking (processen in de wachtrij plaatsen) aan. Als deze functionaliteit geactiveerd is, kan je de salarisverwerking laten verwerken via de wachtrij. Dit houdt in dat je tijdens het verwerken nog rustig kan doorwerken in Profit.

Salarisverwerkingscockpit

Bij het klikken op de actieknop Verwerken of Accorderen in het salarisverwerkingsplan, geeft Profit je volgende melding, die aangeeft dat de verwerking via de wachtrij zal verlopen.

Nadat deze taak succesvol afgerond is, zal je hier onderaan rechts op je scherm een melding van krijgen.

Je kan de status van de taak altijd ook nakijken in de wachtrij, via Algemeen / Beheer / Wachtrij. Moest deze taak verwerkt zijn met fouten, kan je via de actie Fout informatie de informatie aangaande deze fout terugvinden.
Ook het accorderen van een salarisverwerking kan via de wachtrij verlopen.

Meer informatie over de wachtrij vind je hier.

Payroll Acerta

Je hebt in Profit de mogelijkheid om de verloning in Acerta aan te sturen. Hierdoor hoef je minder handmatige handelingen uit te voeren en minder contact te hebben met de dossierbeheerder bij Acerta.

Vanuit Profit geef je opdracht aan de loonmotor van Acerta voor:

  • Algemene afwerking
  • Eindejaarspremie
  • Voorschotten
  • Premie berekenen
  • Vakantiegeld berekenen

Hoe verloopt het proces

Als eerste maak je de planning aan. Per sturingsgroep voeg je eerst een 'Algemene afwerkingsperiode'-regel toe. Daarna is het mogelijk om bijvoorbeeld een voorschotperiode aan te maken enz.

Na het toevoegen van de regels start het proces. In de salarisverwerkingscockpit selecteer je een regel en klik je op de actie Verwerken. Na de melding dat dit buiten de wachtrij om verwerkt wordt komt de vraag of je een testberekening wilt starten. Je vinkt dit veld aan zodat Acerta een opdracht ontvangt voor het verstrekken van een 'Test bruto-netto' voor de gehele sturingsgroep. Als je dit veld niet aanvinkt, dan verstuur je alleen gegevens naar Acerta zonder dat ze daar iets mee gaan doen.

Het proces van testberekeningen aanvragen kan je meerdere malen herhalen, totdat je zeker bent dat alles correct staat voor de verloning. Hierna geef je definitieve opdracht voor het afwerken.

De standaardafwerking is altijd het laatste te verwerken en accorderen plan.

Als alles correct is ingericht, dan klik je op de actie Accorderen om de lonen te laten verwerken. Profit zal dan alles wat nog is gewijzigd doorsturen inclusief een opdracht om de lonen af te werken voor de betreffende sturingsgroep. Gelijktijdig wordt ook de periode geaccordeerd, waardoor je verder kan met de volgende periode.

Let op:

De actie 'Accorderen' kan je maar één keer per periode uitvoeren en is niet te herstellen. Je moet er echt zeker van zijn dat alles correct is, voordat je op de actie klikt.

Verwerkingscodes

Het is bij Acerta mogelijk om meerdere perioderegels met aparte verwerkingscodes te hebben.

Er zijn vijf verwerkingscodes:

  • Vakantiegeldperiode
  • Premieperiode
  • Voorschottenperiode
  • Eindejaarspremieperiode
  • Algemene afwerkingsperiode

Volgorde verwerken van meerdere plannen in één periode

Voor het verwerken van meerdere plannen binnen dezelfde periode is het belangrijk dat de algemene afwerking als laatste wordt gedaan. Je hanteert bijvoorbeeld de volgende volgorde:

  1. Vakantiegeld
  2. Premie
  3. Voorschot
  4. Eindejaarspremie
  5. Algemene afwerking

Heb je in een periode zowel voorschotten als eindejaarspremies, dan is het proces als volgt:

  • Eerst verwerk en accordeer je de voorschotten
  • Dan verwerk en accordeer de eindejaarspremies
  • Als laatste verwerk en accordeer je de algemene verwerking

Import salarisverwerkingen

Wanneer je via een import zowel bijvoorbeeld voorschotten als de algemene afwerking wilt importeren, moet je letten op de verwerkingscode, het volgnummer en het veld correctieperiode.

Je importeert deze plannen via hetzelfde bestand en zet de voorschotplannen bovenaan. De verwerkingscode van voorschotten is -2, die van de algemene salarisverwerkingsplannen is 0. Aangezien de voorschotten vóór de algemene afwerking verwerkt worden, krijgen zij bij zowel volgnummer als correctieperiode een waarde 0. De algemene afwerking krijgt hier waarde 1. Een import ziet er dan als volgt uit:

Sturingsgroepen

Je kunt bij het toevoegen van een salarisverwerkingsplan onderscheid maken in sturingsgroepen. Het is hiermee mogelijk om per werkgever, per verwerkingscode en per sturingsgroep een nieuwe perioderegel aan te maken.

Per sturingsgroep maak je eerst een perioderegel aan met de verwerkingscode 0 'Algemene afwerkingsperiode'. Daarna is het mogelijk een een perioderegel aan te maken met een andere verwerkingscode, zoals voor de voorschotten.

Stuurgroep toevoegen bij de medewerker:

  1. Ga naar: HRM / Medewerker / Medewerker.
  2. Open de eigenschappen van de medewerker.
  3. Ga naar het tabblad: Contract.
  4. Open de eigenschappen van het contract
  5. Ga naar het tabblad: Acerta.
  6. Vul het veld Stuurgroep sleutel in. Hierachter zit een vrije tabel waar je stuurgroepen uit kan kiezen. Deze kan je zelf onderhouden via Algemeen / Inrichting / Vrije tabel.
  7. Klik op: OK.

Testberekening

Je kunt ook een testberekening laten maken door Acerta. Wanneer je de perioderegel verwerkt krijg je onderstaande keuze. Je kan er ook voor kiezen om de testberekening voor één of een aantal medewerkers uit te voeren.

New_Testberekening Acerta

De testberekening wordt getoond zoals de berekende lonen. Je kan meerdere keren voor deze testberekening kiezen tot je de periode accordeert. Accordeer de periode pas als je zeker weet dat alles goed staat.

Als een test-bruto netto testberekening is aangevraagd, verwerkt Acerta deze overdag en staan de berekende gegevens ook dezelfde dag in Profit.

Het aanvragen van de test bruto-netto is ook mogelijk voor één of meer medewerkers. Dit doe je door het salarisverwerkingsplan te openen en de medewerkers te selecteren. Als je ze na het selecteren verwerkt, kun je het veld aanvinken voor laten verwerken en daar aangeven dat je een 'Test bruto-netto' wilt ontvangen.

Direct naar

  1. Payroll
  2. Payroll-processen via de wachtrij
  3. Rapportage Payroll
  4. Rapportensets
  5. Onderwijs aanleveringen
  6. Sociaal Secretariaat
  7. Meerjarenbegroting
  8. Werkkostenregeling

Process

Aanlevering Sociaal secretariaat

Work area

Payroll