Voorbeeld jaarabonnement - eerste jaar naar rato

In dit voorbeeld voeg je een abonnement toe met een factuurcyclus van een jaar (J1) waarbij je het eerste jaar naar rato berekent en de volgende jaren in zijn geheel factureert.

De verkooprelatie Autocentrum Vermeulen B.V. neemt een jaarabonnement op het tijdschrift. Het abonnement gaat in op 1 maart van het huidige jaar.

Dit eerste jaar factureer je het resterend bedrag voor dit jaar, dus van 1 maart t/m 31 december. Volgend jaar ontvangt deze verkooprelatie zijn jaarfactuur tegelijk met alle andere verkooprelaties in januari.

Timing facturatie: Je verstuurt maandelijks facturen - iedere maand een klein aantal facturen voor nieuwe abonnementen, in januari een groot aantal facturen voor alle lopende abonnementen.

Abonnement met factuurcyclus van een jaar:

• Cyclus facturering: Jaar
• Begindatum abonnement: 1 januari huidig jaar
• Begindatum factuurcyclus: 1 januari huidig jaar
• Ondanks dat het abonnement pas ingaat op 1 maart van het huidige jaar, stel je zowel het begin van het abonnement als het begin van de factuurcyclus in op 1 januari van het huidige jaar. Hierdoor zal Profit ná de eerste factuur de datum in Begindatum factuurcyclus automatisch ophogen naar 1 januari volgend jaar. Dan zal dit abonnement samen met alle andere bestaande abonnementen automatisch gefactureerd worden.
• In de regel stel je Begindatum en Factureren vanaf in op de werkelijke ingangsdatum van het abonnement, 1 maart huidig jaar dus.

  Let op:  

  De prijs bij het abonnementsartikel moet ingaan op het moment dat de cyclus begint van de periode. Bijvoorbeeld een jaarabonnement start per 15 november van het huidige jaar en de jaarcyclus moet beginnen per 1 januari volgend jaar. Dan wil je dat Profit het stuk van 15/11 t/m 31/12 naar rato berekent. Dit is alleen mogelijk als de prijs over deze hele cyclus bekend is. De prijs moet dan dus per het begin van de vorige cyclus bekend zijn, in dit geval per 1 januari huidig jaar. Vervolgens zal Profit de prijs juist bepalen, anders is het mogelijk dat er geen goede naar rato berekening uit komt. Dit is voornamelijk belangrijk bij een jaarcyclus, omdat daar niet altijd de prijzen van een jaar terug bekend zijn.

Abonnement toevoegen:

1. Ga naar: Abonnementen / Abonnement / Abonnement.
2. Klik op: Nieuw.
3. Vul 1 januari van het huidige jaar in bij Begindatum abonnement.
4. Vul de overige velden.

   De werkelijke datum van ingang van het abonnement stel je in in de regel.

5. Ga naar het tabblad: Cyclus.
6. Selecteer Jaar bij Cyclus facturering.
7. Selecteer 1 januari huidig jaar bij Begindatum factuurcyclus.
8. Stel 1 januari volgend jaar in als Datum verlenging.
9. Voeg de regel met het artikel toe.
10. Selecteer de werkelijke ingangsdatum van het abonnement bij Begindatum.

    Het veld Factureren vanaf neemt deze datum direct over.

11. Klik op: Opslaan en sluiten.

Factureren:

Factureer dit abonnement naar rato voor het huidig jaar. Je simuleert nu dat het vandaag 15 maart is. Rond de 15e draai je maandelijks de facturen uit.

1. Ga naar: Abonnementen / Facturering / Facturen.
2. Klik op: Meer acties / Automatisch factureren.
3. Selecteer 15 maart van het huidige jaar bij Peildatum.
4. Selecteer dezelfde datum bij Factuurdatum.
5. Klik op: Volgende. 
6. Vink het abonnement aan.
7. Klik op: Voltooien. 
8. Open de eigenschappen van de factuur.
9. Klik op: Meer acties / Afdrukvoorbeeld.
10. Raadpleeg de factuur voor het naar rato bedrag van 1 maart t/m 31 december huidig jaar.

Je ziet hier een niet afgeronde prijs. Je kunt eventueel het regelbedrag wijzigen vóór je de factuur verstrekt. Als je het veld Handmatige prijs hebt toegevoegd aan de boekingslay-out, kun je deze wijziging in een later stadium nog traceren.

Raadpleeg abonnement:

1. Ga naar: Abonnementen / Abonnement / Abonnement.

Je ziet in de weergave dat Profit de Begindatum factuurcyclus (in de weergave het veld Begin cyclus) automatisch heeft opgehoogd naar januari volgend jaar.

Factureren:

Simuleer dat je dit abonnement volgend jaar januari factureert.

1. Ga naar: Abonnementen / Facturering / Pro forma facturen.
2. Klik op de actie: Aanmaken pro forma abonnementsfacturen.
3. Selecteer 1 januari volgend jaar bij Peildatum.
4. Selecteer dezelfde datum bij Factuurdatum.
5. Vink het abonnement aan.
6. Klik op: Voltooien. 
7. Open de eigenschappen van de pro forma factuur.
8. Klik op: Meer acties / Afdrukvoorbeeld.
9. Je ziet dat Profit in januari volgend jaar automatisch het hele abonnementsbedrag zal factureren.