E-factuur inrichten (inkoopfactuur)

Dit onderwerp beschrijft de inrichting voor het ontvangen, inlezen en verwerken van e-facturen. Hiermee kun je elektronische inkoopfacturen automatisch ontvangen, inlezen en verwerken in Profit Financieel. Profit leest hierbij ook de bijbehorende pdf-facturen in en koppelt deze als bijlage aan de betreffende e-factuur.

Je bespaart hiermee tijd en de kans op fouten is kleiner, doordat je deze factuurgegevens niet handmatig hoeft over te nemen.

Inhoud

Beschrijving

Je kunt de inkoopfactuur (pdf- en e-factuur) op de volgende manieren inlezen:

  • Handmatig
  • Via de Communicatieservice (vanuit een e-mailbox of vanuit een map)

De Communicatieservice is standaard software van AFAS voor het uitwisselen van elektronisch berichtenverkeer met verschillende instanties. Hiermee kun je ook e-mailberichten met e-facturen inlezen uit een pop e-mailbox of een fysieke map op de harde schijf. In de inrichting autoriseer je de toegang tot E-factuur. Daarnaast moet je, als je e-facturen wilt verwerken via de e-mail of uit een map via de communicatieserver, ook het communicatieprofiel inrichten.

  • Via de UpdateConnector E-inkoopfacturen (FiElectronicInvoicePurchase)

PDF-factuur zonder UBL

Je kunt ook 'losse' PDF-bestanden importeren en inlezen uit een mailbox of een map via het proces van e-facturen. Je kunt op deze manier ook PDF-bestanden van inkoopfacturen uit een map of uit de bijlagen van een e-mail inlezen als e-factuur, zonder XML en/of UBL-bestanden.

Small Business kan echter niet de crediteurgegevens herleiden uit een pdf. De pdf wordt ingelezen en gekoppeld als bijlage, maar je moet zelf bij het boeken van de inkoopfactuur de gegevens van de crediteur en de factuur invullen. Deze gegevens vult Small Business niet in zoals bij een e-factuur (ubl of xml) wel het geval is. In de eerste boekingsregel is dan wel al automatisch de pdf ingevuld als bijlage. Je gebruikt hiervoor dezelfde inrichting van e-facturen. Echter, deze komt dan als onbekende crediteur in de weergave met e-facturen. In tegenstelling tot UBL kan Profit dan geen gegevens uit de PDF herkennen. Deze zul je zelf moeten ingeven bij het inboeken van de inkoopfactuur van de e-factuur.

E-factuur van het Nederlandse standaard formaat UBL 2.1

De e-factuur in Profit is een elektronische factuur van het Nederlandse standaard XML formaat UBL 2.1 . UBL is ook de standaard die de Nederlandse overheid gebruikt. Er zijn ook andere 'standaarden' in omloop. Profit ondersteunt echter alleen UBL.

De Nederlandse standaard UBL is met name gericht op een typische financiële factuur. Het uitgangspunt is een automatische verwerking van de factuur als inkoopfactuur. Deze UBL-factuur bevat globaal de volgende basisgegevens: factuurgegevens, crediteur, debiteur, afnemer, leverancier, betalingsvoorwaarden (betalingswijze en betalingscondities), totalen (bruto bedrag, factuurtotaal) totalen factuurregels (aantal eenheden, regelbedrag excl., percentage korting, prijs per eenheid, bedrag btw, goederenbedrag, percentage btw, prijs (berekend (prijsfactor x regelbedrag / aantal eenheden)).

Typische ordermanagement gegevens die geen invloed hebben op de financiële administratie zijn niet opgenomen in de UBL. Partij- en serienummers gaan bijvoorbeeld niet mee. Deze gegevens zijn te raadplegen in de ontvangst. De regel, inclusief prijs en artikel gaan wel mee in de factuur. Kredietbeperking zit niet in de UBL. Je kunt wel kredietbeperking gebruiken en de factuur verstrekken als UBL-factuur. De kredietbeperking is verwerkt in het factuurtotaal, maar is niet te berekenen via de regels. De ontvanger moet zelf de kredietbeperking overnemen uit de meegeleverde pdf-factuur. Velden uit de vrije inrichting kunnen niet opgenomen worden in de Nederlandse UBL.

Meer informatie over e-factureren vind je op de website van de Belastingdienst: www.belastingdienst.nl/efactuur

Matchen/herkennen van e-facturen:

Zie ook

E-factuur autoriseren (inkoopfactuur)

Je autoriseert de toegang van gebruikers en/of gebruikersgroepen tot de functionaliteit E-factuur, om elektronische inkoopfacturen te kunnen inlezen en verwerken in Profit Financieel. Je autoriseert het menu, tabbladen en acties afzonderlijk.

E-factuur autoriseren:

  1. Ga naar: Small Business / Beheer / Autorisatie.
  2. Selecteer de groep  of gebruiker die je wilt toestaan om toegang tot het menu E-factuur te autoriseren,  in het linkerdeel van het scherm.
  3. Ga naar het tabblad: Menu.

    Je ziet de structuur van het gebruikersmenu. Alleen de menukeuzes die zijn aangevinkt, worden in het menu van de gebruikers getoond.

  4. Maak onderliggende niveaus zichtbaar met de + en -.
  5. Ga naar: Menu onderhoud / Algemeen / Small Business / Crediteur.
  6. Vink E-factuur aan om deze menukeuze beschikbaar te maken of vink uit om de menukeuze ontoegankelijk te maken.
  7. Sluit de Autorisatie tool.
  8. Klik op Ja bij de melding.
  9. De omgeving opent automatisch opnieuw, met de nieuwe instellingen. 

Communicatieserver voor e-factuur instellen (inkoopfactuur)

Je richt het communicatieprofiel alleen in, als je via de communicatieservice e-facturen wilt ontvangen. Dit kan op twee manieren, namelijk vanuit pop e-mailbox of vanuit een map.

Let op:

Als je Microsoft (Exchange Online) gebruikt, stopt de POP e-mailbox per 1-10-2022. Vanaf deze datum schakelt Microsoft de (oude) Basic Authentication methode namelijk uit.

Andere systemen op basis van POP, zoals Google, blijven nog wel werken. Is deze wijziging van Microsoft ook voor jouw organisatie van toepassing? Dan heb je hier 23 augustus 2022 deze mail over ontvangen.

Update 26-07-2022: We zien dat Microsoft op willekeurige basis al is gestart om Basic Authentication tijdelijk uit te schakelen voor een deel van hun klanten. Als systeembeheerder kan je de Basic Authentication weer inschakelen, waardoor dit tot 01-10-2022 blijft werken. Zie voor meer informatie het artikel van Microsoft onder kopje Limited Opt Out.

Zie verder: