Facturering voor Flex-branche inrichten

Voor de facturering stel je o.a. de factureringsmethode en de verzamelmethode in.

Facturingsmethode en verzamelmethode instellen

Je kunt instellen op welke manier je de declaraties wilt verzamelen tot een projectfactuur. De declaraties van een kandidaat bijvoorbeeld.

Als de Flex-activering aan staat heb je meer opties bij de verzamelmethode, zoals de opties met kostenplaats. Ook is er een workflow aan verbonden.

Verzamelperiode en verzamelmethode van projectfacturen instellen per verkooprelatieprofiel:

1. Ga naar: Algemeen / Inrichting / Integratie-instellingen / Verkooprelatieprofiel.
2. Ga naar het tabblad: Verzamelen per onderdeel.

   

3. Selecteer eventueel bij Verzamelperiode, als je automatische projectfacturen wilt verzamelen, per welke periode je wilt verzamelen (per 4 weken, per maand of per week).
4. Selecteer eventueel bij Verzamelmethode volgens welke methode je wilt verzamelen, als je automatische projectfacturen wilt verzamelen.

   

   • Als je kiest voor factureren volgens een van de verzamelmethoden ‘Per kostenplaats verkooprelatie’ dan verstrekt Profit de factuur aan het 'Factuurcontact van de kostenplaats'.
   • Als je declaraties extern wilt laten beoordelen via de workflow, moet je een van de kostenplaats-opties selecteren (hier of bij de klantovereenkomst).

   Deze opties gelden niet voor concepten. Wel kun je concepten per project genereren via de instelling Apart factureren in de eigenschappen van een project.

   Je kunt wel in de project-/klantovereenkomsteigenschappen afwijkende methoden van verzamelen instellen.

   Bij conceptfacturatie zijn de velden Verzamelmethode en Verzamelperiode in het verkooprelatieprofiel niet zichtbaar, omdat deze dan standaard de waardes Per verkooprelatie en Niet verzamelen per periode hebben. Zet je conceptfacturatie uit dan zijn deze velden wel zichtbaar in de eigenschappen van projecten / klantovereenkomsten / werkbonnen.

5. Ga naar het tabblad: Factureren.

   

6. Selecteer bij Facturatie frequentie de periodetabel volgens welke frequentie je wilt factureren. Bijvoorbeeld Week Projecten als je wekelijks wilt factureren.
7. Vul bij Extra dagen facturatie frequentie in hoeveel dagen na het begin van de periode van de (hierboven ingestelde) geldende periodetabel de factuur factureerbaar is.

   Bij een aantal van '2' bovenop de begindatum van facturatie periode zal in ons voorbeeld bovenop de datum van de nieuwe week telkens 2 dagen opgeteld worden vanaf wanneer de factuurregel factureerbaar wordt. Dit zie je in de weergave Te factureren regels van Automatisch factureren terug bij het veld Factureerbaar vanaf.

   Hier zie je een voorbeeld van de combinatie van Facturatie frequentie en Extra dagen facturatie frequentie.

   

   Bij een aantal van '2' bovenop de begindatum van periode zullen in ons voorbeeld bij de datum van de nieuwe week telkens 2 dagen opgeteld worden vanaf wanneer de factuurregel factureerbaar wordt. De datum vind je terug in het veld Factureerbaar vanaf bij Automatisch factureren.

8. Selecteer bij Crediteringsmethode declaraties een van de methoden waarop je declaraties kunt crediteren aan de verkooprelaties.
   • Zo kun je kiezen voor een gesaldeerde correctiefactuur, een volledige credit- en vervangende debetfactuur of een aparte credit- en debetfactuur met alleen de correcties. Ieder van deze opties kan al of niet gesplitst worden per verzamelperiode.
   • Daarnaast heb je de optie Gesaldeerde correctiefactuur per klantovereenkomst. Hiermee kun je alle correctiedeclaraties van een klantovereenkomst op één factuur factureren, ongeacht de ingestelde verzamelmethode.

     Bijvoorbeeld: Als je een optie met ‘Splitsen per verzamelperiode’ selecteert en de verzamelperiode is wekelijks dan worden er bij een correctie die over tien weken gaat, tien facturen gegenereerd.

   Van de instelling hier kun je in de klantovereenkomst nog afwijken en ook bij het genereren van de factuur van de correctiedeclaratie nog.

9. Ga naar het tabblad: Rapport factuur.
10. Stel bij Declaratiefactuur eventueel een ander rapport in dat Profit dan gebruikt voor de factuur van de declaratie. In de klantovereenkomst kun je hiervan afwijken.
11. Klik op: Opslaan en sluiten.

Zie ook:

• Verkooprelatieprofiel
• Medewerker factureren (flex)

Afwijken van factureringsinstellingen via Klantovereenkomst

Bij klantovereenkomsten kun je afwijken van de factureringsinstellingen voor projecten in het verkooprelatieprofiel:

1. Selecteer bij de klantovereenkomst eventueel een afwijkende verzamelmethode. Je hebt dezelfde verzamelmethoden als bij het verkooprelatieprofiel, alleen ontbreken de opties met projectfase.
   • Als er gefactureerd wordt volgens een van de verzamelmethodes ‘Per kostenplaats verkooprelatie’ dan wordt de factuur verstrekt aan het 'Factuurcontact van de kostenplaats'.
   • Als je declaraties extern wilt laten beoordelen via de workflow, moet je een van de kostenplaats-opties selecteren (op het verkooprelatieprofiel of hier bij de klantovereenkomst).
2. Als je bij Verstrekking bijlage een van de opties (anders dan 'niets') selecteert, worden de bijlagen van het dossieritemtype Declaratie nacalculatie (Profit) verstrekt bij de projectfactuur.
3. Selecteer bij Crediteringsmethode eventueel een crediteringsmethode voor deze klantovereenkomst die afwijkt van de instelling op het verkooprelatieprofiel. Bij het genereren van de correctiefacturen kun je hier nog van afwijken.