Pdf factuur inlezen en boeken als inkoopfactuur

Je kunt ook 'losse' PDF-bestanden importeren en inlezen uit een mailbox of een map via het proces van e-facturen. Je kunt op deze manier ook PDF-bestanden van inkoopfacturen uit een map of uit de bijlagen van een e-mail inlezen als e-factuur, zonder XML en/of UBL-bestanden.

Small Business kan echter niet de crediteurgegevens herleiden uit een pdf. De pdf wordt ingelezen en gekoppeld als bijlage, maar je moet zelf bij het boeken van de inkoopfactuur de gegevens van de crediteur en de factuur invullen. Deze gegevens vult Small Business niet in zoals bij een e-factuur (ubl of xml) wel het geval is. In de eerste boekingsregel is dan wel al automatisch de pdf ingevuld als bijlage.

Pdf factuur inlezen als e-factuur en boeken als inkoopfactuur:

1. Lees de pdf facturen in op dezelfde wijze als bij het inlezen van ubl of xml facturen.

   Na het inlezen zijn de pdf facturen beschikbaar in de weergave E-factuur.

2. Ga naar: Small Business / Crediteur / E-factuur.
3. Klik op: Nieuw.
4. Selecteer het bestand bij Locatie.
5. Small Business stelt automatisch de laatst gebruikte bestandslocatie bij deze administratie voor. Deze locatie onthoudt Profit als voorkeurwaarde per administratie.
6. Klik op: Volgende.
7. Je ziet in het scherm de regels met ingelezen facturen.
8. Klik op: Voltooien.
9. Open de weergave: Openstaande e-facturen.

   Deze weergave toont alle ingelezen facturen die niet verwerkt of geweigerd zijn.

   Je ziet de ingelezen pdf factuur(en) met de status Onbekende crediteur.

10. Selecteer de regel van de ingelezen pdf factuur die je wilt boeken.

    Je kunt ook meerdere pdf facturen selecteren en boeken via multiselect.

11. Klik op de actie: Boeken journaalpost.

    Hiermee verwerk je de ingelezen PDF-facturen in de geopende (actieve) financiële administratie. Als je meerdere administraties hebt open je eerst de administratie waarin je de facturen wilt verwerken en voer je per administratie onderstaande stappen uit.

12. Controleer boekjaar en periode en selecteer het inkoopboek.
13. Klik op: Voltooien.

    Je ziet de boekingslay-out van het inkoopboek.

    

    Je ziet in de eerste boekingsregel in het veld Bijlage de bijbehorende pdf.

14. Klik in dit veld op de zoekknop en selecteer Tonen als je de pdf van de factuur wilt zien. Je kunt ook klikken op de actieknop Open bijlage.
15. Vul zelf de gegevens van de inkoopfactuur in eerste boekingsregel (de crediteurregel) in.
16. Vul de kostenregel en eventueel de btw-regel op de normale wijze in.
17. Controleer de gegevens. 
18. Klik op: Voltooien. 

Bij het voltooien van de boeking zet Small Business de bijlage om als dossieritem.

De e-factuur krijgt de status Verwerkt en gejournaliseerd. Je ziet deze status als je de e-factuur raadpleegt via de weergave E-factuur.